Si quiere asegurar la eficiencia y transparencia de los procesos administrativos en su clínica, es fundamental entender cómo los RIPS han transformado la forma de reportar los servicios de salud.
Hoy en día, los RIPS son el corazón de la facturación electrónica, ya que son obligatorios para todos los prestadores de servicios de salud:
- IPS.
- Clínicas privadas.
- Hospitales.
- Consultorios médicos.
- Clínicas públicas.
- Profesionales independientes.
Las facturas electrónicas ahora requieren detalles específicos y cada uno de estos detalles es vital. Un pequeño error puede generar problemas en el cumplimiento normativo. Cada detalle, cada código, cada coma cuenta.
En este artículo, le presentamos 3 soluciones para simplificar este proceso y evitar dolores de cabeza a la hora de crear los reportes tan importantes en el sector de salud de Colombia.
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Abrir descripción detallada >>Integración del RIPS y la facturación electrónica
El registro Individual de Prestación de Servicios de Salud (RIPS) es un documento de vital importancia en el sector salud que registra de manera detallada cada servicio médico prestado a un paciente. Su objetivo principal es garantizar la calidad de la atención, facilitar la gestión administrativa y financiera, y servir como base para la toma de decisiones en salud pública.
La seguridad social utiliza los RIPS para realizar análisis estadísticos y tomar decisiones estratégicas en materia de salud
Históricamente, los médicos presentaban el reporte de RIPS y facturación electrónica por separado para cumplir con la normativa y evitar la evasión de impuestos.
Sin embargo, la creciente burocracia asociada a su elaboración puede distraer a los profesionales de la salud de su principal objetivo: brindar una atención médica de calidad a sus pacientes.
Es la razón de los cambios recientes según la resolución de 2275 del año 2023:
- Integración fev-rips.
La integración del RIPS y la facturación electrónica en un solo documento reduce la carga administrativa y optimiza los recursos.
Actualmente, la unificación de estos documentos esenciales en “fev-RIPS” coordina el trabajo de la DIAN y el Minsalud (ministerio de salud y protección social) y permite enviarlos simultáneamente para garantizar mejor organización.
- El formato json.
Generar RIPS JSON, utilizado en el FEV-RIPS, facilita la integración con otros sistemas, reduciendo errores y mejorando la eficiencia en el manejo de la información.
- Código único de validación.
El código único de validación asegura la autenticidad y calidad de los datos, fortaleciendo la transparencia y el control en el sistema de salud.
Si bien la implementación del FEV-RIPS representa un avance significativo, también plantea desafíos para los profesionales de la salud. La adaptación a nuevos formatos y sistemas, así como la correcta implementación del código de validación de RIPS, requieren capacitación y acompañamiento.
Medesk le ayuda a automatizar la agenda y los registros médicos, lo cual le permite brindar el trato personalizado y prestar la máxima atención a cada paciente.
Saber más >>¿Cómo generar los RIPS?
Le presentamos las 3 opciones más utilizadas por los profesionales de la salud para generar sus reportes de manera eficiente, dependiendo de los recursos que dispone su equipo médico.
#1. Generar RIPS por cuenta propia
Usando hojas de cálculo, como Excel o incluso papel, el prestador debe organizar la información de manera que cumpla con los requerimientos de los RIPS. Esto implica crear una tabla con todos los datos del paciente, con cada registro correspondiente a un servicio prestado, y asegurar que la información esté correcta y bien organizada según las normas.
Si ha decidido crear reportes sin ayuda de programas adicionales, siga estos pasos para no omitir ninguna etapa importante:
- Recolección de Información.
Para empezar reúne toda la información relevante de la historia clínica de cada paciente atendido: datos personales, diagnósticos, procedimientos realizados, fechas de atención, medicamentos suministrados, entre otros.
- Codificación de Datos.
A continuación, se procede a codificar los datos conforme al CIE-10 (Clasificación Internacional de Enfermedades) para diagnósticos, y el CUPS (Código Único de Procedimientos en Salud) para los procedimientos realizados.
- Formatear el documento según criterios.
Para generar el registro, el prestador debe estructurar la información en un formato específico según los requerimientos del Ministerio de Salud o las EPS (Entidades Promotoras de Salud).
- Verificar los datos escritos.
Verifique la información para asegurarse de que no haya errores en los datos, como códigos incorrectos o información faltante. Así evitará rechazos o correcciones por parte de las entidades de salud a las que se envían los registros.
- Enviar el reporte.
Una vez verificados y corregidos, los RIPS se entregan a la DIAN ya sea de manera física o electrónica.
Cuantos más pacientes tenga el médico, más RIPS tendrá que generar, lo que naturalmente aumentará el tiempo requerido para gestión de aspectos administrativos de su negocio.
#2. Contratar un servicio externo
Existen empresas especializadas en la generación de RIPS que pueden realizar este proceso de manera eficiente y segura.
Los grupos de profesionales de la generación de RIPS prometen ayudar en lo siguiente:
- Elaboración, Corrección y radicación de RIPS.
- Gestión de Residuos (Formato RH1, Plataforma SIRHO).
- Asesorías en procesos jurídicos (Actos Administrativos Subdirección de Inspección,
- Vigilancia y Control de Servicios de Salud.
Este tipo de servicios externos pueden provenir de empresas tecnológicas, consultoras especializadas o incluso firmas de auditoría con experiencia en el sector salud, que se encargan de ofrecer soluciones integrales para la creación, validación y envío de los reportes RIPS.
