Как выбрать медицинскую информационную систему - Топ 5 ошибок

Выбор медицинских информационных систем для управления частной клиникой огромен. Стационарные, облачные, самописные, с миллионом различных настроек. Иногда кажется, чтобы выбрать правильную систему придется обучиться основам программирования. Возможно, здесь и кроется ошибка многих, кто подыскивает МИС для своей клиники. На самом деле ключевую роль при выборе системы играют не IT-параметры (хотя и они тоже очень важны), а специфика вашего медицинского центра.

Программа для клиники Medesk представляет собой редкое сочетание современных IT-технологий и внимательного подхода к потребностям врачей и руководителей клиник.

По своему опыту можем сказать, что даже когда руководитель клиники и другие лица, принимающие решения, хорошо осведомлены о проблемах, они часто не знают, с чего правильнее начать их решение и раз за разом совершают одни и те же ошибки, которые в результате приводят их в тупик. Вы точно сможете решить большинство проблем, подобрав медицинскую информационную систему, которая подходит под ваши бизнес-процессы, однако, как не ошибиться в выборе и не усугубить положение?

Читать: Как выбрать медицинскую информационную систему для клиники

Ошибка 1: Медицинская информационная система не решает организационные вопросы клиники

Этот пункт считается важной частью выбора программы для клиники и обеспечения ее нормального функционирования в целом. Медицинская информационная система на данный момент – единственный инструмент эффективного решения организационных вопросов. Фундаментальный принцип ее работы схож со старейшим принципом медицинской этики - не навреди. Вам, как руководителю, помимо тщательного выбора медицинской системы, еще важно убедиться, что она не повредит работе всего учреждения.

Чтобы не получилось так, что после приобретения МИС вам не пришлось дополнительно использовать или докупать программное обеспечение, уточните, входят ли в базовые функции вашей программы для клиники следующие возможности:

• Автоматизация регистратуры.
• Электронная медицинская карта пациента.
• Автоматическое предоставление информации пациенту, напоминания по SMS / электронной почте о проведении определённых процедур.
• Ведение расписания.
• Функционал для подключения онлайн-записи.
• Цветовая маркировка позиций для отслеживания предоставленных клинических и других услуг.
• Автоматические обновления новых записей и рекомендуемых рецептов в медицинской карте пациента.
• Автоматическое формирование отчетности.

Medesk – это многофункциональная медицинская система, которая может адаптироваться к условиям работы вашей клиники и ее маркетинговым требованиям. Это идеальная платформа, объединяющая возможности по управлению персоналом и работу с пациентами.

Читайте: Лучшие способы обучения персонала клиники

Ошибка 2: Не учитывать возможности основных пользователей медицинской информационной системы

Помните, что вы не единственный, кто пользуется медицинской информационной системой на практике. Перед тем как принимать окончательное решение по выбору программы, учитывайте возможности тех, кто непосредственно будет работать в МИС каждый день. Это правило относится как к наёмному руководителю, так и к владельцу всего бизнеса.

От этого зависит успешное развитие вашей клиники, к которому вы, конечно же, стремитесь. Поэтому, при принятии решения необходимо учесть многочисленные голоса практикующих врачей. Или как минимум привлечь к выбору следующих специалистов, имеющих наибольших авторитет в вашей клинике. Им будет приятно узнать, что их голос учитываются, а вам будет полезна их поддержка при дальнем внедрении системы.

На этапе внедрения необходимо помнить о следующем:

• Не все могут обучаться с одинаковой скоростью.
• Компания-разработчик программного обеспечения обычно мало уделяет времени на обучение персонала или оно слишком дорогое.
• Рабочее место врача может не соответствовать внедряемым технологиям.
• Некачественная поддержка клиентов со стороны разработчика

Необходимо убедиться, что за выбор медицинской информационной системы отвечает опытный и ответственный сотрудник. Он должен быть достаточно ИТ-грамотными, а также хорошо понимать рабочий процесс всей клиники. В идеале это должен быть практикующий главный врач и/или медицинский директор, который лучше всего понимает зачем МИС нужна в вашей клинике.

