Programas de Facturación Médica

Muchas personas piensan que el proceso de facturación en el área de atención médica es simplemente cobrar y recibir el dinero por el servicio, pero en realidad es un poco más complejo.

¿Por qué?

Toda actividad financiera en una ips, consultorio o clínica debe cumplir con las leyes del país donde se encuentran, garantizando la legalidad de su facturación y tener la oportunidad de prestar servicios con todas las garantías.

La facturación electrónica funciona principalmente como un mecanismo clave para la declaración de impuestos.

América Latina es la región más avanzada en la implementación de la facturación médica electrónica. El sistema se ha convertido en una herramienta muy valiosa para mejorar el control fiscal y reducir los altos índices de evasión fiscal.

En muchos países latinoamericanos ya es obligatorio generar una factura electrónica en el sector salud, cumpliendo con la obligatoriedad que se les marca (e.j. DIAN en Colombia).

¡Esto nos lleva a escribir este artículo!

Hoy vamos a cubrir lo siguiente:

• Software de facturación médica ¿lo necesito?
• 6 Características importantes a Considerar
• Preguntas IPS, consultorios, clínicas
  
  

Software de facturación médica ¿lo necesito?

Sabemos lo estresante y complejo que puede ser todo el proceso, pero ya existen programas amigables que ayudan a los profesionales de la salud a gestionarlo todo de manera sencilla.

Es la razón por la que últimamente muchas clínicas están obteniendo un programa de facturación médica.

¿Y qué es un software de facturación electrónica médica?

Es un programa destinado a gestionar y controlar el procesamiento de pagos, envío y recepción de las facturas entre el paciente y las IPS, consultorio o clínica. El programa ayuda a agilizar los flujos de trabajo, además cumplirá con la normativa de su país ya que es obligatorio facturar de esta manera, además ahorrará en insumos como papel, tintas y espacio de alamacenaje. La facturación electrónica es la gran aliada de los centros médicos.

¿En qué le beneficia la automatización? Conoce 6 ventajas aquí:

#1. Evitar el papeleo

¡La gestión del ciclo de ingresos nunca ha sido tan fácil!

La idea es digitalizar todo el proceso de emisión de facturas.

Posiblemente esté familiarizado con la ápoca en la que los profesionales de la salud tenían que imprimir y firmar los comprobantes a mano. Aparte de eso, era necesario hacer copias para su paciente, y para sí mismo.

Lamentablemente, el proceso resultó ser totalmente ineficiente, porque había que imprimir los documentos para luego entregarlos a un contador o almacenarlos para posibles auditorías.

El mayor fallo de este sistema es que los documentos tendían a ocupar mucho espacio, dañarse y perderse.

Como solución, llegaron los programas especiales (practice management softwares) para modernizar todo el proceso de la emisión de los comprobantes.

#2. Realizar facturas de manera rápida

Todos los datos de sus pacientes están almacenados en una cuenta electrónica dónde se encuentran los registros médicos de los pacientes. Para hacer el procesamiento de pagos es suficiente con hacer un clic para emitir una factura de forma automática.

Para que la Facturación Electrónica genere, reciba y almacene sus facturas de manera rápida y sencilla.

No toma mucho tiempo el proceso ya que se realiza en línea y todo está sincronizado con las organizaciones (DIAN, SUNAT, etc.) que validan sus servicios médicos. La organización autorizada tiene que validar la factura y devolverla para que pueda enviarla al cliente.

Con el mismo sistema de facturación implementado en un software médico ahora podrá emitir los diferentes tipos de facturas, que son aprobadas y que cumplen con la normativa.

Nota: Los softwares de facturación incorporan plantillas de factura con todos los contenidos esenciales que dicta la normativa de facturación.

#3. Control de los ingresos

Algunas herramientas de facturación le muestran todos los datos en forma de gráficos, para que pueda visualizar rápidamente el estado de su consultorio médico. Esta solución de software ayuda a tener una idea del flujo de caja, los gastos, cobros, facturas impagadas, bonificación de cada trabajador ...etc.

Al tener toda la información centralizada puede cumplir con sus obligaciones fiscales de manera rápida y sencilla.

El programa de facturación contabiliza el IVA, gastos e ingresos. Con todos estos datos se crea un documento con la información fiscal necesaria para cumplir con la obligatoriedad.

En resumen, puede ver que la facturación electrónica funciona principalmente como un mecanismo clave para la declaración de impuestos. Este documento digital respalda cualquier transacción de un producto o servicio.

#4. Reducción de Errores

Una de las grandes ventajas de un software de gestión médica es que reduce el riesgo de cometer un error por el factor humano. Según lo que dicen los profesionales médicos, la probabilidad de cometer un error es realmente baja.

Además, se generan reportes financieros muy diversos los cuales le ayudan a tener todo bajo control.

Los estudios muestran que la posibilidad de que una factura digital se interprete con errores es solo del 34.7%, lo que significa menor riesgo de equivocarse, siendo más fácil localizar un error y corregirlo cuando se necesite.

Los tiempos de hacerlo todo a mano ya se acabaron. Hoy en día es posible trabajar con facturas electrónicas y cumplir con la normativa, invirtiendo su tiempo en las cosas que de verdad importan.

#5. Brindar información clara

La implementación de la automatización de procesos permite generar datos y utilizarlos en la toma de decisiones empresariales y clínicas. Gracias a los procesos que se realizan de forma eficiente puede hacer un análisis que determine las causas de algún problema o que brinde información sobre por qué en alguno de los meses, la productividad se elevó de forma considerable.

