Как выбрать и внедрить электронную медицинскую карту

Электронная медицинская карта пациента (ЭМК) - это удобная и современная альтернатива традиционным бумажным картам. Она повышает эффективность работы врача, позволяет всегда иметь доступ к самым актуальным данным пациента, а также она необходима для подключения к Единой государственной информационной системе здравоохранения (ЕГИСЗ).

Читать: Как работает интеграция с ЕГИСЗ

ЭМК входит во все современные медицинские информационные системы (МИС), поэтому при переходе медцентров на новую систему, мы рекомендуем обратить особое внимание на то, как в данной системе реализована электронная медицинская карта.

Чтобы облегчить вам этот процесс, мы подготовили для вас небольшой план действий

1. Определитесь с вашими потребностями

Зачастую клиники при выборе новых систем, ориентируются на те функции, про которые им рассказывает выбранный разработчик, либо на функционал, который есть на рынке. В этом нет ошибки, если дополнительно учитываются потребности конкретно вашей клиники. Не всё все имеющиеся функции и возможности ЭМК подойдут именно вам. Выбор новых ИТ-продуктов мы рекомендуем начинать именно с внутреннего анализа: что у вас уже есть, что работает хорошо, а что стоило бы изменить. Опросите свою команду и составьте свой уникальный список требований.

Читать: Как электронная медицинская карта облегчает работу частной клиники

2. Проанализируйте ваши рабочие процессы

При переходе на новую систему или программу, вы получаете прекрасный шанс пересмотреть и усовершенствовать свои процессы, отказаться от лишнего. Попросите ваших коллег выслать вам свои пожелания и рекомендации, проанализируйте их, и выберите основные, на которых сфокусируетесь.

3. Демо и тестовая версия

Редко, когда покупка медицинской системы происходит без презентации и тестового периода. На демонстрации обратите особое внимание на ЭМК, задайте как можно больше вопросов и расскажите о ваших задачах и болях, поделитесь мнением и пожеланиями своих коллег. Чем больше информации будет у провайдера, тем он лучше сможет подобрать индивидуальное решение для вас. Обязательно протестируйте всю систему, по возможности подключите к тестированию коллег из разных отделов, например врачей и администраторов. Они помогут наиболее точно определить подходит вам данный продукт или нет. Воспользуйтесь пробным доступом, чтобы самостоятельно попробовать МИС.

4. Согласуйте план внедрения

Когда вы уже определились с требованиями, посмотрели презентацию и протестировали демо-версию продукта, следующим шагом будет согласовать внедрение новой системы с вашими коллегами и поставщиком ПО. Обсудите все шаги, проставьте даты реализации и убедитесь, что все с ними согласны. Каждый участник процесса должен понимать, какие действия будут предприниматься, в какие сроки, и кто за что ответственен.

При согласовании внедрения, обязательно проговорите формат взаимодействия, Будет ли внедрение производиться удалённо, понадобятся ли визиты поставщика в клинику, как будет оказываться техническая поддержка.

4. Обсудите план переноса данных

Миграция данных из одной системы на другую – крайне важная и не всегда простая задача. Убедитесь, что перенос данных можно будет осуществить без потерь и в разумные сроки. Переговорите с представителями обеих систем, чтобы предотвратить неприятные сюрпризы. Перед началом миграции, не забудьте сделать резервную копию всех данных.

Убедитесь, что вы выбрали поставщика, который может вам точно объяснить, какая информация может быть автоматически перенесена в вашу новую систему, а что может потребовать ручной загрузки.

Читать: Как перейти на платформу Medesk с другой МИС. Кейс клиники «Неббиоло»

6. Запланируйте обучение для команды

Отдельно стоит согласовать тренинг для всех пользователей, а также попросить у разработчика инструкции, к которым в любой момент смогут обратиться коллеги и новые сотрудники. По возможности, обучение следует повторить через какое-то время, так как со временем часть информации может быть забыта, а также появятся новые вопросы, которые до начала активной эксплуатации не были обнаружены.

Убедитесь, что все сотрудники, работающие с системой прошли обучение. Часто бывает, что ссылаясь на занятость врачи или администраторы клиники игнорируют запланированные занятия, что может привести к проблемам в работе с выбранной программой.

Читать: Как использовать электронные медицинские карты для оптимизации процесса работы с пациентами частной клиники

7. Узнайте о возможных дополнениях и интеграциях

Современные электронные карты пациента давно вышли за рамки простого сбора информации. Сегодня они включают в себя дополнительные функции:

• онлайн-запись;
• управление и синхронизация с календарем;
• телемедицина;
• предоплата и депозиты;
• автоматическое подтверждение записи и напоминание для пациентов;
• отчетность по клиническим, маркетинговым и ключевым показателям эффективности бизнеса.

Так же часто ЭМК собирают отчётность по клиническим, маркетинговым и ключевым показателям эффективности бизнеса. Старайтесь выбирать систему, с которой у вас будет много дополнительных возможностей. Даже если в данный момент вы не планируете ничего добавлять, ваши цели и задачи могут измениться, и тогда вы поблагодарите себя за то, что выбрали гибкую платформу, которая может изменяться и улучшаться вместе с клиникой.

Электронная медицинская карта Medesk

8. Действуйте!

Итак, вы спланировали и продумали все этапы перехода на ЭМК, предугадали все риски, и теперь время действовать. Помните, чтобы клиника была успешной и современной, она должна идти в ногу со временем, не бояться перемен и вложений в технологии. Дополнительный функционал и автоматизация помогут вашим сотрудникам качественнее выполнять свою работу, а значит оказывать лучший сервис для ваших пациентов.

До 2021 года процесс подключения к ЕГИСЗ касался в основном государственных медицинских учреждений. С этого года начинается активное внедрение частных медицинских клиник в единую государственную систему. Это значит, что в определённый момент каждая клиника должна будет пройти этот путь, необходимым этапом которого является внедрение электронной медкарты. Чем раньше вы начнёте изучать решения на рынке и переводить на них свои учреждения, тем легче вам будет, ведь вы сможете пройти все шаги в комфортном для вас темпе и выбрать действительно удобный продукт.