Современный медицинский сервис: кейс автоматизации клиники StudioSmile

Медицинская индустрия стремительно развивается, а с ней растут и ожидания пациентов. Удобство и эффективность становятся ключевыми факторами, а клиники и медицинские учреждения стремятся адаптироваться к новым требованиям.

За 14 лет на рынке медицинских информационных систем Medesk оказала поддержку тысячам частных медицинских центров.

В этой статье мы расскажем об успешной автоматизации клиники Studio Smile и её усовершенствованного сервиса для пациентов.

О клинике

Studio Smile - это многофункциональный медицинский центр рядом с метро Строгино в Москве. В поликлинике центра можно пройти весь комплекс диагностических исследований, а также получить услуги по направлениям:

• Стоматология
• Акушерство и гинекология
• Урология
• Косметология

Клиника предлагает комплексные программы обследования для детей, которые позволяют контролировать здоровье ребенка, а также программы ведения беременности со всем необходимым комплексом обследований и консультациями специалистов.

Помимо современного лицензированного медицинского оборудования, Studio Smile обеспечивает приятную атмосферу и комфортное лечение для всей семьи.

В настоящий момент в клинике трудятся 78 человек, половина из них - лечащие врачи.

Какие задачи планировали решить?

Перед клиникой стояла цель - привлечь больше пациентов, "разгрузить" администраторов, дать возможность пациентам самим записываться на прием, а его подтверждение должно проходить автоматически.

36 врачей - именно столько трудится в клинике. У администраторов была пиковая нагрузка в ежедневной работе намного чаще, чем это допустимо. Запись пациентов с помощью телефонных звонков, дальнейшее их подтверждение – не самый эффективный способ ведения записи с точки зрения временных затрат.

Проанализировав ситуацию в клинике и определив желаемый результат, было решено сфокусироваться на выполнении следующих задач:

Увеличение потока пациентов

Необходимо было реализовать стратегии привлечения новых клиентов, а также оптимизировать способы записи на приём для снижения числа незавершённых бронирований и обеспечения естественного прироста приёмов.

Автоматизация процесса записи

Внедрение электронной системы записи через интернет, которая была бы удобной, быстрой и надежной для пациентов. Это позволит не только снизить нагрузку на регистратуру, но и усилить присутствие клиники онлайн за счёт возможности размещать ссылки на бронирование при каждом взаимодействии с аудиторией клиники.

Высокая узнаваемость бренда клиники

Расширяя присутствие Studio Smile в онлайн среде, важно было сохранить и увеличить узнаваемость клиники.

Почему Medesk?

Поиск и выбор МИС был связан с необходимостью автоматизации процессов внутри клиники и внедрению услуг онлайн-записи для пациентов. Нужен был продукт, соответствующий всем заданным требованиям, и с возможностями планирования будущего развития клиники.

Платформа Medesk обеспечивает полную автоматизацию процесса записи и позволяет пациентам записываться на прием в удобное время через предпочитаемую платформу: веб-сайт, социальные сети или другой онлайн-инструмент. А подключение к агрегаторам медицинских услуг значительно расширяет охват аудитории и каналы привлечения.

Medesk создан с пониманием ценности имиджа брендов и его узнаваемости онлайн. Наша платформа предлагает индивидуальный подход к дизайну и адаптации, позволяя вписаться в уникальный стиль клиники и сохранить целостность бренда.

В Medesk присутствуют все необходимые модули для решения поставленных задач, поэтому Studio Smile выбрали нас.

Модули Medesk, которые помогли

Период внедрения в работу клиники занял чуть больше недели. Medesk - это облачная платформа, она не требует установки, а только наличия доступа в Интернет.

Первое, что было внедрено - это функционал онлайн-записи с его расширенными возможностями:

• Интеграция медицинских агрегаторов
• Онлайн-платежи (ЦК)
• Интеграция с сервисом SMS рассылок
• Брендирование

На сайте клиники разместили ссылки на личный кабинет пациента и функцию онлайн-записи с возможностью выбора врача, услуги и времени приёма.

Несмотря на то, что функционал онлайн-записи хорошо знаком потребителям, каждая клиника имеет свои особенности, которые необходимо учитывать. Какие же из них мы внедрили в работу клиники Studio Smile? Рассмотрим каждую из них.

Агрегаторы медицинских услуг

Medesk поддерживает интеграцию с различными программными продуктами: от агрегаторов пациентов, до IP-телефонии.

Пользователи, переходя на платформу через сайты агрегаторов, знакомятся с размещённой информацией о врачах и отзывами реальных пациентов. Это создает доверие и уверенность в качестве предоставляемых услуг, стимулирует новых пациентов к принятию решения и записи на прием.

Интеграция с Medesk позволяет клинике Studio Smile предложить пациентам выбрать время для записи на приём прямо на сайте агрегатора. Например, сразу после прочтения отзывов! На странице клиники, или в профиле врача на сайте агрегатора – пациенты видят реальное время и даты, настроенные клиникой в Medesk. Это позволяет немедленно принять решение и записаться на прием в удобный интервал, без уточнения данных в call-центре.