Ese es pues, uno de los principales objetivos de la mejora continua de servicios.

6 Características Importantes a Considerar

Sabemos que puede ser difícil y estresante elegir un buen programa de facturación.

Por eso hemos destacado 6 aspectos importantes para considerar a la hora de adquirir un sistema de facturación automático:

• Fácil de usar. Lo que no quiere decir que no se requiera por parte del equipo un tiempo de adaptación al cambio. El software médico debería funcionar a partir de la carga de datos y llevar a cabo el proceso de facturación sin mayor demora.
• Integrar la Facturación a la Contabilidad. La posibilidad de integrar la información contable al sistema de facturación electrónica es sin dudas un plus.

Los softwares especializados están orientados a agilizar los procesos de cobro y por ende reducir las tasas de espera.

Con un software de facturación integrado se obtienen todos los registros médicos, historia clínica y toda la información necesaria sobre los pacientes (y pacientes ambulatorios) de manera sistematizada.

En algunos programas también, es posible programar el envío de recordatorios de vencimiento notificaciones y mensajes de texto además del envío automático de la factura para su pago.

• Ser flexible. Se refiere a que el programa debe adaptarse al plan contable del centro y no al revés. En ese sentido, no debería exigir más recursos de los disponibles ni enfrentar al consultorio a gastos exorbitantes.

Todo lo contrario: los mejores programas de contabilidad y facturación son personalizables, y se adaptan a la realidad del centro médico.

Uno de los beneficios claves de un software de facturación es que permite obtener informes actualizados en tiempo real. Desde la nómina de los pacientes hasta el último movimiento: todo disponible a un clic. En una época donde la información es poder, acceder a este tipo de registros le deja en clara ventaja a la hora de tomar decisiones financieras y contables.

• Información en la Nube. Un software médico de facturación debe alojar la información en la nube. Es más operativo contar con un software de facturación alojado en la nube que uno de soporte físico.

¿Por qué?

Sin ir más lejos, en una situación como la de los aislamientos sociales impuestos a raíz de la pandemia por COVID-19 se pudo realizar el procesamiento de pagos muy rápido y de manera remota con las claves correspondientes. Además, los softwares en la nube están desarrollados por proveedores lo que se traduce en mayor tranquilidad en términos de asistenci, seguridad, actualizaciones y hasta disponibilidad de acceso y facilidad de uso.

• Seguridad. De las cuestiones de seguridad también está a cargo el proveedor. Esto significa que disminuyen drásticamente los riesgos de perder información valiosa o el acceso a ciertos archivos y documentos. Cuentan con sistemas de backup o copias de seguridad que resguardan tus datos y el acceso está disponible, en todo momento, 24/7.

• Soporte y capacitación. Las tareas de facturación, en particular las contables, en general, no necesariamente están en manos de personas con formación específica.

Sabemos que el proceso de adaptación a un programa nuevo toma tiempo por eso creemos que a la usabilidad y facilidad del software se le debe agregar un equipo comprometido que acompañe y dé soluciones a cualquier imprevisto que se presente.

Preguntas IPS

La alta demanda en los programas de facturación médica genera ciertas dudas e incertidumbres.

Despejamos algunas dudas que tiene sobre la facturación electrónica en este apartado.

¿En qué formatos se puede crear y enviar facturas?

Se puede crear y enviar facturas en formatos CSV, PDF y XML.

Estos formatos actualizados le facilitan a los clientes la creación de facturas para los pagadores, especialmente utilizando aplicaciones web simplificadas, al tiempo que permiten que varios departamentos de contabilidad las procesan fácilmente. Aunque no hace falta descargar cada documento ya que lo guardan para usted.

¿Qué sucede si no se factura electrónicamente?

Lamentablemente, ya no es una cuestión de voluntad. Debe validar todas las operaciones relacionadas con el aspecto financiero.

Si no factura de acuerdo con el lineamiento, su negocio puede ser multado.

Es imprescindible estar informado de este aspecto e informarse más en la normativa actual.

Aquí está mencionado más a profundidad.

¿Facturación electrónica conectada con los reportes RIPS?

Asi es, un software médico con facturación electrónica debe conectar esta información con los reportes RIPS además en 2024 será obligatorio que esto sea así.

¿Tiempo necesario para comenzar a facturar desde el pago?

Como ya sabemos, el intercambio de documentos es cuestión de unos segundos, porque los servicios de facturación están sincronizados con las organizaciones que firman la e-Factura.

Como las notificaciones de las operaciones financieras llegan a la Unidad Administrativa en unos segundos, el proceso va a ser más rápido.

Aunque, los tiempos se pueden alargar para que todo salga correctamente.

Sin embargo, todo depende del contrato, el tiempo de implementación y el éxito en el proceso de pruebas. Dependiendo del tipo de proyecto y las circunstancias de la validación de su factura puede alargarse más o menos .

Pero no tiene que preocuparse por eso, ya que, a la hora de obtener su programa de facturación, tendrá oportunidad de contactar con su soporte (atención al cliente) para resolver incertidumbres.

Para finalizar

Hemos descubierto en qué consiste el proceso de facturación electrónica y por qué es más eficiente y sencillo que de forma tradicional, en papel.

Ahora sabe:

• Lo beneficioso que es para los profesionales médicos;
• La razón por la que es necesario verificar el recibo y envío de los pagos en su clínica;
• Las características a considerar a la hora de elegir un programa de facturación para su negocio.