7 Tipos de Software Médicos para su IPS, consultorio o clínica en 2024

Imagínese esto:

Acaba de llegar al trabajo. Abre su laptop y tiene el acceso instantáneo al estado de su clínica. Puede visualizar qué profesionales médicos están de servicio hoy, las tareas completadas, la cantidad de citas programadas, entre otros. Después, accede a agendas médicas para seguir el progreso de las citas o ver el estado financiero. Mientras está generando el informe financiero del mes anterior, se sorprende de ver que aumentaron los ingresos de su negocio. Todo está bajo su control y funciona como un reloj suizo.

Parece un ambiente laboral perfecto.

Pues bien, es posible hacerlo realidad. La elección de un software de gestión ajustado para las necesidades de su clínica puede marcar la diferencia y liberarle de una carga burocrática.

Sin embargo, antes de elegir un software, es bueno evaluar los pros y contras de varias plataformas médicas.

Hoy le presentaremos 7 software medicos en la atención sanitaria y elegiremos el mejor de todos.

#1. Software de programación y Gestión de citas

Hace unos años, las instituciones médicas y el sistema sanitario en general carecían de sistemas de comunicación eficientes. Por ejemplo, para avisar a un médico sobre la llegada de un paciente, el recepcionista tenía que ir personalmente hasta su consultorio.

En el mundo moderno eso es muy anticuado. Ni siquiera es necesario pronunciarlo verbalmente. Si tiene instalado el software gestión de citas, puede cambiar el estado de una cita en la plataforma de gestión de citas, que también se llama la agenda médica.

Esta herramienta es el salvador del equipo que ayuda a organizar los horarios automáticamente. En la agenda médica se ve la información sobre el tipo de consulta, el paciente y el estado de citas en tiempo real.

Normalmente, el estado de citas se refleja con códigos de colores. Por ejemplo, naranja significa “cancelado”, violeta “confirmado”, verde “en progreso”, etc.

Las tecnologías de la información no solamente ayudan a los doctores y recepcionistas, sino también a los clientes. Las herramientas contemporáneas permiten conectar el horario del médico con la web de la clínica. De esta manera, los pacientes pueden reservar citas, eligiendo el día, la hora y el médico preferido en el formulario que aparece al hacer clic a “agendar cita” en su página. Después de la reservación, el sistema avisará al paciente que su inscripción a la consulta ha sido exitosa a través de un sms y lo mantendrá al tanto con el uso de recordatorios automáticos.

#2. Software de Telemedicina

Telemedicina permite a los profesionales prestar servicios sanitarios en línea sin preocuparse por la ciberseguridad.

Desde hace tiempo está prohibido brindar atención médica usando plataformas como Zoom o Google Meet según la normativa de seguridad. Solamente un profesional licenciado es capaz de dar teleconsultas y solamente a través de plataformas especiales.

Los servicios de Telemedicina son activamente usados por los profesionales de nutriología, gastroenterología, dermatología, psicología, cosmetología, medicina alternativa, entre otros.

El software de Telemedicina sirve para los casos cuando es necesario:

• Hacer una consulta complementaria.
• Si su paciente se enferma mientras está de vacaciones.
• Cuando tiene que interpretar análisis.
• Realizar una consulta de diagnóstico.
• Rastrear enfermedades crónicas.
• Realizar atención primaria.

Además, en los software para médicos con Telemedicina existen opciones para activar subtítulos mientras su paciente habla sobre su problema. Después, puede usar la transcripción para agregar más detalles al historial del paciente.

#3. Software de Historias Clínicas

Puede ser que 100+ pacientes visiten su centro médico diariamente. Hay varios tipos de personas: las que llegan a la clínica por la primera vez, las que tienen una consulta de seguimiento, las que pagan de forma adelantada, antes o después de la cita, las que esperan los resultados de análisis, entre otros. Y cada paciente requiere el trato personalizado.

Es imposible recordar todos esos aspectos a menos de que tenga un cerebro de robot instalado en su cabeza.

El software de historias clínicas está orientado a sistematizar todo el caos del papeleo y almacenar los datos en formato digital y en un único lugar. Los datos personales de los pacientes están protegidos y encriptados por el sistema. Para cumplir las normativas de seguridad del paciente, como la ley RGPD, los proveedores obtienen licencias para cumplir con las normas.

Un historial médico electrónico es un documento donde se toman notas durante la consulta, dotado de herramientas de autocompletado de frases y elección de respuestas listas para reducir el tiempo de escritura.

Una historia clínica electrónica moderna incluye funcionalidades para elegir una respuesta de una lista predeterminada, elegir el nombre del diagnóstico desde la lista de CIE-10 digital, funciones de arrastrar archivos, etc. Un software de historia clínica permite personalizar plantillas para cualquier especialidad médica y permite almacenar notas de consulta, imágenes médicas, resultados de análisis y recetas médicas en un solo lugar.

#4. Sistemas de gestión Financiera

El gerente de una clínica privada tiene la responsabilidad de hacer un análisis de datos de su centro de salud cada día. Es importante manejar los aspectos como la productividad del personal, la satisfacción de los pacientes y estar pendiente del estado financiero constantemente.

Las finanzas es el área de la atención sanitaria donde se cometen más errores.

Un sistema de gestión financiera mejoraría la toma de decisiones administrativas y permitiría llevar el control total de:

• Precios a los servicios.
• Nóminas.
• Gastos imprevistos.
• Gastos a campañas de marketing.
• Gastos para adquisición de pacientes.
• Gastos al equipo y medicamentos.
• Mantenimiento de la clínica.
• Cantidad de dinero que trae cada profesional.