В Studio Smile с помощью платформы были подключены агрегаторы ПроДокторов и СберЗдоровье. Заявки с этих порталов попадают прямо в Medesk, а канал привлечения фиксируется с помощью специальной метки.

Онлайн-платежи

С помощью модуля онлайн-платежи и депозиты была интегрирована возможность внести предоплату за услуги, на которые пациент записывается в форме бронирования. Модуль не только упростил процесс оплаты медицинских услуг, но и снизил число неявок на приём.

Как это работает?

Теперь при записи на прием через форму бронирования Medesk, пациентам предлагается оплатить услугу онлайн, используя удобный и безопасный платежный модуль. Это существенно экономит время пациента и создает положительный опыт взаимодействия с клиникой.

Пациенты получают уведомления о необходимости полной или частичной оплаты в зависимости от выбранной услуги. Это позволяет эффективнее планировать расписание врачей и оптимизировать использование ресурсов клиники.

Возможность мгновенной оплаты приёма сразу во время записи также является надёжным способом организации и проведения дистанционных приёмов и видеоконсультаций. Например, в Studio Smile настроена 100% предоплата для всех дистанционных приёмов.

Заместитель генерального директора по IT, Алексей Дурандин:

“Благодаря аналитике и управленческой отчетности, внедренной с помощью Medesk, теперь нам намного легче вести учет оплаты проведенных консультаций, фиксировать каналы привлечения новых пациентов, отслеживать прибыль. Удобным инструментом для нас являются готовые отчеты и конструктор для создания новых. Все это позволяет экономить бюджет и автоматизировать многие задачи по анализу работы клиники”.

Внедрение онлайн платежей приводит пациентов к ответственному подходу к записям на приём и практически исключает вероятность неявок.

Интеграция с сервисом SMS рассылок

Автоматизация SMS сообщений в клинике Studio Smile каждый день помогает достичь профессионального уровня коммуникации с пациентами. Сообщения используются как напоминания, уведомления, массовые рассылки. Это помогает пациентам всегда быть в курсе своего плана лечения.

SMS-уведомления о записи на прием и напоминания о предстоящем приёме значительно снижают процент неявок пациентов и повышают информированность пациента, а значит и его лояльность к клинике. Наш опыт показывает, что налаженная коммуникация в клинике позволяет пациентам лучше организовывать своё время.

Огромный плюс состоит также в отсутствии рутинных задач связи с пациентами. Вместо ручной отправки сообщений теперь всё происходит автоматически, и сотрудники клиники сосредотачиваются на более важных задачах, улучшая качество обслуживания.

Ниже список типов SMS, которые были автоматизированы:

• Подтверждение входа в ЛК онлайн-записи
• Уведомление о записи к специалисту
• Уведомление о подтверждении записи
• SMS-напоминание о дистанционном приеме и т.д.

“Вы подтвердили запись на прием к специалисту Петров П. П. на 1 июля 2023 г. в 11:10. Клиника Studio Smile”

Брендирование

Вход в личный кабинет пациента, модуль онлайн-записи и даже интерфейс платформы для сотрудников клиники – все выполнено в единой цветовой палитре бренда с использованием логотипа клиники.

Специалисты медицинского центра подробно заполнили информацию о каждом враче, их опыт работы, образование и добавили фотографии.

Сильный личный бренд клиники - это образ, который остается в памяти пациентов и является гарантом высокой посещаемости. Бренд начинается с мелочей, которые учтены в платформе Medesk.

Например, мы также персонализировали SMS-сообщения для Studio Smile и помогли настроить уникальное брендированное имя клиники на замену обычного номера отправителя.

Дальнейшие планы

В настоящее время специалисты Studio Smile работают над новым сайтом для клиники, в котором часть функционала будет построена на API методах Medesk. В наших планах размещение всегда актуального расписания и цен на услуги, напрямую загружаемых из прейскуранта клиники в Medesk через API интеграцию.

Что о нас говорят?

Кроме онлайн-записи и телемедицины, клиника работает с множеством других функций доступных в Medesk. О своём опыте работы сотрудники клиники рассказывают:

Заместитель генерального директора по IT, Алексей Дурандин:

“Мы пользуемся системой Medesk уже больше двух лет. Решающим фактором в выборе платформы были возможности отправки SMS и работа с агрегаторами. Эти две функции очень упростили работу с пациентами, их привлечение и удержание! Освободилось больше времени для решения важных задач, теперь клиника работает без бумажной волокиты. Еще хочется отметить, что благодаря Medesk мы подключили кассы, а также начали работать со страховыми компаниями эффективнее. Служба поддержки системы оперативно помогает нам с самого процесса внедрения”.

Главное преимущество платформы Medesk - разнообразие модулей как способов решения конкретных задач. Мы соответствуем потребностям как малых частных клиник, так и лидеров рынка.

Более 20 модулей Medesk решают все основные задачи медицинского центра - от CRM системы до безопасности данных и автоматизации регистратуры.