Электронная медицинская карта в клинике. Переход с бумажных носителей

Большое количество клиник уже перешло на Электронные медицинские карты (ЭМК), но всё же остаётся часть медучреждений, по прежнему пользующихся бумажными картами и не торопящихся переходить на электронную альтернативу.

В сегодняшней статье мы разберём основные причины, по которым клиники остаются на бумажных носителях, обсудим какие плюсы у электронного формата, а так же что потребуется для перехода на ЭМК.

Почему клиники остаются на бумажных носителях

У клиники могут быть свои уникальные причины работать с бумагой, но чаще всего это один из трёх вариантов:

• Клиника работает с маленьким потоком клиентов, при котором бумажный формат не создаёт существенных проблем и проволочек.
• Клиника экономит на оборудовании и ПО.
• Работники и руководство привыкло к существующим правилам и не хочет ничего менять.

Потенциальные риски бумажных носителей

Использование бумажных карт в клинике чревато несколькими рисками:

• Кошмар при масштабировании. Как только клиника начинает расти и развиваться, становится намного сложнее следить за ходом болезни каждого пациента и удобно хранить всю информацию в одном месте.
• Требуется дополнительное пространство для бумаг. Данные о пациентах хранятся годами, и со временем клинике придётся выделить отдельные комнаты под склады заключений, анализов и прочего.
• Нет возможности сделать быстрый и подробный отчёт для анализа работы. Трудно определить, какие направления и услуги самые успешные, где показатели не дотягивают, и какая демография у пациентов. О маркетинговом анализе вообще можно забыть!
• Информация хранится в единственном экземпляре и это небезопасно. Пожар, утеря, потоп, халатность – один несчастный случай может привести к катастрофе. Если данные пропадут, клиника рискует понести репутационные и финансовые издержки.
• Очень затруднён обмен данными с другими медорганизациями, что негативно сказывается на лечении пациента.
• Врачам необходимо находиться в клинике, чтобы получить доступ к файлам. Это неудобно, если нужно свериться и проконсультировать коллег удалённо.
• Нет автоматизации, а значит повышается нагрузка на персонал. Если всё на бумаге, об упрощении процессов речи не идёт. Клинике неизбежно придётся расширять штат сотрудников, хотя этого можно было бы избежать при помощи технологий.
• Нет интеграции с ЕГИСЗ и прочими полезными системами. Клиника будет упускать возможности и рисковать попасть под штрафы.

Читать: Как электронная медицинская карта облегчает работу частной клиники

Почему лучше сразу начинать со специализированного медицинского ПО

Иногда клиники переходят с бумажных карточек на неспециализированные программы, например, таблицы Excel или простую CRM-систему. По возможности, мы советуем пропускать этот этап и переходить сразу к электронной медицинской карте пациента.

На это много причин:

• Если клиника уже решила автоматизироваться, то рано или поздно придёт к медицинскому ПО. Намного проще сразу начать с него и разобраться в особенностях работы, пока пациентов не так много (или совсем нет, если клиника новая). Можно будет изучать как работает система в комфортном темпе и не переучиваться позднее. Так же клиника избежит переноса данных, который неизбежно занимает время и тратит нервы.
• Медицинское ПО подходит под нужды пациентов и не заточено на продажи, в отличие от обычных програм.
• Безопасность данных стоит в приоритете у всех разработчиков, но в медицинском ПО ей уделяется ещё больше внимания.
• Высокий уровень автоматизации и кастомизации гарантирует слаженную работу и продуктивность. Как результат, издержки клиники снижаются, прибыль растёт, и первоначальные вложения окупаются в короткий срок. Всё работает просто и быстро, а значит не нужно раздувать штат.
• Не нужно выделять отдельные помещения под хранение данных, ведь всё находится в компьютере. Если вы приобретаете облачное решение, то даже сервер перестаёт быть вашей проблемой.
• Отчёты и графики делаются за несколько кликов мыши. Моментальный доступ к актуальным данным позволяет лучше управлять клиникой и принимать рациональные стратегические решения.
• Медицинские программы поддерживают превентивную медицину. Персонал может создавать отчёты и находить пациентов, которым уже пора на регулярные обследования и анализы. Это позволяет точечно коммуницировать с пациентами и лучше поддерживать их здоровье.
• Электронная мед карта показывает краткую сводку о пациенте со всей важной информацией. При необходимости, можно углубиться в подробные заметки и узнать всё что нужно. Новый персонал клиники сможет получать все данные на экране в любой момент. Им не придётся полагаться на уникальные знания кого-то из команды, кто может заболеть или резко уволиться.
• Электронная история болезни может быть предоставлена другим мед организациям для более качественного и полноценного лечения пациентов. Если пациент обслуживается в нескольких клиниках, все лечащие врачи будут иметь последние данные о ходе лечения и назначениях, и не пропишут конфликтующие препараты.
• И последнее, медицинское ПО заточено под высокий уровень обслуживания пациентов. Каждая часть системы помогает делать всё быстрее, без ошибок и недосмотров. Разработчики имеют большой опыт и предугадывают то, на что в обычных программах внимания не обращают.