#5. Software de Base de Datos de los Clientes

Una base de datos de pacientes es parecida a los registros médicos. Algunos proveedores llaman a este módulo el historial médico. No obstante, hay 2 distinciones entre estos 2 conceptos.

Primero, una base de datos almacena la información de todos los pacientes que han llegado a su clínica, mientras una historia clínica se usa para la toma de notas de un solo paciente. Segundo, en un sistema de información se categoriza a los pacientes. Puede sistematizarlos según los diagnósticos: enfermedades cardiovasculares, infecciones, casos de emergencia, entre otros. En pocas palabras, dentro de una base de datos se encuentran muchas historias clínicas y datos de pacientes.

Gracias a nuevas tecnologías, es posible ver la información sobre todos los procesos realizados a sus pacientes. Un software de gestión de base de datos permite al médico acceder al sistema, encontrar los documentos cargados, ver las notas tomadas fuera de las consultas y almacenar copias digitales de la información médica de un grupo de pacientes.

Puede usar esta información para una investigación clínica o segmentar pacientes según un criterio específico dentro de una campaña de marketing.

También, es una herramienta útil para rastrear el estado de salud de los pacientes que tienen consultas 2-4 citas anualmente y toman pausas largas en su llegada. En este caso, podrá encontrar su historial rápido a través del buscador del sistema.

#6. Software de Facturación Electrónica

Dado que la emisión de facturas electrónicas ya es obligatoria en los países Latinoamericanos, hay que buscar un programa que tenga esa funcionalidad. Un servicio de facturación puede liberar al personal de preocupaciones legales y financieras.

El módulo de facturación electrónica no requiere instalaciones adicionales para emitir facturas. Por ejemplo, en Colombia los médicos pueden crear los reportes RIPS y configurarlos según los códigos.

El software puede generarlos de forma automática de acuerdo con las regulaciones legales. Un software de facturación debería incorporar los reportes de formatos US, CT, AP, AF, AC.

Varios proveedores ofrecen un software de historia clínica que tiene la función de emisión de facturas electrónicas. La integración de estas 2 herramientas hace más rápido el proceso de la prestación de servicios médicos y garantiza a los profesionales de que todo cumple con las normativas jurídicas.

#7. Software de Planificación de Tareas

En el sistema de salud, un organizador de tareas es necesario para:

• Manejar los documentos.
• Intercambiar información con los laboratorios.
• Abordar los problemas urgentes.

Además, un programa de planificación permite dividir el ambiente laboral de la vida personal porque la comunicación se realiza fuera de las redes sociales del personal.

En un programa así, el gerente puede etiquetar al profesional al cual están destinadas las tareas. Las labores pendientes aparecerán en el panel principal del perfil del profesional. Esta funcionalidad liberaría al personal de la necesidad de buscarse uno a otro por la clínica y abandonando su lugar de trabajo.

También, la planificación de tareas puede ser útil cuando hay un paciente que recibe el tratamiento de 2 especialistas. Los médicos pueden intercambiar notas sobre el problema, o enviar notificaciones al laboratorio para hacer pruebas.

¿Por qué no Conseguir un Software “todo en uno”?

Vamos a comparar su centro médico con un carro de BMW que usted quiere arreglar por su cuenta. Para que el carro le sirva después, tiene que elegir un conjunto de partes de alta calidad. No puede usar los partes de vehículos de otras marcas para reparar su BMW. Aparte de que no es seguro para el conductor, tampoco es ético.

Nuestro punto es que el manejo exitoso de un centro sanitario depende en gran medida de la interoperabilidad de los softwares medicos. Es clave para asegurar que las diferentes soluciones de software puedan trabajar juntas de manera eficaz. Por eso es mejor buscar un sistema de gestión que incluya todas las funcionalidades de nuestra lista.

El software de asistencia sanitaria Medesk es una plataforma todo en uno. Los usuarios de Medesk se benefician de los 17 módulos del software sin pagar por servicios adicionales de otros proveedores.

El médico puede monitorear el horario desde su computadora o celular, ver citas pendientes y acceder a la información sobre el paciente en cualquier momento. Si desea, puede tomar notas en una historia clínica electrónica y enviar los datos al laboratorio o prescribir medicamentos de forma electrónica. Si es necesario imprimir una factura, puede hacerlo sin salir de la historia clínica.

Además, puede realizar telellamadas. Nuestro módulo de Telemedicina se conecta con los módulos de historias clínicas, base de datos y agenda médica. El recepcionista puede añadir nueva información a la agenda médica mientras el médico puede ver el cambio en su horario, estado de citas y ver horas libres para inscribir nuevos pacientes a consulta en tiempo real.

El equipo médico puede planificar y notificar al personal sobre tareas pendientes o enviar noticias importantes en el apartado “Tareas”.

El gerente siempre está pendiente sobre el estado financiero de la clínica, el desempeño laboral de la clínica y puede usar herramientas de marketing. Esta herramienta ayuda a identificar a los profesionales que generan más ganancias y darles una retroalimentación positiva o premio por hacer un buen trabajo.

Para concluir, la transformación digital ha facilitado el flujo de trabajo de los profesionales de la atencion sanitaria, y la mejor manera de adaptarse a los cambios es obtener y aprender a utilizar las mejores y más modernas herramientas, tanto para optimizar su IPS como para evitar la obsolescencia.