МИС для Частной Клиники: 10 Самых Необходимых Функций

Каждая клиника уникальна, поэтому подбирать для нее МИС следует, основываясь на бизнес-модели, стиле менеджмента, планах по развитию и потребностях коллег. Сегодня существует множество поставщиков программных решений для здравоохранения, и все они предлагают на рынке различные варианты инструментов и услуг.

Компании всегда ищут способы улучшить свой продукт, чтобы дать возможность клиникам оказывать более эффективную помощь своим пациентам. Но как узнать, какое из этих решений по управлению лучше всего подходит для вашей практики и как понять, какие функции действительно нужны?

Самые Востребованные Функции МИС

Сегодня мы рассмотрим важнейшие функции программ для управления клиникой, которые необходимы каждому медцентру, вне зависимости от размера и бизнес-фокуса. Мы обсудим, как эти функции влияют на загруженность врачей, администраторов, привлечение пациентов и дальнейшую работу с ними.

1. Привлечение пациентов и отслеживание каналов привлечения

Успешная стратегия по привлечению и удержанию пациентов – залог выживаемости клиники. Поскольку рынок частного здравоохранения в настоящее время неуклонно растет, необходимо использовать современные методы работы с клиентами.

• Правильная тактика привлечения пациента заключается в демонстрации им ценности и уникальности вашей клиники, знаний ваших врачей. Ведь покупка услуг на благо своего здоровья рассматривается совершенно иначе, нежели приобретение продуктов или товаров.
• Показать свою экспертность и ценность наилучшим образом вы сможете с помощью социальных сетей. У большинства клиник и многих врачей, которые стремятся к известности, уже есть свои аккаунты, где они ежедневно публикуют полезные статьи и общаются с подписчиками, которые с высокой долей вероятности в будущем могут обратиться за очной консультацией. Чтобы ускорить этот процесс, необходимо дать клиентам возможность записываться на прием сразу после прочтения поста.
• Возможность отслеживания каналов привлечения позволяет быть в постоянном контакте и иметь обратную связь от клиента.

Путь пациента включает в себя:

• привлечение – как люди находят вас и записываются на прием;
• предоставление услуг – что вы делаете, чтобы дать клиентам то, чего они ожидают

Поэтому:

• Прикрепляйте ссылку онлайн-записи на прием для каждого канала привлечения пациентов, будь то группа в ВКонтакте или аккаунт клиники в Инстаграм.
• Проставляйте метки для каждого канала в соответствии с источников и конкретной рекламной кампанией.
• Рассчитывайте стоимость привлечения пациента на канал.

2. Удержание пациентов, работа с лояльностью

Эффективная автоматизация коммуникации существенно увеличивает посещаемость клиники, сокращает отмены записей и повышает уровень удовлетворенности пациентов. Путем автоматизации определенных процессов, можно облегчить работу административного персонала, экономить их время и, следовательно, устранить возможные ошибки.

Внедрение инновационной системы управления медицинскими данными позволяет клиникам одновременно пользоваться преимуществами автоматизации и сохранить индивидуальный подход. Для достижения этой цели вводятся следующие инструменты:

1) Автоматизированная система записи на прием и уведомления

Напоминание о предстоящих визитах и возможность самостоятельно выбирать удобное время позволяет пациентам легко управлять своими записями.

2) Электронная медицинская карта

Централизованное хранение и легкий доступ к медицинской информации позволяет клинике сохранить полноту и точность данных о каждом пациенте, что, в свою очередь, способствует качественному предоставлению услуг.

3) Онлайн-консультации

Возможность получить квалифицированную помощь дистанционно позволяет легко и оперативно решать вопросы со здоровьем. Это удобно и экономит время.

3. Онлайн запись

Благодаря онлайн записи пациенты могут самостоятельно выбирать удобное время для посещения врача и нужную клинику. Программа для онлайн записи в режиме реального времени показывает только свободные временные промежутки, администратор клиники не тратит время на согласование очередности приема. Врач получает заявку прямо в свой календарь и может самостоятельно регулировать свой график.

