Sistema de Información Hospitalaria (HIS): ¿Cómo elegir uno?

Un software de la gestión hospitalaria es una herramienta que permite centralizar los datos de los centros de salud en un solo lugar. El sistema de información hospitalaria (HIS) lleva el control de las necesidades administrativas, financieras y de la gestión de pacientes de forma optimizada mediante un único sistema.

Hemos definido los benificios y las características que debería considerar antes de tomar una decisión de qué programa decidirá implementar.

5 Beneficios de un Sistema de Información Hospitalaria

El sistema HIS puede reunir un conjunto de funciones importantes en una unidad de atención médica. El software de la gestión clínica permite optimizar lo siguiente: la reserva de citas, la gestión de inventario, la facturación médica, la generación de informes, la gestión de registros médicos electrónicos, la información financiera, contabilidad y análisis de datos.

Independientemente del sistema que se escoja, su centro médico puede beneficiarse de las siguientes características:

• Mejor gestión de los datos.

Los hospitales generan grandes volúmenes de datos: registros de pacientes, facturas, informes financieros, recetas médicas, entre otros.

Un software para hospitales administra mejor la información que se guarda en la base de datos digital. Los profesionales pueden buscar y recuperar estos documentos rápidamente, ya que se almacenan de manera ordenada en un solo lugar.

• Gestión financiera mejorada.

Un sistema de gestión hospitalaria puede rastrear y registrar todas las transacciones financieras en una organización de atención médica.

También puede tener control de las finanzas involucradas en el tratamiento de pacientes ambulatorios.

El software centraliza la gestión de los registros financieros para que el personal del hospital pueda recuperarlos fácilmente cuando sea necesario.

Además, el software permite a los usuarios gestionar la facturación de los pacientes de manera eficiente mediante el seguimiento de las facturas pendientes y el envío de alertas a los pacientes morosos.

• Almacenamiento seguro de datos.

Registros médicos electrónicos son los datos confidenciales y deben tratarse con sumo cuidado en el sector salud.

Un software de gestión hospitalaria permite que los centros de atención médica recopilen de forma segura los siguientes documentos: el historial del paciente, los resultados de laboratorio y las recetas con menos riesgo de errores.

Como los doctores tienen el acceso a esta información, pueden rastrear el estado de la salud de los pacientes y realizar un diagnóstico en cualquier momento y desde cualquier dispositivo.

• Toma de decisiones clínicas mejoradas.

Un excelente sistema de gestión hospitalaria proporciona herramientas de informes y análisis para ayudar a los directores y médicos del hospital a tomar decisiones informadas sobre la mejora de los procesos clínicos.

• Mejor gestión de las instalaciones.

Los dueños de hospitales pueden aprovechar el software para gestionar sus recursos disponibles, optimizar el inventario, reducir el tiempo de inactividad de los equipos y optimizar las operaciones del personal.

6 Módulos más útiles para una Gestión Hospitalaria

Un software médico permite al personal médico del hospital facilitar la gestión de diferentes departamentos.

Un sistema hospitalario (his) incluye las siguientes soluciones para su centro médico. Como ejemplo, le presentaremos los módulos de nuestro software médico Medesk:

Solución 1. Módulo de informes y analíticas.

Un software que puede generar informes financieros y administrativos permite llevar control de los procesos de negocio en su clínica. Por ejemplo, el sistema Medesk tiene informes que pueden identificar canales de atracción, rastrear gastos e ingresos, calcular nóminas y comisiones, entre otros.

El módulo de analítica le permite visualizar todo en el formato de un gráfico o diagrama: la retención de pacientes, la cantidad de ausencias, información sobre los pagos.

Los gerentes, dueños, contadores y recursos humanos del hospital pueden beneficiarse de este módulo y tomar las decisiones relativas a la gestión hospitalaria y pronosticar el crecimiento del negocio.

Solución 2. Reserva de citas en línea.

La opción de reservar consultas en línea desarrolla la autonomía de los pacientes y libera a los recepcionistas de carga innecesaria. Algunos programas cuentan con portales de pacientes u ofrecen la función de reservas en línea que les permiten solicitar citas, ver sus registros médicos y pagar facturas en línea.

Puede ajustar la programación de consultas y configurar el formato de pagos de forma automática. Para realizar esto, tiene que conectar el módulo de la reserva de citas con su página web o las redes sociales. El paciente puede acceder al horario a través del link y elegir la hora, el médico y el día de la consulta.