Los proveedores de estos servicios cuentan con plataformas digitales avanzadas y equipos capacitados para manejar todos los aspectos técnicos y administrativos de la gestión de los RIPS, asegurando que los reportes cumplan con la normativa vigente y estén correctamente codificados.
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Explorar ahora >>#3. Utilizar un software en la nube
Otra alternativa que facilita enormemente la generación de RIPS es el uso de software médico. Este tipo de herramientas están diseñadas específicamente para atender las necesidades del sector salud, integrando funcionalidades que automatizan y simplifican la creación y envío de los reportes.
Los software en la nube para el sector médico permiten que las instituciones de salud gestionen de manera eficiente la información de los pacientes, los servicios prestados y la facturación, todo en un solo sistema.
Un sistema de información y gestión de informes que opera a través de internet, ofrece los siguientes beneficios:
- Accesibilidad remota.
Los profesionales de la salud pueden acceder a los reportes desde cualquier dispositivo en tiempo real.
- Automatización y eficiencia.
El software automatiza tareas repetitivas y tediosas, como la codificación de diagnósticos y procedimientos, lo que reduce significativamente el margen de error humano y acelera el proceso de generación de RIPS.
- Actualizaciones automáticas.
Dado que el software está basado en la nube, se actualiza automáticamente para cumplir con las normativas vigentes, lo que elimina la necesidad de realizar actualizaciones manuales o recurrir a versiones obsoletas.
- Seguridad y respaldo de datos.
Un software en la nube para el sector médico certificado suele contar con medidas de seguridad avanzadas, como copias de seguridad automáticas, lo que garantiza que la información de los pacientes y los reportes esté protegida ante posibles pérdidas o accesos no autorizados.
- Escalabilidad y personalización.
Estos sistemas pueden adaptarse a las necesidades de diferentes tipos de instituciones de salud, desde clínicas pequeñas hasta hospitales grandes. Además, ofrecen opciones de personalización para ajustarse a los flujos de trabajo específicos de cada organización.
¿Cómo generar RIPS con el software Medesk?
El software médico Medesk se adapta a la normativa del sector de salud en Colombia.
La integración de la facturación electrónica y los reportes RIPS en una sola plataforma es la clave para optimizar la administración en su institución médica.
Por eso los proveedores han creado un módulo que le ayudará en este proceso y unirá facturación electrónica y RIPS en un solo lugar para que ahorre tiempo, dinero y evite errores.
Generar los reportes RIPS en Medesk es un proceso rápido y sencillo gracias a su plataforma automatizada diseñada específicamente para facilitar la integración de la facturación electrónica y los reportes de salud.
Medesk facilita aún más la generación de los reportes RIPS al hacerlo de forma automática. Solo necesita seleccionar el periodo de fechas y, si lo prefiere, generar los reportes RIPS para cada profesional de manera individual. La plataforma se encarga de compilar la información y generar los reportes de forma eficiente, cumpliendo con todos los requisitos legales y normativos.
El software también permite agregar datos específicos de su clínica, como los datos de las EPS con las que trabaja y configurar un perfil de RIPS para cada paciente. Esto asegura que cada atención esté correctamente registrada y que los reportes generados contengan toda la información relevante, sin importar la complejidad del caso.
Medesk no solo permite vincular cada atención médica con los reportes RIPS, sino que también optimiza todo el flujo de trabajo de cada aspecto administrativo en su clínica.
A continuación, le explicamos cómo hacerlo en 3 simples pasos:
1) Actualizar la información de los profesionales.
Revise si todos los profesionales de la salud estan correctamente registrados en la base de datos de la plataforma y que su información esté actualizada.
Esto incluye detalles como el nombre completo, especialidad, número de identificación y otros datos relevantes según los requerimientos de los RIPS.
2) Registrar las citas y los datos de los pacientes.
Al registrar una cita, ingrese todos los datos completos del paciente: información personal y los detalles de la atención, como pagos y el tipo de servicio brindado.
Medesk permite agregar información adicional como historial médico y respuestas a cuestionarios médicos, lo que garantizará que los reportes estén completos y sean precisos.
3) Detallar cada atención para asegurar la correcta generación de los reportes RIPS.
Detallar correctamente cada atención médica es fundamental para generar reportes RIPS precisos. En este paso, debes ingresar información sobre los diagnósticos, procedimientos y cualquier tratamiento realizado. Medesk facilita este proceso al automatizar la recopilación de todos los datos relevantes durante la consulta.
Una vez que todos los datos se han ingresado correctamente, Medesk guarda toda la información en un archivo con todos los detalles sobre la atención del paciente. El usuario de la plataforma puede crear diferentes tipos de archivos como CC, AF, AP, CT y US en el formato necesario para su envío a las EPS o autoridades de salud.
En caso de que necesite ayuda, Medesk ofrece soporte técnico disponible en todo momento. Puede ponerse en contacto con el equipo a través de chat en vivo, correo electrónico (hello@medesk.net), Whatsapp (+44 (0) 20 3868 3182) o acceder a la base de conocimientos en línea para resolver cualquier duda. Nuestro equipo está listo para asistirle y ayudarle a sacar el máximo provecho de la plataforma.
Es momento de prepararse para cumplir con la normativa de los RIPS y evitar complicaciones. Medesk simplifica este proceso para que pueda ahorrar tiempo, reducir errores y cumplir con los requisitos legales sin esfuerzo.
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