Внедрение Медицинской информационной системы: от выбора до полной интеграции

Медицинская информационная система — это не просто инструмент для управления клиникой, а важный элемент медицинской экосистемы, где МИС играет центральную роль. Требования и ожидания рынка от МИС растут с каждым годом. Реальную ценность представляет та МИС, которая объединяет отдельные медицинские учреждения, сети клиник и региональное здравоохранение в единую медицинскую экосистему. Это позволяет клиникам взаимодействовать со всеми важными медицинскими сервисами.

Преимущества использования МИС в медицинской практике

Медицинское учреждение представляет собой государственное или частное заведение, где постоянно осуществляются бизнес-процессы, связанные с диагностикой и лечением пациентов. В каждом из этих процессов участвует цепочка: пациент - врач - младший медперсонал - кассир/сотрудник ресепшена - внешние подрядчики (например, страховая компания). Качество предоставляемых услуг и удовлетворенность клиентов зависят от того, насколько эффективно работает эта цепочка, включая проработку всех деталей и согласованность действий всех участников.

С внедрением информационных систем в работу медицинских организаций стали возможны:

1. Эффективное управление деятельностью учреждения;
2. Удобное ведение электронного документооборота;
3. Слаженная работа с пациентами и персоналом;
4. Оперативное отслеживание всех организационных, юридических и финансовых аспектов.

Основные модули МИС

Для таких систем предусмотрены как основные, так и дополнительные модули, которые можно комбинировать для настройки системы под нужды конкретного учреждения. Таким образом, для эффективного управления медицинской организацией разработаны следующие компоненты:

• Управленческие и аналитические. Система поддержки врачебных решений, аудит качества и эффективности медицинских услуг, ведение управленческого учета. Внедрение данного модуля позволит быстро выявлять проблемные области и оптимизировать процессы. Пользователи смогут быстро находить нужные данные по заданным критериям, представлять их в удобных таблицах и графиках, а также распечатывать. Доступ к информации ограничен по уровням.
• Финансово-экономические. Подключение этого модуля поможет упорядочить бухгалтерский учет, учет медикаментов и хозяйственные расходы. Должны быть инструменты для расчета надбавок для работников клиники, тарифов на услуги, стоимости лечения и проведения экономического аудита.
• Медицинские. Все аспекты, связанные с пациентами: медицинские карты, лечебные протоколы, запись на прием к врачам, учет больничных листов, цифровые данные клинических исследований и показатели мониторинга состояния пациентов. В этих модулях также предусмотрено сопровождение пациентов при переходе между различными медицинскими учреждениями, такими как амбулатории, поликлиники и стационары.

Задачи современной МИС

Основные задачи, которые решаются с помощью медицинских информационных систем, включают в себя:

1. Сбор и передача данных о завершенных случаях оказания медицинской помощи населению.
2. Информационная поддержка работы и взаимодействия сотрудников медицинских учреждений, включая их отдельные структурные подразделения (поликлиники, стационары, дневные стационары, службы скорой помощи и вспомогательные диагностические отделения).
3. Автоматизация информационного обмена между медицинскими организациями и внешними структурами, а также обмен данными по персонализированному учету с заинтересованными организациями.
4. Учет медицинских услуг и создание возможностей для интеграции, которая обеспечивает ввод и хранение данных в электронной форме на уровне лечебно-профилактических учреждений (ЛПУ), достаточных для формирования отчетных статистических и аналитических форм.

Этапы внедрения МИС

Внедрение медицинской информационной системы (МИС) — это сложный и многоэтапный процесс, который требует тщательной подготовки, координации и последующего сопровождения. Основные этапы внедрения МИС можно разделить на несколько ключевых фаз:

#1. Анализ и подготовка

• Оценка потребностей: Определение функциональных требований, анализ текущих процессов, оценка необходимого объема данных и технической инфраструктуры.
• Выбор МИС: Сравнение различных систем на рынке, оценка их соответствия требованиям учреждения.
• Планирование внедрения: Определение ключевых задач, сроков и ответственных лиц. Разработка детального плана действий.

#2. Разработка технического задания (ТЗ)

• Создание ТЗ: Подробное описание требований к функционалу системы, интеграции с другими системами, безопасности данных и т.д.
• Согласование ТЗ с разработчиком: Уточнение всех деталей и подписания документации.

#3. Подготовка инфраструктуры

• Модернизация оборудования: Обновление или закупка серверов, рабочих станций, сетевого оборудования и других компонентов.
• Настройка сетевой инфраструктуры: Обеспечение надежной и безопасной связи между всеми узлами системы.
• Подготовка рабочих мест: Настройка компьютеров, установка необходимого ПО.

#4. Адаптация и настройка системы

• Разработка кастомных модулей: Создание или адаптация модулей системы под специфические нужды учреждения.
• Интеграция с другими системами: Настройка взаимодействия с лабораторными, финансовыми, кадровыми и другими системами.

#5. Тестирование

• Функциональное тестирование: Проверка работы всех модулей системы, их взаимодействия и производительности.
• Пилотный запуск: Внедрение системы в отдельном подразделении или на ограниченном объеме данных для выявления возможных проблем.