Tan pronto se inscriba para la consulta, las citas reservadas aparecerán en la agenda médica. Tanto el recepcionista como el médico verán la información actualizada sobre el día, el motivo de la consulta y el estado de pago.

Además, incluye el manejo ambulatorio, que implica coordinar la atención médica y los servicios para pacientes que reciben atención fuera de las instalaciones del hospital. Esto significa que también puede utilizar la plataforma para planificar y realizar consultas en línea.

Solución 3. Historia clínica electrónica.

Una historia clínica digital aborda el mantenimiento de registros, acreditaciones y requisitos legales, ofreciendo tranquilidad respecto a la seguridad de los datos de los pacientes. El sistema garantiza la encriptación y el cumplimiento de las normativas de seguridad vigentes. Además, la automatización del almacenamiento en la nube garantiza la integridad de los documentos, eliminando cualquier preocupación sobre la pérdida de información.

Las herramientas de una historia clínica digital optimizan la toma de notas, ahorran tiempo y facilitan una mayor interacción con los pacientes.

Se destacan cuatro funciones clave: autocompletar notas, selección de respuestas múltiples, arrastrar y soltar archivos, y responder preguntas abiertas con opciones de 'sí/no'.

Adicionalmente, el profesional puede gestionar pagos, emitir facturas electrónicas y enviar recetas por correo electrónico directamente desde el historial clínico, sin necesidad de cambiar de plataforma.

Solución 4. Agenda médica.

Mediante el módulo de una agenda médica, puede administrar las citas: cancelar, programar o enviar recordatorios automáticos.

La automatización del registro es una solución efectiva que permite ver simultáneamente los horarios de varios especialistas, recordar a los pacientes las citas a través de SMS y registrar los datos del paciente en una historia clínica digital. La información se reflejará inmediatamente en una ventana especial del programa.

El recepcionista tiene la capacidad de añadir detalles adicionales sobre la consulta, como si es en línea o presencial, si se trata de una cita recurrente o de emergencia, entre otros aspectos relevantes. Además, puede indicar el estado de la consulta mediante códigos de colores.

Por su parte, el profesional puede iniciar la consulta directamente desde la agenda médica. Por ejemplo, puede acceder al módulo de Telemedicina y abrir simultáneamente el historial médico del paciente.

Solución 5. Facturación médica.

Dentro de las funcionalidades más destacadas de los softwares hospitalarios, la gestión de facturación se erige como una herramienta fundamental.

Esta característica permite una gestión eficiente en la emisión de facturas y pagos, garantizando un proceso preciso y ordenado.

Asimismo, la gestión del registro del paciente se destaca como otra pieza clave, permitiendo documentar y administrar integralmente su historial clínico, servicios recibidos, agenda de citas, y demás aspectos relevantes para una atención médica de calidad.

La plataforma Medesk permite generar facturas aprobadas por DIAN desde su cuenta.

Solución 6. Informes de inventario.

Con acceso a informes detallados, puede obtener información sobre suministros médicos, equipos y medicamentos. Los profesionales pueden realizar un seguimiento de los recursos disponibles en tiempo real. Los sistemas informáticos ayudan a procesar gran cantidad de información sobre las adquisiciones y garantizar que los suministros necesarios estén siempre disponibles cuando se necesiten para la atención de los pacientes.

Los informes de inventario también pueden ayudar a garantizar el cumplimiento de las regulaciones y estándares de salud, al proporcionar documentación adecuada sobre la disponibilidad y el uso de suministros médicos en el hospital.

Áreas que se puede Optimizar dentro de un Hospital

#1. Gestión de quirófano.

En la mayoría de los casos, la gestión operativa del quirófano ayuda a aumentar la eficiencia de un centro médico.

La información clínica sobre la cantidad de intervenciones quirúrgicas en un día permite minimizar los recursos necesarios y los costos relacionados.

Un software médico ayuda a obtener las respuestas a estas preguntas:

• ¿Cuántos anestesistas o enfermeras instrumentistas se requerirán la próxima semana para atender las operaciones programadas?
• ¿Cómo podemos minimizar el costo de los medicamentos utilizados en la sala de operaciones?

Se consideran decisiones a largo plazo, como evaluar la rentabilidad de expandir o equipar ciertos espacios.

