Sistema de Agendamiento de Citas Médicas: ¿Cómo elegir el Mejor?

La falta de optimización en una clínica puede resultar en una experiencia negativa, y razón por la cual el paciente nunca regresa. Los problemas como largos tiempos de espera, filas interminables y citas olvidadas son consecuencias de una mala organización del horario.

En una clínica mediana, hasta 100 pacientes pueden llegar al día. Con tanta cantidad de gente por atender, seguramente es difícil retener tanta información en la mente sobre todos los pacientes.

Un software de gestión de agenda médica puede facilitar la planificación y automatizar el proceso de programación de citas.

Aplicaciones de Agendamiento o Excel ¿Qué elegir?

Es verdad que es posible gestionar las citas usando tablas de Excel. Sin embargo, su decisión dependerá de sus necesidades, presupuesto y el tamaño del centro médico.

Los programas como Excel son fáciles de usar y permiten ajustar tablas, configurar hojas, así como añadir y eliminar la información. Puede compartir la hoja con el equipo médico y colaborar con ellos, agregando y editando la información de forma remota.

Por otro lado, aunque los productos de Microsoft Office como Excel no requieren costos adicionales, tampoco tienen funciones avanzadas para optimizar acciones monótonas. Hoy en día, para agendar citas en línea, solo debe descargar una aplicación de planificación. Las aplicaciones como Google Calendar o Calendly están disponibles para iOS y Android y ayudan a planear su día de forma productiva.

Un sistema de agendamiento de citas permite automatizar la gestión de la disponibilidad y permite orientarse mejor en el horario de atención. Además, el sistema identifica y advierte sobre posibles conflictos de programación y no permite programar citas en segmentos ocupados.

¿Qué es un Software de Programación de citas médicas?

Un software de agendamiento de citas representa una solución versátil para los centros médicos. Los profesionales de la salud en consultorios médicos, hospitales, IPS de medicina alternativa e incluso salones de belleza pueden aprovechar esta herramienta. De acuerdo con diversas estadísticas, más del 48% de las clínicas médicas de Latinoamérica utilizan un software médico.

El agendamiento online de citas médicas se realiza a través de una plataforma que funciona como un calendario centralizado. Ese calendario contiene la información sobre las citas pendientes, como quejas del paciente sobre la salud, formato de la consulta, tipo de pago y enlace al historial médico.

Las IPS (de cualquier tamaño) que aprovechan las soluciones de programación de personal médico, reducen la ”fricción” en la programación, tienen en cuenta irregularidades en la disponibilidad y mejoran la atención al paciente. El software de programación del personal médico existe tanto como herramientas independientes como parte de un software integral de gestión de consultorios médicos.

Además de eso, el administrador de una agenda médica puede configurar los permisos de acuerdo con niveles de acceso. Tanto los médicos, como los recepcionistas, pueden acceder al calendario y programar una nueva cita. También el sistema hace posible avisar al profesional sobre la llegada de un paciente. Por ejemplo, cuando el recepcionista cambia el estado de consulta a “está en la sala de espera”, el médico recibirá notificación en su agenda en ese mismo momento. Si el paciente tiene un cambio de planes y no llega a la clínica, el recepcionista puede cambiar el horario de la cita o cancelarla.

¿Cuáles son los 6 Beneficios de una Agenda Médica?

Una plataforma de agenda médica ayuda a agilizar la gestión del horario y siempre estar pendiente del estado de las consultas médicas.

Gracias a sistemas de gestión de calendario es más fácil brindar una atención personalizada.

Los sistemas de agendamiento virtual no solamente optimizan el horario, sino también ayudan a realizar pagos, enviar notificaciones por SMS y ver información sobre el problema del paciente.

El sistema administra las citas nuevas y citas recurrentes y hace posible atenderlas de forma más rápida. Además, un sistema así da una buena primera impresión al paciente y ayuda a evitar largas esperas debidas a la búsqueda del historial del paciente por parte del especialista.

¿Cómo Medesk puede ayudar a Gestionar Citas en su Clínica?

Nuestro software de agenda médica Medesk es una solución que se aloja en la nube y permite gestionar el horario eficientemente. Tiene una interfaz amigable e intuitiva donde se almacenan los datos del paciente de manera segura. No le tomaría mucho tiempo aprender a navegar por el sistema.

Como es una solución interna que se conecta con el historial médico de los pacientes, es posible agregar contenido a los historiales mientras simultaneamente se van generando citas.

Además, la información detallada sobre los pacientes se almacena en un solo lugar en el calendario. A través de la agenda, los médicos pueden revisar el historial médico y acceder a información sobre consultas posteriores. Con nuestra plataforma, la administración de citas se vuelve más fluida y la atención al paciente mejora significativamente.

¿Qué funcionalidades tiene la Agenda Médica de Medesk?

El módulo de agendamiento de citas Medesk es un sistema integral que le hará olvidar sobre las molestias de papeleo. Estará al tanto de cuando se realizaron las citas, servicios prestados a cualquier paciente y el estado de servicios de pagos.