Онлайн-запись увеличивает количество пациентов, регистрирующихся с сайта, распределяет нагрузку по врачам и снимает часть звонков с администраторов. Основные плюсы:

• Увеличивает лояльность пациентов
• Помогает отслеживать статистику
• Разгружает регистратуру
• Приводит новых пациентов
• Удобно работать с партнёрами

4. Онлайн-платежи, предоплата и депозиты

Возможность внести оплату или депозит заранее – недооцененная возможность, которая предоставляется только тремя МИС (см. Рейтинг компаний в конце статьи).

• Во-первых, это снижает количество отказов и неявок. Внеся определённую сумму денег заранее, пациент будет более замотивирован посетить вашу клинику. Таким образом, клиника не теряет доход, а доктора избегают простоев.
• Во-вторых, многим пациентам лечение оплачивают третьи лица, например члены семьи или благотворительные фонды. Возможность внести депозит помогает им заботиться о своих близких и не переживать за их лечение. Позволяя клиентам вносить депозиты, клиника проявляет гибкость и повышает свой общий уровень прибыли, а также налаживает связи с партнерами.

Пациенты могут оплатить приём в онлайн-режиме, когда они записываются к врачу на сайте клиники. Мы рекомендуем использовать депозиты и предоплату, если:

• В клинике большая нагрузка на врачей
• У вас высокий уровень неявок или отмены
• Вы оказываете услуги, которые стоят дорого
• Врачи выполняют процедуры, которые требуют специальной подготовки от пациента или медицинской организации

Medesk использует Центральную кассу для проведения онлайн-оплат. Она полностью соответствует требованиям 54 федерального закона о платежах.

5. Телемедицина

Платформа Medesk предоставляет возможность осуществлять онлайн консультации с пациентами через видеоконференцию, интегрированную непосредственно в систему. Теперь любые запланированные визиты можно легко перевести в онлайн формат всего одним нажатием кнопки. Новейшая версия телемедицины от Medesk представляет собой универсальный и эффективный инструмент для общения с пациентами как для врачей, так и для клиник.

Также телемедицина это своеобразный метод оптимизации расписания врачей. В Medesk доступна возможность проведения приемов для:

• первичных пациентов, которые по различным причинам не могут посетить клинику лично;
• предоставления второго мнения;
• повторных консультаций с целью корректировки лечения.

Преимущества телемедицины в Medesk:

• Упрощение управления рабочими процессами
• Создание телемедицинской консультации осуществляется в один клик.
• Быстрая обратная связь
• Клиенты могут легко бронировать дистанционные визиты через Онлайн запись клиники, что ускоряет обращение к специалистам.
• Доступность из личного кабинета пациента
• Пациенты могут получить доступ к телемедицинским консультациям прямо из своего личного кабинета.
• Удобные мобильные приложения
• Пользователи могут удобно общаться с врачами через мобильные приложения для Android и iOS

Различные виды дистанционных консультаций могут стать важным помощником для частной клиники, поскольку являются эффективным способом привлечения новых пациентов.

6. Автоматические уведомления о приёме

В информационных системах автоматизация медицинского центра может быть реализована с помощью программного обеспечения, которое выполняет различные задачи и операции. В частности, клиники и медицинские учреждения могут значительно сэкономить свои ресурсы, оптимизируя работу, а также повышая оперативность и качество обслуживания клиентов благодаря функции Автоматических уведомлений о приёме. Они позволяют отправлять:

• Персонализированные напоминания
• Напоминания за определенное время до назначенного приёма
• Сообщения о назначении, переносе или отмены приёма
• Сообщения о подтверждении записи

Автоматизация несложных процессов - это обязательная задача для любого бизнеса. Доверив подтверждение записей и напоминания о приёмах современной программе для управления клиникой, вы освобождаете время администраторов, избегаете ошибок и путаницы, а также повышаете явку пациентов, а значит, и выручку клиники.