El acto de coordinar y ejecutar todas las partes de un quirófano mediante este tipo de software ayuda lograr un conjunto definido de objetivos, como garantizar la seguridad del paciente, y un acceso apropiado al quirófano para que puedan operarse de manera oportuna, maximizar la eficiencia en el uso de la sala, el personal y los materiales, así como disminuir o eliminar los retrasos en las intervenciones.

#2. Zona de recepción.

El software puede gestionar el horario de los médicos y programar citas de manera eficiente, evitando la superposición y optimizando la disponibilidad de tiempo de consulta.

El sistema puede enviar recordatorios automáticos de citas por mensaje de texto, correo electrónico o llamada telefónica, lo que reduce las ausencias y reprogramaciones de última hora. Esto facilita el proceso de atención y libera de la carga extra a los recepcionistas.

Además, el sistema puede verificar automáticamente la elegibilidad del seguro del paciente y calcular los copagos o deducibles pendientes, agilizando el proceso de facturación.

El software puede rastrear el flujo de pacientes en tiempo real, lo que permite al personal de recepción gestionar las colas de espera de manera más efectiva y redistribuir los recursos según sea necesario.

Los datos del paciente, como historial médico, alergias, medicamentos actuales y resultados de pruebas, están fácilmente disponibles en el sistema, lo que permite al personal de recepción proporcionar un servicio más personalizado y eficiente.

#3. Sala de radiología.

La interoperabilidad es una de las características más valiosas de un sistema de información. Un software médico permite el intercambio de información. Puede agilizar la información e intercambiar los datos con otros sistemas hospitalarios, como registros médicos electrónicos o resultados de los exámenes.

Puede optimizar la administración del inventario de equipos radiológicos y suministros asociados, programar mantenimiento preventivo y gestionar la reparación de equipos, lo que garantiza un funcionamiento óptimo y minimiza los tiempos de inactividad.

Adicionalmente, algunos sistemas permiten el acceso remoto a las imágenes y datos radiológicos, lo que permite a los radiólogos revisar estudios y emitir informes desde ubicaciones externas al hospital, mejorando la eficiencia y la capacidad de respuesta.

Además de eso, el software puede ayudar a programar los exámenes de radiología de manera eficiente, asignando recursos como salas de examen y personal según la demanda y la disponibilidad.

Finalmente, tecnologías de la información facilitan la captura, almacenamiento y acceso seguro a las imágenes radiológicas, lo que permite a los radiólogos y otros profesionales médicos revisar y analizar los estudios de manera rápida y precisa.

#4. Finanzas.

Un sistema médico proporciona herramientas para monitorear y analizar los costos operativos del hospital, identificando áreas de gasto excesivo o ineficiente y permitiendo la implementación de medidas correctivas.

Puede elegir el formato de informes dependiendo del aspecto que quiere analizar: los ingresos, gastos, rentabilidad o rendimiento financiero del hospital. Esto le permite a la administración tomar decisiones informadas y estratégicas para mejorar la salud financiera de la institución de salud. Hemos desarrollado más de 40 informes listos para utilizar, sobre los diversos parámetros necesarios para controlar el desarrollo de su clínica.

Además, una plataforma digital para hospitales, como, por ejemplo, Medesk, garantiza el cumplimiento de las normas.

El sistema de gestión hospitalaria Medesk cumple con las regulaciones financieras, como RIPS y normativas de facturación médica, evitando multas y sanciones por incumplimiento.

Sistema de gestión hospitalaria Medesk

Un software para hospitales Medesk garantiza que solo las personas con acceso autorizado puedan ver los registros confidenciales de los pacientes.

Puede configurar niveles de acceso y obtener solamente los módulos que le interesan. Medesk es un software médico para clínicas meidanas, grandes y para hospitales.

El sistema cuenta con los módulos necesarios para un manejo exitoso dentro de una clínica:

• Agenda médica para organizar el horario y modificar cualquier cambio en tiempo real.
• Historia clínica digital para optimizar la toma de notas en cualquier especialidad.
• Reserva de citas en línea para hacer el proceso de inscribirse en las consultas más fácilmente para los pacientes.
• Telemedicina para poder prestar servicios médicos de forma remota y a las personas que viven en pueblos o zonas remotas.
• Emisión de facturas electrónicas para hacer que el proceso del pago cumpla con todas las normativas.