Vamos a ver que incluye el calendario intuitivo de Medesk:

#1. Reserva de citas a través de la Web

La agenda médica es también una solución externa que proporciona a los pacientes una página de reservas de citas con su médico.

Si tiene una página web o una cuenta profesional en las redes sociales, puede añadir el botón de “agendar citas” o un enlace al calendario donde se ven las horas disponibles de los doctores. En el perfil de la plataforma Medesk aparecerá la información sobre los doctores, fotos de perfil y horas libres para la cita. Cuando un paciente potencial quiere inscribirse para la consulta, puede registrarse para la consulta por su cuenta.

#2. Programación de envío de Recordatorios Automáticos

Entre el 18% y 30% de las citas médicas se pierden porque el paciente se olvida de la cita. El sistema de notificaciones que está conectado con la agenda médica tiene la meta de reducir las inasistencias.

Los recordatorios automáticos animan a los pacientes no faltar a las citas, por eso añadimos esta función al módulo. Además, la generación de los mileniales prefiere recibir mensajes de texto a una llamada telefónica. Así que los SMS automáticos son una forma no invasiva de avisar sobre la consulta pendiente.

El recepcionista puede programar el envío de recordatorios para enviarlos 1 o 2 días antes de la consulta. También, puede cambiar el texto y agregar sus ideas al mensaje. El paciente lo recibirá por Whatsapp o correo electrónico.

#3. Horarios codificados por Colores

Los proveedores del módulo de agenda médica hicieron el módulo lo más comprensible y conveniente posible para sus clientes, agregando colores para representar alguna información importante. Cada cita tiene un color, y cada color simboliza algo, por ejemplo, “rojo” es “cancelado”, “rosado” es “en progreso”, entre otros. El equipo puede cambiar el estado de las citas, destacar consultas nuevas o recurrentes, poniendo colores diferentes.

Además de la codificación por colores, la plataforma ofrece etiquetas inteligentes que proporcionan información adicional y permiten segmentar a los pacientes según sus características. Estas etiquetas pueden incluir categorías como 'menor de 18', 'paciente VIP', 'con seguro médico', entre otras, brindando una visión más detallada y personalizada de la base de pacientes.

#4. Información sobre Facturas

Como agenda médica es un módulo integral, allí también encontrará cualquier información relacionada con los pagos. El módulo de agenda es parte vital del “ecosistema” de un software médico multifuncional, por ende, está conectado con el módulo de pagos de línea.

Puede realizar pagos, emitir facturas por los servicios prestados y almacenar las facturas en la agenda. Si tiene que imprimir una factura, es suficiente con hacer clic a la imagen de la impresora. Nuestro software médico Medesk cumple con las normativas de facturación electrónica de Colombia, Peru, México y otros países hispanohablantes y permite generar los reportes RIPS aprobados por DIAN.

Cada centro médico tiene sus reglas de cobro por los servicios, por eso es posible configurar pagos adelantados, depósitos o pagos posteriores en el software. Si quiere, puede ajustar descuentos para servicios promocionados de forma automática sin salir de agenda.

Este enfoque integral simplifica la gestión financiera y garantiza que todos los servicios estén pagados.

#5. Gestión de Citas en Tiempo Real

Se puede crear una nueva consulta y poner información sobre el paciente en un par de clics.

Las consultas médicas incluidas en la agenda tienen información detallada de cada paciente:

• Nombre, apellido, edad, dirección y otros datos personales.
• Motivo de la consulta.
• Hora, fecha y ubicación.
• Información adicional que desea agregar.

Esto significa que no es necesario crear un archivo individual para agregarlo a una base de datos de pacientes. La información está incluida en el calendario, y es suficiente con hacer un clic en cualquier cita para tener acceso inmediato.

#6. Telemedicina

La función de telemedicina se ha vuelto muy popular, ya que cada vez más personas prefieren tener video consultas desde su casa cuando sea posible.

Por eso hemos añadido el indicador de telemedicina en la agenda online para que pueda ver el formato de las citas en su agenda. Cuando accede a su calendario, podrá ver el formato de consulta. Las consultas remotas tienen la etiqueta de “consulta en línea” en la interfaz.

Para empezar una videollamada tiene que acceder a su agenda y dar un clic a “consulta de video en línea”. Este proceso se puede llevar a cabo tanto desde computadoras como desde dispositivos móviles, proporcionando flexibilidad y accesibilidad. Con esta funcionalidad, la prestación de servicios médicos será más conveniente e intuitiva.

#7. Integración con Calendarios

Puede integrar la agenda a un sistema de reserva Google y iCal. La información como la hora, fecha, el nombre y la ubicación se sincronizará con el calendario para que sea más accesible para los profesionales ver los cambios desde su celular. Esta sincronización automática facilita la programación y la administración de citas, eliminando la necesidad de actualizar manualmente la agenda en la plataforma.

Es una de las formas de optimizar su tiempo, brindando una visión clara de su programación incluso cuando no está en el hospital, por ejemplo un día antes de la semana laboral.

La administración de citas personalizada ayuda a liberar a los profesionales de tareas rutinarias como crear listas con atenciones pendientes y permite enfocarse en lo que realmente es importante para ellos, el tratamiento de pacientes.