7. Упрощенный ввод данных во время приёма

Качество лечения – ключевой фактор для пациентов, однако, даже если ваша команда состоит из профессионалов своего дела, этого может быть недостаточно для формирования стабильного пациентопотока. Причины этого заключаются в следующем:

• Наиболее частая претензия пациентов связана с заполнением врачом документов во время консультаций и тем, как это отвлекает от налаживания взаимопонимания, формирования доверия и лояльности. Пациент вынужден сидеть и ждать, пока врач заполнит нужные формы, порой это происходит дважды - вначале и в конце приема.
• Чем меньше времени врач тратит на ввод данных, тем больше времени он уделяет пациенту. На приёме, очень важно максимально сфокусироваться на пациенте, его заботах, болях, и вопросах. Врачи, избавленные от необходимости вносить лишнюю информацию в систему, лучше сфокусированы на основной задаче, а значит смогут быстрее и точнее поставить диагноз, а также максимально подробно обсудить план лечения.

Автоматизировать можно не только ввод данных о пациенте, но и выписку рецептов, направлений и назначений. Это также снизит время, которое врач уделяет компьютеру, вместо пациента, а значит повысит качество общения и лечения.

В Medesk вы сможете ускорить процесс заполнения медицинских документов и управленческой отчетности с помощью:

• Поиска по справочникам, коды МКБ-10
• Загрузки файлов к протоколу осмотра пациента
• Автоматического заполнения личных данных пациента
• Анкеты для пациентов
• Отправки рекомендаций и рецептов по почте прямо из Medesk
• Печать нужных документов и их отправка прямо на почту
• Шаблонов осмотров врачей

Шаблоны упрощают работу и экономят драгоценное время специалиста. Выбирая программу для клиники с удобными шаблонами протоколов, вы улучшаете качество работы ваших сотрудников, одновременно избавляя их от монотонных задач. Согласованные шаблоны позволяют избежать ошибок и потери данных.

8. Менеджмент задач внутри сотрудников клиники

Для того, чтобы клиника функционировала эффективно и была успешной, все процессы и задачи должны быть под контролем. Поэтому программа для управления должна поддерживать гибкое делегирование, а также позволять менеджменту оперативно и в понятной форме увидеть общее состояние приёмов в клинике. Необходимо учесть следующее:

• задачи и напоминания для врачей и администраторов
• автоматические оповещения для сотрудников
• общие задачи для ответственных команд

На платформе Medesk врачи делегируют административные задачи, такие как "перезвонить пациенту" или "напомнить о повторном приеме". Автоматические оповещения Medesk гарантируют, что ни один пациент не будет забыт, предлагая своевременную медицинскую помощь. Сервис автоматических напоминаний и оповещений обеспечивают эффективную работу как для врачей, так и для администраторов.

9. Интеграция с АТС и записи звонков

Записи телефонных разговоров можно использовать для выборочной проверки качества работы, решения спорных ситуаций с пациентами, а также для обучения новых сотрудников. Дополнительно, записи звонков могут служить инструментом для оценки KPI (ключевых показателей эффективности).

Для контроля качества звонков, можно использовать дополнительные сервисы, например IP-телефонию. Они позволят записывать и хранить все звонки, которые позже можно будет послушать и оценить по установленным критериям:

• Был ли оператор вежлив и приветлив.
• Ответили ли на вопросы пациента в полной мере.
• Рассказали ли об актуальных предложениях.
• Делал ли оператор допродажи.
• Высказал ли пациент идеи/пожелания, которые мы можем использовать в работе.

Также специалисты могут осуществлять звонки прямо из карточки пациента одним кликом. Администраторам больше не нужно переключаться между вкладками или запрашивать информацию у пациента – все данные уже доступны в его личной карточке. Это упрощает доступ к информации о пациенте во время звонка, улучшает детализацию обращений и снижает количество пропущенных звонков.