#6. Обучение персонала

• Создание учебных материалов: Разработка инструкций, видеороликов и других ресурсов для обучения сотрудников.
• Проведение тренингов: Организация практических занятий для врачей, медсестер и администраторов по работе с системой.

#7. Внедрение системы

• Переход на новую систему: Перенос данных, настройка рабочих процессов и полное введение МИС в эксплуатацию.
• Поддержка и сопровождение: Оперативное решение возникающих проблем, доработка функционала по мере необходимости.

#8. Мониторинг и оптимизация

• Оценка эффективности: Мониторинг работы системы, анализ показателей эффективности.
• Корректировка процессов: Внесение изменений в рабочие процессы и систему на основе полученных данных и отзывов пользователей.

#9. Сопровождение и развитие

• Обновления системы: Регулярные обновления и улучшения системы в соответствии с новыми требованиями и технологиями.
• Поддержка пользователей: Обеспечение поддержки пользователей, обучение новым функциям.

Эти этапы могут варьироваться в зависимости от специфики учреждения и выбранной системы, но общая последовательность обычно остается схожей.

Почему вам подойдет облачная МИС?

Мы рекомендуем использовать облачную медицинскую информационную систему в частной практике, так как облачные ресурсы позволяют медучреждениям хранить все записи, избегая затрат на физические серверы. Но это не все преимущества:

• Гибкость

Облачное программное обеспечение для управления практикой можно использовать на любом устройстве с доступом в интернет. Будь то настольный компьютер, ноутбук, Macbook, планшет, iPad или смартфон — вы сможете оказывать помощь в любом месте.

• Экономия бюджета

Облачные решения для управления терапевтической практикой и ветеринарией могут обойтись дешевле, чем серверные варианты. Вам не нужно тратиться на покупку программного обеспечения, установку, серверы, системы охлаждения и электроэнергию. Также вы сэкономите на обновлениях и обслуживании. Это отличный выбор как для начинающих, клиник, так и тех, кто уже давно ведёт свою деятельность.

• Простота использования и обслуживания

С облачными решениями все технические вопросы берет на себя поставщик, а регулярные обновления от него сделают ваше программное обеспечение более эффективным.

• Масштабируемость и совместимость

Каждая клиника уникальна и имеет свои собственные потребности, поэтому программное обеспечение для управления психиатрической или стоматологической практикой должно учитывать эти особенности. Одним из главных плюсов облачных решений является их масштабируемость. Вы можете добавлять новые функции по мере роста вашей практики и оплачивать только то, что используете. Кроме того, добавлять новых пользователей, врачей или филиалы становится проще. Облачные системы управления практикой также могут интегрироваться с другими облачными решениями в области здравоохранения и бизнеса, что позволяет вашей практике стать частью современной цифровой экосистемы, обеспечивая совместимость и интеграцию.

• Удаленный доступ

Некоторые решения просто не могут быть серверными. Например, телемедицина требует взаимодействия между различными клиниками и специалистами, а медицинские данные должны быть синхронизированы в каждом учреждении.

• Резервное копирование и защита данных

Облачные технологии помогают соблюдать требования нормы о защите персональных данных, благодаря своим дата-центрам. Эти центры предлагают уровень безопасности, сопоставимый с банковским, и применяют высококачественное шифрование, что делает ваши данные недоступными для чтения даже при утечке. Если вы храните их в облаке, эта информация будет лучше защищена в случае аварии, поломки или катастрофы.

Смена медицинской информационной системы

Если вам нужно будет масштабировать бизнес или возникнет желание сменить текущую МИС на более прогрессивный и современный программный комплекс, может возникнуть ряд вопросов, которые требуют обсуждения.

Переход с одной программы для медицинских учреждений на другую – важная и болезненная задача для клиники.

Для многих миграция является синонимом трудностей и потери времени, но в реальности это не всегда так. При должной подготовке, клиника может ускорить переход, минимизировать риски и грамотно построить процесс, чтобы упростить себе задачу.

Сегодня мы поделимся с вами советами и подсказками, которые позволят клинике перейти на другую МИС с минимальными потерями и стрессом.

Зачем клиники переходят на новые МИС?

У медучреждения могут быть разные причины для перехода на новую МИС. Три самые распространённые из них:

1. Не хватает функционала. Клиника остро нуждается в функциях, которые разработчик не планирует внедрять.
2. Информационная система медицинского учреждения не обновляется, новые функции внедряются медленно, системных улучшений не производится.
3. Система ненадёжна, возникают частые ошибки или перебои в работе. Работа в системе должна быть отлажена и удобна. Постоянные сбои и ошибки не только раздражают сотрудников и мешают качественно оказывать услуги, но и наносят урон имиджу клиники.
4. В нынешней МИС отсутствует возможность интеграции с другими необходимыми сервисами, например с лабораториями для удобного получения результатов анализов. Или с IP-телефонией, позволяющей сделать работу администратора проще и удобнее.

*Телефония в Medesk

Сложности при переходе на новую МИС и как с ними бороться

Давайте рассмотрим основные трудности, с которыми сталкиваются клиники при переходе на новую медицинскую систему, и посмотрим как можно их проработать.

