Выбираем медицинскую информационную систему для клиники

Выбор медицинской информационной системы (МИС) — важная и ответственная задача. От нее напрямую зависит слаженность работы и, как следствие, финансовый успех клиники. Мы подготовили пошаговую инструкцию, чтобы помочь вам принять правильное решение.

Что такое МИС?

Медицинская информационная система — это программное обеспечение, позволяющее оцифровать и автоматизировать основные бизнес-процессы клиник. Оно объединяет в себе рабочее место врача, данные о пациентах, отчетность, финансовые задачи и многое другое. Фактически, МИС - это единая система, на базе которой медучреждение функционирует.

Несколько общих советов

Прежде чем вы начнете выбирать систему, определите для каких именно целей, помимо цифровизации, вам нужна МИС. Какие задачи она должна закрывать? Что вы ожидаете от системы?

Проанализируйте ваши бизнес процессы и цели на ближайшие пару лет. Это поможет выявить все возможности для интеграции МИС в ваши ежедневные активности. Обсудите с командой, что они хотели бы изменить, добавить и убрать. Помните, что медицинская система будут использоваться коллегами из разных департаментов. Они наверняка смогут дать ценную обратную связь. А даже если от них не поступит предложений, вы покажете сотрудникам, что цените их вклад и хотите держать в курсе изменений клиники. Это поможет в дальнейшем на этапе интеграции и обучения.

Составьте список технических характеристик, которые обязательно должны быть в МИС. Он будет уникальным для каждой клиники, но есть несколько обязательных критериев для всех:

• Безопасность данных пациентов.
• Система резервного копирования данных.
• Наличие технической поддержки пользователей.
• Возможность миграции ваших существующих данных в МИС и из нее.
• Интеграция со сторонними программами (если вы их используете), которые не заменит МИС.

Читать: Современная программа для клиники – лучший помощник руководителя

Выбираем МИС

Теперь перейдем к процессу выбора системы.

Мы уже определились с основными техническими параметрами, и анализировали бизнес процессы, чтобы выявить основной функционал, который понадобится вам и вашим сотрудникам. Пройдитесь по списку еще раз, чтобы убедиться, что важные функции не потеряются при переходе и останутся удобными в использовании. Это может показаться лишней работой, но цена ошибки или недочета будет намного выше.

Проведите комплексный анализ предложения на рынке. Найдите основных игроков, сравните их по вашему списку функций, отзывам в интернете, информации на сайте. Если у вас есть знакомые в других медцентрах, узнайте чем они пользуются, какие плюсы и минусы у их системы.

Отберите 2-3 основных варианта, из которых вы уже будете выбирать.

Свяжитесь с представителями компаний. Иногда мы избегаем таких контактов, так как опасаемся агрессивных продаж. Однако, в большинстве случаев эти страхи напрасны, и вы только выигрываете от взаимодействия. Представитель не только расскажет вам о преимуществах системы, но также сможет показать её в действии, рассказать о нюансах использования и дополнительных возможностях, которые вы могли упустить в ходе своего исследования. Вы также можете поделиться вашим список обязательного функционала, чтобы убедиться, что медицинские информационные системы поддерживают его целиком. Не бойтесь говорить о том, что рассматриваете несколько продуктов. Обычно в таком случае вы получаете ценную информацию о том, какие разделы и функции ПО вам стоит сравнить с конкурентами.

Обязательно протестируйте демо версию продукта на своем оборудовании. Заявленные показатели и реальность не всегда совпадают. И дело может быть не в недобросовестности поставщика, а в технических параметрах вашей инфраструктуры. Вы сможете выявить все потенциальные трудности во время тестового периода, исправить их, и далее беспроблемно перейти на систему. Подключите к тестированию коллег, чтобы они могли дать вам оперативную обратную связь, указать на сильные и слабые стороны.

Если ваша клиника уже работает какое-то время, это значит, что у вас уже накопились собственные данные. Детально обговорите с поставщиком МИС процесс миграции, пропишите все шаги и участников проекта. Также заранее обсудите процесс возможной экспортирования данных. Это нужно на случай, если вы захотите хранить информацию на отдельном облаке, или перейти на другую платформу в будущем.

Обговорите процесс обучения работе в системе. Есть ли у разработчика готовые онлайн видео? Много ли документации и как часто она обновляется? Смогут ли вам предоставить сотрудника, который на первых порах будет отвечать на вопросы и помогать? Очень важно убедиться, что всем членам команды комфортно работать в новой МИС, и что у вас есть инструменты для обучения новых сотрудников.

Читать: Сложно ли перейти на платформу Medesk с другой МИС. Кейс клиники «Неббиоло»

На что еще обратить внимание при выборе МИС?

Основная задача системы - помогать клинике оказывать качественные услуги пациентам. Однако, она может намного больше. Переходя на новую программу, обратите внимание на встроенные маркетинговые функции:

• Отчеты с данными о клиентах, на основе которых можно планировать рекламные кампании и адаптировать стратегию.
• СМС и имейл напоминания о приемах и акциях, чтобы пациенты вас не забывали.

Важную роль играют помощники врачей: готовые шаблоны, удобное расписание, понятный интерфейс. Эти инструменты позволяют не тратить много времени на компьютер во время приема, а сфокусироваться на пациенте.

Готовим клинику к переходу на новую МИС

После того, как вы определились с МИС, ее нужно грамотно внедрить в клинику. Здесь есть несколько нюансов, которые нужно учесть, чтобы этот процесс был максимально быстрым и безболезненным:

1. Запланируйте установку системы и миграцию данных. Может показаться, что это простая задача, но, в зависимости от размера вашей клиники, на полную миграцию может уйти много времени. Здесь стоит проявить терпение. Грамотный перенос данных гарантирует, что информация не потеряется и будет корректно отображаться в новой системе.

2. Организуйте тренинг для команды и проследите, чтобы на первых порах вас курировал представитель МИС, который сможет помочь и ответить на все вопросы. Запросите документ с прописанными типичными ошибками и схемами их исправления, чтобы ваши коллеги могли обратиться к нему в случае необходимости.

При переходе на любую новую систему у сотрудников могут возникать трудности, протесты и несогласия. Это нормально, и тут важно периодически задавать коллегам вопросы, грамотно отвечать на недовольство, учитывать грамотную критику. Не стесняйтесь направлять возражения представителю компании МИС. Они также заинтересованы в том, чтобы вы были довольны, и будут рады помочь и подсказать что-то для более оптимальной работы вашей команды.