Ошибка 3: Экономия на технической поддержке

Для успешной работы медицинской информационной системы вам необходимо выбрать ответственного и компетентного сотрудника, который сможет помогать коллегам и вести переговоры с поддержкой со стороны разработчика. Разумеется, этот человек изначально должен принимать участие в выборе системы и понять все её особенности работы до начала внедрения.

При выборе системы, помимо ее основных возможностей, которые, как мы уже говорили, должны упрощать работу вашей клиники, а не мешать ей, важно проверить и наличие грамотной технической поддержки. На первых порах работы в новой системе это окажется важнейшим пунктом для всех пользователей.

Проверьте, что в вашей МИС есть:

1. Возможность чатов с технической поддержкой прямо из системы со временем ответа не более 5 минут.
2. Пошаговые рекомендации с предоставлением скриншотов на самые распространенные действия пользователей системы.
3. Возможность использования видеочата (Скайп, видеоконференция и др.) для совместного проведения прямых консультаций со службой поддержки.

С помощью этих простых возможностей, вы значительно снизите стресс коллег, которые неуверенно чувствуют себя при работе с компьютерной техникой. Они всегда могут быть уверены, что в случае чего им помогут и их ошибка не отразится на работе клиники в целом и на пациентах в частности. Терпеливая и внимательная служба поддержки со стороны разработчика медицинской информационной системы – залог успеха ваших отношений и комфортной атмосферы для работы пользователей - ваших сотрудников.

Читать: Отзыв о внедрении платформы Medesk в клинике «Призвание»

Ошибка 4: Приобретение МИС без пробной версии

Каждая медицинская информационная система уникальна по-своему. Вы можете обнаружить, что некоторые программы для клиник идеально подходят вам, в то время как другие нет. Поэтому нужно сделать всё возможное, чтобы заранее выяснить, какая именно МИС нужна вашей клинике. Если вы можете взять несколько пакетов программного обеспечения для пробного запуска, вы сможете более точно понять, что же вам лучше подходит. Это позволит сэкономить время, деньги и нервы на внедрение, адаптацию, а может и возможную замену, если что-то пойдет не так.

На что нужно обратить внимание при получении демо-доступа к МИС:

• Убедиться, что вы выбранная программа может работать на мобильных устройствах.
• Проверить работоспособность программного обеспечения системы на компьютерах вашей клиники, на которых она затем непосредственно будет установлена
• Уточнить, как реализована система безопасности данных.
• Уточнить как реализована техническая поддержка пользователей.
• Уточнить, возможна ли интеграция с дополнительными системами или партнёрами, если в какой-то момент эти возможности понадобятся вашей клинике

Читать: Какие возможности МИС необходимы открывающимся клиникам

Ошибка 5: Невозможность скорректировать рабочие процессы в выбранной системе

Представим, что вы уже сделали выбор в пользу определенной МИС. Она вам подходит, все работает отлично, коллеги довольны. Но вот, вы решили расширяться или поменять профиль деятельности. Например, решили проводить клинические исследования на базе своей клиники или улучшить работу регистратуры с помощью облачных АТС. То есть хотите еще больше оптимизировать работу вашей клиники.

Может оказаться, что текущая система не может адаптироваться под нововведения и начинает тормозить работу. Поэтому, важно выбирать систему с прицелом на будущее. Иначе через какое-то время вы попадете в ловушку, система за которую вы заплатили, в которую вложили столько сил не только перестает помогать вам, но начнет мешать вашему развитию.

При выборе медицинской информационной системы вы должны:

1. Строго ориентироваться на основные потребности вашей клиники.
2. Иметь четкое представление о развитии клиники хотя бы на ближайший год.
3. Рассказать разработчику МИС о том, какие задачи необходимо решить сейчас и что вы планируете в дальнейшем.
4. Не пренебрегать мнением персонала и учитывать его возможности при работе с IT-системами.
5. Получить представление как именно МИС оптимизирует работу вашей клиники.
6. Пользоваться всеми возможностями технической поддержки от разработчика МИС
7. Не бояться задавать вопросы специалисту, какими бы тривиальными они не казались.