Анализируем преимущества и разбираемся, как выбрать лучшую МИС для клиники

Что такое МИС?

Медицинская информационная система — это программа, объединяющая в себе все основные бизнес процессы клиники. С помощью неё врачи ведут пациентов, администраторы записывают клиентов, маркетинг создаёт рекламные стратегии, финансовый отдел следит за прибылью и отчётностью, менеджеры анализируют общие показатели и слаженность работы.

Правильно подобранная медицинская система способна снизить многие риски, от сокращения издержек до избежания выгорания команды. Важно подойти к выбору системы грамотно и осознанно, чтобы использовать её возможности по-максимуму.

Какие преимущества у использования МИС

Давайте рассмотрим основные плюсы внедрения МИС в вашей клинике:

1. Автоматизация процессов

Автоматизация напрямую и косвенно решает сразу несколько задач. Основная проблема, с которой она успешно борется — излишняя трата ресурсов. Передавая системе такие задачи как рассылка напоминаний о приёмах, руководство клиники снижает монотонную нагрузку на работников и высвобождает их для более приоритетных или требующих личного присутствия задач.

2. Снижение количества ошибок

Риск ошибки из-за человеческого фактора достаточно велик. При наличии МИС, руководство может настроить и автоматизировать процессы, прописать шаблоны и пошаговый порядок действий, чтобы избежать нарушений. Наличие отчётов и графиков, показывающих данные в реальном времени помогает вовремя отследить несоответствия и исправить их до того, как они станут критическими.

3. Управление данными и их доступность

Даже небольшая клиника очень быстро накапливает большие объёмы данных как о пациентах, так и о прочей деятельности мед организации. МИС решает проблему дезорганизации, позволяя структурировать её так, чтобы можно было быстро найти нужные данные, а ещё оформляет их в удобную и понятную форму. Имея быстрый доступ к данным, вы можете оперативно анализировать их и проверять теории.

4. Согласованность работы

Когда все процессы объединены в одной платформе, любые изменения фиксируются мгновенно и доступны для остальных членов команды. Это помогает, например, своевременно пополнять позиции на складе, оптимально распределять нагрузку по врачам и эффективно вести базу данных пациентов.

5. Повышение качества обслуживания и лояльности пациентов

На удовлетворённость пациентов влияют абсолютно разные факторы: начиная от поведения врача на приёме и общения с регистратурой, заканчивая тем, насколько вашу клинику легко найти и есть ли рядом парковочные места.

Читать: Как ставить задачи работникам регистратуры и мотивировать их на продажи?

Наличие грамотной МИС помогает исключить лишние риски и повысить уровень обслуживания. Пациенты могут быстро и легко получить свои любые медицинские данные, которые находятся в единой системе и удобно структурированы. Наличие возможности записаться на визит онлайн на сайте позволяет им избежать необходимости звонить и ждать, пока им ответят. Удобные шаблоны, с помощью которых доктор быстро заполняет данные в системе, экономят время на приёме, которое становится доступно для личного общения.

Налаженная работа делает опыт пациентов с клиникой более лёгким и приятным, повышая их лояльность. Лояльные пациенты лучше реагируют на маркетинговые активности, чаще посещают вашу клинику и рекомендуют её знакомым. Таким образом, ваше положение на конкурентном рынке становится прочнее.

Читать: Как работают программы лояльности для пациентов

6. Прозрачность работы

Если клиника работает в единой программе, то система отслеживает все действия. Это позволяет менеджменту и команде видеть кто вносил какие изменения, что повышает безопасность и ответственность. Согласитесь, если можно вносить данные в карточку пациента анонимно, то повышается риск того, что эти данные будут неполными, либо их формат будет отличаться от установленного стандарта.

Дополнительно, если каждое действие в системе закреплено за отдельным сотрудником, руководство может вводить систему ключевых показателей эффективности (KPI) и премировать сотрудников по понятной для всей команды схеме.

7. Снижение риска потери данных

Все понимают важность сохранности медицинских данных. За утрату или неправильную работу с данными предполагается административная ответственность, поэтому каждая клиника должна уделять этому много внимания. Данные могут быть удалены по ошибке или намеренно, или же утеряны в случае непредвиденного отказа системы. Современная МИС предусматривает защиту данных через разделение доступа по ролям, шифрование и резервное копирование. Комбинация этого функционала помогает свести риски потери данных к минимуму.

8. Расширение возможностей

Цифровизация помогает клиникам использовать инструменты и внедрять сервисы, которые невозможны при работе с бумажными данными и устаревшими системами. Например, имея данные обо всех пациентах в единой базе, команда маркетинга может анализировать их медицинскую историю и поведенческие особенности (как часто заходят на ваш сайт, какие запросы оставляют, в какие дни и месяцы чаще записываются на приём), с помощью чего выстраивать более эффективные рекламные кампании. Другим примером является телемедицина. Едва ли можно успешно внедрить эту услугу, если ваша клиника не использует современные ПО. Помимо этого, опираясь на данные руководство может точнее спрогнозировать какие услуги будут пользоваться повышенным спросом и своевременно подготовиться к этому.

