Как быстро и успешно внедрить электронную медицинскую карту в клинику?

Внедрение электронной медицинской карты (ЭМК) сделает вашу клинику более современной и удобной. Но если процесс интеграции будет не оптимальным, клиника столкнётся с трудностями, особенно в краткосрочной перспективе.

Сегодня мы расскажем:

• Как лучше всего построить переход на ЭМК.
• Каких ошибок стоит избегать и почему.
• Как сделать всё за кратчайшие сроки.

Зачем клинике электронная медицинская карта?

Многие клиники до сих пор полагаются на бумажные медицинские карты. Некоторые аргументируют это привычкой, кому-то бумага кажется более надёжной.

Отсюда возникает вопрос: а так ли нужна электронная карта пациента? Мы считаем, что однозначно да! Работая с ЭМК, клиника может:

1. Не бояться потери данных, ведь их можно копировать и хранить в нескольких местах одновременно без особых временных затрат. Представить такое с бумажными носителями сложно. В случае пожара или затопления, бумажные медицинские данные могут быть утеряны навсегда. А ещё бумага имеет свойство изнашиваться.

2. Сэкономить на аренде площади. Может показаться, что хранение бумажных карт не займёт много места, однако если клиника растёт и количество пациентов стабильно увеличивается, то со временем надо будет выделять всё больше и больше пространства под документы, ведь законодательство обязывает хранить медицинские данные долгие годы.

3. Легко делиться данными пациентов с другими медучреждениями, если это необходимо для лечения.

4. Упростить работу врачам клиники. Современные ЭМК структурированы так, что врач может мгновенно находить интересующую его информацию, видеть общую картину лечения и не тратить много времени на компьютер, а общаться с пациентом.

5. Интегрировать ЭМК с CRM-системой, чтобы облегчить работу сотрудников регистратуры и маркетинга, например автоматически отслеживая эффективные каналы привлечения новых пациентов.

Читайте: Как выбрать подходящую электронную медицинскую карту для своей клиники

Внедряем электронные медицинские карты за 4 шага

К внедрению ЭМК стоит подходить ответственно, но это не значит, что процесс нужно дополнительно усложнять. Для успешной интеграции клинике будет достаточно четырёх этапов.

Планирование и отбор

Успех всей операции будет зависеть от того, насколько клиника подготовлена к процессу. Начните со списка требований к медкарте и постарайтесь опросить коллег из разных отделов и специальностей, чтобы ничего не упустить. Отдельно определитесь с критериями, по которым ЭМК вам абсолютно точно не подойдёт, например если она не соответствует госстандартам.

Вооружившись списком необходимых функций и требований, приступайте к тестированию вариантов. Обязательно поиграйте с демо версией продукта, чтобы лично понять как всё будет выглядеть и работать. Не стоит доверять исключительно рекламным материалам и советам коллег. Один и тот же функционал может работать абсолютно по-разному на двух платформах, поэтому всегда стоит поработать с самой ЭМК.

Подготовка и адаптация

Успех внедрения будет во многом зависеть от того, как хорошо вы подготовите команду.

Что обязательно нужно сделать:

• Провести встречу и объяснить ваши планы: зачем и почему внедряется ЭМК, как это повлияет на работу клиники, как будет организован процесс и помощь коллегам в адаптации к новинке.
• Согласуйте с разработчиком ЭМК план обучения для персонала. Даже если внедряемая электронная медкарта будет самой простой в использовании в мире, команде всё равно надо будет пройти обучение и получить дополнительные материалы с подсказками и ответами на вопросы. Единый тренинг поможет клинике гарантировать, что каждый сотрудник будет знать обо всех нюансах и деталях работы в ЭМК, что повысит качество работы всех.
• Подготовьте план коммуникации с пациентами. Внедрение автоматизации – важный и полезный процесс для медучреждения. Будет здорово, если вы расскажете о нововведениях пациентам на сайте и в социальных сетях, а ещё составите подсказку для работников ресепшена, чтобы они могли грамотно преподнести эту новость.

Ревизия процессов

Любые новшества и изменения – отличный повод пересмотреть свою нынешнюю деятельность, избавится от лишнего, оптимизировать остальное. Оставьте в прошлом лишнюю бумажную волокиту, дублирующиеся отчётности, искусственно усложнённые процессы. Если не знаете с чего начать, обратитесь к команде за советом.

Миграция данных

Если ваша клиника никогда не работала с ЭМК, то все данные придётся вводить в систему с нуля. Этот процесс занимает намного больше времени, чем нам хочется думать, а так же он может быть сопряжён с определёнными сложностями, если часть данных просто не найти. Рекомендуем выделить на миграцию дополнительное время и запастись терпением.

При переходе с одной ЭМК на другую, обратитесь к разработчику за помощью, чтобы никакие данные не потерялись в пути.

Чеклист для внедрения ЭМК

Мы подготовили чеклист с самыми важными действиями, для быстрого и простого внедрения ЭМК в вашу клинику:

1. Составить список критериев для будущей ЭМК.
2. Обсудить критерии с командой, чтобы ничего не упустить.
3. Составить список компаний разработчиков, которые будут подробно оцениваться и тестироваться.
4. Подготовить план обучения для команды.
5. Внедрить ЭМК в систему.
6. Перенести данные в новую ЭМК.
7. Собрать отзывы по результатами работы за первые 1-2 недели.

Советы по успешному внедрению ЭМК

• Анонсируйте изменения в работе клинике заранее. Сообщите пациентам, что в определённый период возможны небольшие задержки, связанные с переходом. Так вы уменьшите давление на персонал и снизите риск негатива с обеих сторон.
• Продумайте риск менеджмент. Редко какой проект проходит идеально. Уделите время на работу над потенциальными рисками. Кто предупреждён, тот вооружён!
• Работайте только с теми медкартами, которые полностью соответствуют требованиям регуляторов. Никакое удобство и низкая стоимость не стоят штрафов и рисков потерять лицензию.
• Добавьте плюс 20% ко всем своим расчётам – будь то время, количество людей, которых нужно будет вовлечь в проект, или заложенный бюджет.

Читайте далее: Создаем и заполняем электронную медицинскую карту в Medesk