К чему быть готовым, внедряя ЭМК?

Переход с бумажного документооборота на электронный – важный проект для клиники, и нужно начинать его будучи во всеоружии и имея полное представление о том, что в него входит.

• Переход на ЭМК потребует отдельный бюджет. Заложите стоимость ПО, консультационных услуг (если будет актуально), дополнительные часы работы, которые сотрудники потратят на перенос данных с бумаги в компьютер.

• Потребуется время на внедрение и миграцию. Даже самая простая программа должна быть установлена и проверена на предмет правильности настройки. В зависимости от объёмов данных, у сотрудников могут уйти недели или даже месяцы на полный переход на ЭМК.

• Нужно будет обучать персонал. Комфорт в использовании программы – залог успеха. Ни в коем случае не пускайте всё на самотёк. Проведите несколько тренингов и запросите дополнительные материалы у поставщика. Имеет смысл провести повторное обучение через небольшое время (например, месяц) после внедрения, чтобы обсудить возникшие в ходе работы вопросы.

• ПО не бывает идеальным и сбои имеют место быть. К сожалению, ничто не работает как часы 24/7 всю жизнь. Иногда технологии нас подводят, какими бы хорошими они ни были. На такой (хоть и маловероятный) случай надо иметь план Б. Если случится так, что электронная карта пациента будет временно недоступна, как будет проходить работа? Подготовьте пошаговый план действий и шаблоны, которыми персонал будет временно пользоваться. Пусть вероятность такого события ничтожно мала, важно быть подготовленными, чтобы избежать ещё больших издержек.

Читать: Приводим в порядок электронную медицинскую карту пациента

Преимущества ЭМК от Medesk

Электронная медицинская карта позволяет персоналу оперативно узнавать всё о здоровье пациента, смотреть историю болезни, оказанные в медцентре услуги. Доктора сразу видят прошлые назначения, записи других специалистов и могут быстрее и точнее назначить новое лечение.

Помимо этого, ЭМК от Медеск помогает:

• Поддерживать полную историю лечения в одной карте. Все сведения о пациенте, формы и договоры, медицинские документы, счета доступны в удобном формате.
• Хранить данные пациентов в безопасности.
• Заключать партнёрства с другими медорганизациями, например лабораториями, для обмена данными и повышения качества лечения.
• Расширить возможности ЭМК через функции CRM. Это Позволит отслеживать каналы привлечения пациента, изучать на каких этапах клиенты отказываются или соглашаются на услуги, вовремя отмечать пациентов с задолженностями и оптимизировать работу административного персонала.
• Экономить время врача. Простой интерфейс лёгок в использовании. Автозаполнение полей, шаблоны и быстрый поиск помогают тратить меньше времени на компьютер и уделять больше внимания пациенту.

Основные критерии выбора ЭМК

Как именно должна выглядеть медицинская карта пациента каждая клиника решает самостоятельно, в зависимости от специализации, планов роста и бюджета.

Однако, в любом случае стоит обращать внимания на 4 базовых параметра описанных ниже. От них, в большой степени, будет зависеть качество вашего взаимодействия в системой:

Безопасность данных

Безопасность данных пациентов превыше всего. Тестируя системы, посмотрите на их отказоустойчивость (не будет ли всё “падать” как только вырастет нагрузка), оцените функционал для защиты от взлома (например, шифрование данных), а так же политику резервного копирования (если данные будут утеряны, сможете ли вы восстановить их из копии?).

Удобство использования

Новое ПО должно упростить работу вашего медцентра, а не стать причиной раздражения и ошибок. Всегда стоит склоняться к более лёгким в использовании программам. Самый лучший и мощный функционал становится бесполезным, если его толком нельзя настроить и применять.

Доступ к качественной технической поддержке

Уточните у поставщика условия оказания техпомощи. Можно ли обратиться с вопросом 24/7 или есть определённые рабочие часы? Как насчёт формата общения (имейл, звонок, клиентский портал, или всё вместе)? Кроме доступа к специалистам, узнайте предоставят ли вам документацию, обучающие видео и ответы на популярные вопросы. Важно быть самостоятельными и уметь находить ответы на вопросы вне зависимости от техподдержки, чтобы быстро решать возникшие проблемы.

Скорость работы в системе для врача

Когда врач принимает пациента, важно уделять время и внимание ему, а не экрану монитора. После приёма, врач не должен тратить много времени на административные нюансы. Подберите ЭМК, в котором предусмотрены авто-ввод, удобный поиск и шаблоны.

Финальные мысли

При выстраивании процессов и выборе ПО важно мыслить масштабно. Принимать решения стоит исходя из долгосрочных целей на будущее. Бумажный носитель как модель может работать сейчас, когда у клиники мало пациентов. Но как будет налажена работа, когда клиника вырастет до 3000 пациентов и откроет филиалы по городу?

В конечном счёте, каждый владелец клиники сам решает, какой из вариантов ему подходит лучше. Мы рекомендуем работать на электронных носителях, но финальный выбор остаётся за вами.

Читать далее: Медицинский маркетинг в частной клинике: особенности и нюансы