Аналитика каналов привлечения в Medesk

Возможности МИС для разных ролей в клинике

Медицинские информационные системы направлены на повышение эффективности работы персонала и медклиники в целом. Тем не менее, можно выделить то, как отдельные функции помогают в работе на разных должностях. Ниже мы привели несколько примеров:

Директор клиники

• Отслеживает в реальном времени прогресс клиники по целям с помощью отчётов и графиков.
• Выставляет и мониторит ключевые показатели эффективности сотрудников.
• Анализирует какие услуги приносят наибольший и наименьший доход, адаптирует стратегию или меняет портфолио предоставляемых услуг.
• Управляет клиникой из любой точки мира без привязки к офису.

Администратор/работник регистратуры

• Больше внимания уделяет поступающим звонкам и пациентам в клинике, благодаря системе онлайн записи и автоматической рассылки напоминаний о приёмах.
• Быстро записывает пациентов на приём с помощью удобного расписания.
• Повышает уровень общения с клиентами, используя электронную медицинскую карту пациента, где собраны все его данные.

Врач

• Сфокусирован на пациенте, так как с помощью шаблонов данные вводятся в компьютер намного быстрее.
• Повышает качество лечения, анализируя историю предыдущих болезней и диагнозов, доступных в удобном формате.
• Имеет возможность проводить видеоконсультации с маломобильными пациентами, или при отсутствии необходимости личного присутствия.
• Помогает избежать потенциальных проблем со здоровьем, выставляя в системе напоминания о плановых и несрочных приёмах.

Читать: Преимущества автоматизированного рабочего места для врачей и регистраторов

Финансовый отдел

• Ведёт весь финансовый учёт через единую платформу.
• Может управлять процессом оплаты и выставления счетов через интеграцию с онлайн кассой.
• Легко отслеживает задолженности и своевременно обращает на них внимание.

Маркетолог

• Создаёт детальные отчёты по пациентам, сегментирует их на группы, на основе чего принимает решения о рекламных кампаниях, промо и информационных рассылках.
• Анализирует эффективность маркетинговых активностей через отчёты об изменениях количества посещений и прибыли.

Читать: Как CRM позволяет улучшить пациентский сервис в клинике

Стоит ли разрабатывать индивидуальную МИС под себя или выбрать готовое решение?

Рассматривая различные предложения на рынке, у вас может возникнуть желание заказать разработку индивидуальной системы. Идя на такой шаг, вам стоит быть готовым к:

• Длительному процессу реализации. На разработку МИС, которая будет соответствовать всем стандартам и не уступать существующим решениям, могут уйти годы.

• Значительным затратам. Создавать ПО дорого. Начиная от зарплат разработчиков, до оплаты оборудования — каждый шаг потребует существенных инвестиций.

• Конечный результат может быть неудовлетворительным. Если ваш основной бизнес - это медклиника, то скорее всего вы не обладаете навыками и опытом, необходимым для реализации такого проекта. А значит, вам будет трудно предусмотреть и проконтролировать каждый аспект разработки. На выходе вы можете получить продукт, который работает неудовлетворительно.

• Поддержка и обновление будет сопряжено с трудностями. Скорее всего, вы наймёте отдельную команду разработчиков для написания программы. Даже если вы будете сотрудничать с крупной компанией, делающей проекты под ключ, в будущем вы можете столкнуться с тем, что ваш продукт будут совершенствовать новые люди, которым понадобится дополнительное время на изучение кода. В таком случае нередко возникают трудности с грамотным обновлением ПО.

Разрабатывать индивидуальное ПО сложно и этот процесс потребует значительных денежных и временных затрат. Мы рекомендуем присмотреться к существующим МИС и подобрать решение, которое будет максимально подходить под ваши стандарты, и обсудить с вендором возможности индивидуальных доработок.

Читать: Как облачные МИС помогают клинике экономить

Облачное решение или стационарная медицинская информационная система?

Ещё один вопрос, который может у вас возникнуть — выбрать облачное или стационарное решение.

Стационарная программа устанавливается на компьютеры клиента (клиники). В таком случае, клиент несёт ответственность за бесперебойную работу и сохранность данных. Облачная программа располагается на серверах разработчика, который гарантирует безопасность данных, установку обновлений и отказоустойчивость. Покупая облачное ПО, покупатель фактически арендует его.

Некоторые клиенты предпочитают стационарные программы из соображений безопасности — ведь вся информация находится на собственных серверах компании. Однако, производители облачных решений имеют гораздо большие бюджеты на оплату мощных серверов, современные дата центры, и многоступенчатую систему резервного копирования. Как итог, они могут обеспечить более высокий уровень безопасности данных.