Более подробно об изучении звонков Вы можете прочитать в нашем блоге >>

10. Аналитика для построения отчетов, отслеживания метрик и KPI

Medesk – помощник руководителей клиники, собирающий и представляющий сложную статистику работы в простой и понятной форме. На основании этой статистики директору проще принимать как оперативные, так и стратегические решения. Примеры доступных отчётов:

• Отчёт загруженности специалистов
• Отчёт по каналам привлечения
• Отчёт по услугам и приёмам
• Отчёт по ДМС
• Отчёт по зарплате (с возможностью разделить фиксированную и бонусную части)
• Сводка по финансам

С помощью Medesk можно подготовить детальную аналитику эффективности вашей компании, так как у нас есть более 40 готовых отчётов по различным параметрам, необходимых для контроля показателей роста частной клиники:

• обширная библиотека из готовых отчётов
• конструктор для создания новых отчётов
• наглядные графические отчёты
• отслеживание прибыли по каналам привлечения
• расчёт среднего чека и рентабельности
• самые продаваемые услуги

Краткое сравнение существующих МИС на соответствие этим функциям

Для того, чтобы помочь Вам выбрать подходящую МИС, мы провели краткий обзор существующего ПО на рынке. Мы расположили его в порядке соответствия вышеописанным функциям:

Вы также можете прочитать более полный обзор на данные системы в нашем блоге.

Как видно из приведенного рейтинга, все 6 МИС идут с довольно маленьким отрывом друг от друга. Однако, наличие определенных важных функций может стать решающим фактором в выборе своей системы.

Все компании предлагают такие опции, как:

• Привлечение пациентов и отслеживание каналов привлечения
• Удержание пациентов, работа с лояльностью
• Онлайн запись
• Автоматические уведомления о приёме
• Интеграция с АТС и записи звонков

Сейчас, когда на рынке медицинского ПО высокая конкуренция, эти 5 функций – настоящий “мастхэв”, это то без чего не обходится ни одна современная клиника.

Модули Упрощенный ввод данных во время приёма и Аналитика для построения отчетов, отслеживания метрик и KPI предлагают 4 из 7 компаний. Эти функции необходимы для тех клиник, которые:

• Заботятся о времени врачей и, как следствие, освобождают их от рутинного заполнения бумаг. В свою очередь, это ведёт к увеличению лояльности пациентов и их удержанию
• Тщательно планируют маркетинговую стратегию своего медицинского центра

Модуль Онлайн-платежи, предоплата и депозиты доступен в 3 компаниях из 7. Здесь необходимо отметить, что, так или иначе, отдельно функции депозиты и предоплата доступны, например, в компании Медлок. Однако, когда пациент записывается на приём, возможность оплатить сеанс сразу же, не отрываясь от смартфона, повышает его вероятность посещения клиники.

Менеджмент задач внутри сотрудников клиники - необходимый инструмент, если в Вашей клинике есть четкое разделение обязанностей. То есть, если возникает необходимость, врач может передать задачу “Позвонить пациенту” администратору одним нажатием кнопки. Это, опять же, экономит время и ни врачам, ни администраторам не надо отвлекаться на дополнительные согласования.

Последний модуль, Телемедицина, доступен только в компании Medesk. Онлайн консультации становятся всё более популярным способом взаимодействия, ведь пациентам не нужно тратить время на дорогу, а врач может проводить консультации из любой точки а.

Таким образом, мы кратко рассмотрели функционал данных МИС. Теперь вы сможете принять более взвешенное решение при выборе ПО для вашей клиники.

Заключение

Медицинские информационные системы позволяют получать своевременную информацию о ваших пациентах. Один из главных плюсов использования МИС заключается в том, что врачам больше не нужно тратить время на создание и заполнение бумажных отчетов. Всё автоматически записывается и генерируется в программу.

Вы также можете формировать отчеты в любое время для мониторинга процессов внутри вашей организации и принятия быстрых решений при выявлении отрицательных ситуаций.

Для того, чтобы внедрить crm для медицинских клиник, необходимо определиться с функционалом и подобрать максимально удобную для себя систему. Цифровые программы для частных клиник - это то, без чего не может обойтись современная медицинская организация, которая заботится как о своих сотрудниках, так и пациентах.