Por qué debes pasar del papeleo tradicional a fichas digitales

Convertir nuestro sistema de atención sanitaria en una herramienta totalmente digital es uno de los temas más actuales en este momento. Incluso si aún no eres consciente de por qué es una buena idea pasar del papeleo tradicional a las historias clínicas electrónicas, seguro que si eres consciente de los grandes beneficios que tiene. A continuación, vamos a comentar algunas de las ventajas a la hora de usar soluciones médicas en las clínicas de atención sanitaria.

Los problemas habituales en el papeleo tradicional

Muchas de las desventajas de usar papeleo manual para registrar y almacenar notas médicas son las mismas que para el uso del papel tradicional en general. En otras palabras, el papel físico es bastante peor que las herramientas digitales por muchas razones, incluso fuera del ámbito médico.

A continuación, analizamos algunos de los problemas más frecuentes con los que seguro que te has encontrado al usar el papel tradicional en la atención sanitaria:

• La escritura a mano puede ser ilegible tanto para los colegas como para los escáneres
• Algunas páginas pueden perderse o desaparecer en los viajes, como, por ejemplo, las cartas o los resultados del laboratorio
• Cuando trabajas con papeleo tradicional y quieres compartir la información de forma electrónica, primero tienes que escanearlos y luego mandarlos por correo, por ejemplo, los archivos adjuntos confidenciales
• Los datos no estructurados no se analizan de forma automática, como las novedades
• La información suele tardar más tiempo de la cuenta en enviarse, como aquella que solicita el cliente
• Copiar, almacenar y transportar la documentación es caro
• Es fácil que se destruya, como por culpa de una trituradora, un incendio, un robo, un extravío o el agua
• Es difícil realizar un seguimiento para saber quién ha visualizado la información, sin ninguna pista de auditoría
• Tiene un gran impacto medioambiental

Las ventajas más claras de una historia clínica electrónica

Después de haber comentado los problemas más frecuentes de las clínicas médicas que utilizan el papeleo tradicional, podrás ver con mucha más claridad las ventajas de una historia clínica online. Una vez tienes eso en cuenta, es hora de cambiar tu enfoque. Vamos a hablar de los enormes beneficios a la hora de registrar y almacenar la información de los pacientes en una Historial Médico Electrónica.

Atención sanitaria de mayor calidad

Mientras más información tengas que gestionar al cuidar de tus clientes, mayor deberá ser la calidad que ofrezcas. Por supuesto, la mayor parte de la gestión clínica se basa en la puesta en marcha de tu negocio y en aspectos que poco tienen que ver con la medicina. Sin embargo, las mejores soluciones de software son aquellas que te permiten mejorar el cuidado de tus pacientes a la misma vez que optimizar tu clínica como negocio de atención sanitaria.

Utiliza las siguientes herramientas digitales dentro de tu plataforma de gestión clínica para ofrecer la mejor atención sanitaria:

• Busca la Clasificación internacional de enfermedades (CIE-10) para registrar los diagnósticos de cada paciente
• Configura tu clínica siguiendo las recomendaciones del Instituto Nacional para la Salud y la Excelencia Clínica, y conseguirás la excelencia clínica, así como mantener informados a tus pacientes
• Genera recetas de forma automática
• Busca el perfil de todos los medicamentos que necesites para tomar la decisión más adecuada
• Crea plantillas para tomar notas que te resultarán muy útiles en los procesos clínicos estandarizados

Impulsa tu satisfacción laboral y la experiencia de los pacientes

El nivel de satisfacción de tus clientes está estrictamente relacionado con la atención que reciban cuando visiten tu clínica. Si tenemos en cuenta la presión a la que están sometidos los recepcionistas, es bastante normal que puedan cometer algún error relacionado con el flujo de trabajo. Por tanto, empezar a usar las historias clínicas online no está vinculado solo con el hecho de pasarse a la era digital. Cuando subes toda la información de tu clínica a la nube, tu proveedor de software clínico deberá ayudarte a optimizar tu flujo de trabajo.

Conseguirás que tus colegas se sientan mucho más satisfechos con el trabajo e impulsarás la experiencia del paciente si:

• Entienden la carga de trabajo y se ayudan unos a otros
• Pueden programar citas de pacientes a cualquier hora y fecha, y con cualquier médico con un simple clic
• Generan informes sobre el rendimiento de la clínica de forma automática
• Enlazan tareas delegadas en los registros y citas de los pacientes
• Reducen los flujos de trabajo innecesarios y digitalizan el resto

Ahorra dinero e invierte en tu clínica

La solución ideal para gestionar una clínica debería considerarse una inversión en lugar de un gasto. Al optimizar todos tus procesos empresariales, ahorrarás mucho más dinero del que has gastado en una buena plataforma digital. Esto es así porque las mejores herramientas son aquellas que actúan como ecosistemas codificados cuando se trata de realizar seguimientos y optimizar tus actividades promocionales.

A continuación, vamos a explicarte cómo puedes ahorrar dinero gracias a una HCE con herramientas de gestión clínica basadas en la relación con los clientes:

• Te mantiene informado sobre el rendimiento de cada canal de adquisición con enlaces personalizados de reservas en línea
• Sabrás cuando y por qué los potenciales clientes entran en tu plataforma de reservas y no solicitan ninguna cita
• Descubrirás qué pacientes tienen que pagar en cada momento
• Harás y recibirás llamadas a través de la plataforma para optimizar la eficiencia del personal de recepción

Almacena toda la información junta en un solo lugar

Estoy seguro de que podrás ver el beneficio que tiene almacenar toda la información de los pacientes en un solo lugar incluso aunque se limite al papeleo tradicional. Por ejemplo, imagina que vuelves a la oficina tras el confinamiento en casa. Poder ver todas las muestras de sangre almacenadas en el mismo lugar dentro del registro de cada paciente es un gran alivio, sobre todo, cuando tienes que adaptarte otra vez a trabajar en la oficina. Pues funciona de la misma forma cuando se trata de digitalizar los datos en un solo lugar, pero con una importante diferencia.

Al unificar todos tus registros digitales, podrás:

• Analizar el progreso de cada paciente de forma individual
• Proporcionar la mejor atención sanitaria
• Mejorar la eficacia clínica
• Descubrir las novedades en tu clínica y negocio
• Entender el perfil de cada paciente para crear promociones efectivas

Integra servicios para optimizar los flujos de trabajo

Digitalizar tus tomas de notas es un buen comienzo, pero hay muchos más elementos que debes tener en cuenta en relación con las historias clínicas online. Después de todo, aunque uses una HCE, aún tendrás que añadir los análisis de sangre de forma manual o escanear informes y todo tipo de información adicional de la que dependas para proporcionar un diagnóstico exacto y un plan de tratamiento. Eso por no mencionar que podrás buscar entre un diverso número de diferentes plataformas digitales para conseguir la información que necesitas.

Tu sistema de gestión clínica debería incluir o, al menos, ser capaz de integrar:

• Reservas en línea que te mantienen al tanto sobre los canales de adquisición y te actualizan a diario
• Servicios de pago digital, como Stripe, para animar que los clientes hagan pagos por adelantado y se reduzcan las ausencias a las citas
• Correos electrónicos y/o mensajes de texto automatizados, como LabsMobile, para la confirmación de citas y recordatorios
• Plataformas de contabilidad, como Xero, para realizar facturaciones precisas y mantener las reservas
• Análisis completos con Google Analytics para optimizar la adquisición de pacientes y la reserva en línea