Читать: Трудности перехода: сложно ли перейти на платформу Medesk со стационарной МИС. Кейс клиники «Неббиоло»

Как выбрать МИС, которая подойдёт именно вам?

На рынке представлено достаточно много медицинских информационных систем. Все они обещают идеальную работу и наличие всех необходимых функций. Как выбрать МИС, которая подойдёт именно вам?

• Первым шагом в выборе и сравнении будет необходимость определиться с полным списком ваших требований. Лучше всего будет, если руководитель клиники отдельно составит список функционала, который он считает важным, и дополнительно попросит сотрудников из разных отделов предоставить ему списки по их обязанностям. В этом случае минимизируется риск что-то забыть и упустить. Вы можете составить полный список и вернуться к нему спустя несколько дней, чтобы свежим взглядом убедиться в его полноте. Это может показаться лишним шагом, однако потратив силы на данной этапе, вы сэкономите время и деньги в последствии.

• Обратите внимание на ваши нынешние нужды, а также на возможные задачи, которые будут стоять перед клиникой в ближайшие несколько лет. Как правило, подбор МИС для клиники — достаточно сложный проект, который, помимо инвестиций, требует много времени. Поэтому вряд ли вы захотите менять выбранную платформу через год, а значит стоит сразу рассматривать её привлекательность в долгосрочной перспективе.

• Прежде чем вы начнёте сравнивать и анализировать разные системы, убедитесь, что они соответствуют всем законодательным требованиям. Не стоит их игнорировать, ведь это может привести к штрафам и другим неприятным последствиям.

• Сравнивая функционал, смотрите только на те возможности, которые вам необходимы. Какой смысл в 150 функциях, если вам из них понадобятся только 30? Другое дело - гибкость и открытость вендора к дополнительным разработкам. В идеале, стоит вступать в партнёрство с теми компаниями, которые позволят вам “собрать” свою платформу из нужного функционала, а так же готовы доработать продукт под ваши нужды.

• Ни в коем случае нельзя пропускать тестирование демо версии. Написание ПО - непростой процесс, и каждый разработчик создаёт уникальный продукт со своей логикой. Поэтому велика вероятность, что одинаковый на словах функционал у нескольких компаний будет реализован по-разному.

• Для тестирования, создайте демо версию вашей реальной инфраструктуры. Таким образом, вы сможете убедиться, что МИС будет отлично работать именно в вашей среде, и не возникнет конфликтов между различными ПО, которые могут привести к ошибкам или потере данных. Не рекомендуется тестировать новые продукты на вашей реальной инфраструктуре, во избежание сбоев в работе.

• Смотрите на простоту и современность интерфейса. Вам придётся обучать работе с продуктом нынешних сотрудников и всех тех, кого вы наймёте в будущем. Функциональность МИС первостепенна, но в ней должно быть комфортно работать. В противном случае вы только повысите недовольство, риск ошибок и неполноценное использование программы.

• Рассматривая цену за продукт, анализируйте совокупную стоимость владения. Сколько ресурсов потребуется для приобретения, развёртывания и обслуживания ПО? Помимо стоимости лицензии, посчитайте расходы на сопутствующее оборудование, техническую поддержку, дополнительную разработку, обучение команды. Понадобится ли вам докупать лицензии при расширении клиники? Будет ли возможность добавить функционал?

• Помните, что менее надёжный продукт может стоить дешевле в моменте, но ваши расходы в случае сбоя будут многократно превышать экономию. Здесь мы не учитываем репутационные и прочие риски, так что в реальности ваши экстренные расходы будут ещё выше.

• Какой пост-продажный сервис предлагают вендоры? Будет ли у вас доступ к учебным материалам и тренингам по работе в МИС? Смогут ли вас проконсультировать по работе продукта? В моменте приобретения программы это может показаться неважным, однако стоит отдать предпочтение тем разработчикам, которые уделяют внимание и ресурсы на то, чтобы клиент был доволен после покупки.

• Отдельно стоит отметить техническую поддержку. Помощь специалиста может понадобиться вам только 1 раз за несколько лет. Но когда это случится, важно, чтобы вы получили качественную и своевременную помощь. До подписания контракта мы советуем обсудить какие условия поддержки включены: общение по телефону или имейлу, скорость ответов, количество работников в отделе техподдержки, их навыки и стаж.

Использование медицинских информационных систем несёт в себе много преимуществ. С их помощью повышается качество обслуживания, эффективность работы всех отделов и каждого сотрудника в частности. Они позволяют избавиться как от лишней бумажной работы, так и от неоптимизированных цифровых процессов. В то же время, МИС открывает двери для новых решений и технологий, таких как телемедицина. Не жалейте времени на анализ и выбор медицинской системы для своего медучреждения. Чем больше ресурсов вы потратите на этом этапе, тем больше выгоды получите в будущем.