Требуется бюджет

Переход на новое ПО это часто ресурсозатратное действие. Клинике нужно выделять бюджет, время, а иногда и отдельного специалиста для реализации перехода.

Здесь поможет планирование и подбор оптимального решения. Сегодня многие медицинские информационные системы, как например Medesk, предлагают облачные решения с возможностью кастомизации набора функций, и небольшими ежемесячными платежами. В таком случае, клинике не требуется выделять отдельный бюджет на закупку и поддержание лицензии.

Отдельный специалист для обслуживания системы в таком случае тоже не понадобится, ведь облачное решение предполагает расположение ПО на серверах разработчика, а значит все заботы по мониторингу и поддержке ложатся на его плечи.

Подобрав МИС с простым интерфейсом и большим количеством полезной технической документации, вы сократите время на обучение и привыкание к новой системе.

Недовольство команды

Программа МИС в медицине играет значительную роль, ведь врачи и административный персонал работают в ней каждый день, успевают привыкнуть и наладить её под себя.

Поэтому часто работники не хотят разбираться или не могут привыкнуть к новой МИС. Здесь поможет терпение и готовность обсуждать, проговаривать плюсы, отвечать на вопросы снова и снова. Неприятие и скепсис при переходе на новое ПО – стандартная человеческая реакция.

Мы слишком остро реагируем на то, что у нас забрали, и недостаточно ценим новые возможности, которые нам открываются. Важно поменять эту психологическую установку, и дело пойдёт проще.

Следующий шаг: максимально облегчить жизнь команды и процесс обучения. Запросите все материалы у разработчика новой МИС, попросите провести вам тренинг для команды, подготовьте шпаргалки и ответы на частые вопросы.

Есть много способов упростить сотрудникам миграцию и привыкание к новой МИС. Например в МИС от Medesk в АРМ врача есть опция составления шаблонов с нуля и набор готовых шаблонов. Вы можете дополнительно кастомизировать их так, чтобы врачам клиники было легко и комфортно с ними работать. Если докторам самим не придётся настраивать под себя важные инструменты работы, они скорее всего будут более благосклонны к новой системе.

*Шаблоны протоколов в Medesk

Процесс перехода и внедрения не оптимизирован

Бывает так, что разработчик не готов выстраивать пошаговый план перехода для нового клиента, или же клиент не следует рекомендациям. Результат в таких случаях обычно плачевный. Клиника тратит много нервов, сил и времени зря.

Чтобы этого не случилось, рекомендуем на этапе тестирования и переговоров обсуждать с разработчиком МИС как у них построен процесс перехода, есть ли отлаженный процесс для миграции данных, какую помощь вы можете получить. Чем яснее будет путь для обеих сторон, тем меньше рисков и разочарований получится в итоге.

Проблемы с переносом данных

Если вы не начинаете использовать новую МИС спустя всего несколько месяцев после открытия клиники, у вас, скорее всего, накопится значительное количество данных, которые потребуется перенести в новую систему.

Очень важно заранее обсудить все этапы миграции с вашим специалистом или разработчиком системы. Уточните, не возникнут ли проблемы с совместимостью форматов данных, сколько времени займет весь процесс от начала до конца, и какие меры будут приняты для защиты данных от потери.

Мы настоятельно рекомендуем перед началом миграции сделать дополнительную резервную копию всех данных. Это поможет избежать риска их утраты и обеспечит дополнительную безопасность.

Как получить ещё больше выгоды от перехода на новую МИС?

Медицинская информационная система в первую очередь должны быть удобной в использовании и иметь весь необходимый функционал. Однако важно и чтобы финансовая составляющая была учтена.

Подходите с умом к выбору модулей, которые вы приобретёте в МИС. С одной стороны, не стоит набирать максимум функций, если половина из них вам не нужна. С другой стороны, возможно стоит сразу же подключить те модули, которые вы планируете использовать через 6 месяцев или год. Скорее всего будет выгоднее сразу взять больше модулей, чем добирать их через 3-5 месяцев.

Перед внедрением новой МИС стоит провести небольшой анализ и пересмотреть свои бизнес процессы. Переходный период это отличное время, чтобы отказаться от неэффективных подходов к работе, упростить то, от чего нельзя отказаться и по-максимуму автоматизироваться (например, сократить количество бумажной работы).

Тогда, подключившись к новой МИС, вы сможете оптимизировать работу клиники ещё лучше и сократить время выполнения многих задач. А это значит, что ваша команда сможет уделять клиентам больше внимания и оказывать им более качественные услуги.

Заключение

На российском рынке медицинские информационные системы (МИС) в частных клиниках активно развиваются последние десять лет. 40% из них уже существуют более десяти лет, что свидетельствует об их успешности и востребованности в отрасли. На данный момент в России разработано более 250 различных МИС, а общее количество автоматизированных рабочих мест в частных медицинских учреждениях составляет около 10 тысяч. В среднем, одно внедрение МИС в частной клинике позволяет автоматизировать около 40 рабочих мест, что существенно повышает эффективность работы медицинского персонала.