Los mejores consejos para gestionar tu clínica privada

A la hora de abrir una clínica privada, es tan importante ser un buen médico como un buen emprendedor. Este tipo de carrera en el mundo de la medicina requiere tanto de conocimientos de gestión administrativa como de otro tipo de habilidades más generales. De hecho, están especialmente relacionadas con las particularidades del país en el que trabajes.

A continuación, te presentamos algunos consejos prácticos que te ayudarán a gestionar tu clínica privada de la mejor forma posible.

Claves para triunfar con tu clínica privada

Seguridad y marco legal

Antes de emprender con una clínica privada, necesitas conocer las leyes relativas a este negocio. La mejor forma de hacerlo es mediante la asesoría de un abogado.

Esto es lo que necesitas para asegurarte de que sigues la ley al pie de la letra en tu clínica privada:

• Tener en cuenta la cantidad de impuestos que has de pagar en tu clínica por realizar tu trabajo;
• Calcular tus ingresos para conocer la solvencia de tu negocio;
• Disponer de seguros para los empleados y el espacio de trabajo.

Investigación y análisis de mercado

Para entender los riesgos y las oportunidades de tu clínica a largo plazo, necesitas:

• Garantizar un salario fijo para ti y para tus empleados;
• Fijar una tarifa para los pacientes de acuerdo con el valor de mercado que tienen tus servicios.

Y un análisis realizado por el organismo competente de tu país que demuestre que, tras el impacto inicial de la pandemia por el coronavirus, los sanitarios del sector privado empezaron a abrir sus puertas para todos los pacientes. El hecho de que estos sanitarios pudieran hacerlo demuestra que existe una demanda actualizada en cuanto a los servicios médicos y privados, lo que brinda una gran oportunidad a aquellos que quieran emprender su negocio. Sin embargo, conviene tener en cuenta que el impacto económico del año 2020 sobre el sector de los seguros fue notable. Algo que se ha visto reflejado también en el coste de los servicios médicos privados.

Puedes solicitar ayuda a los comerciales sanitarios si te resulta complicado encontrar más información sobre estos problemas o si no tienes tiempo/conocimientos para hacerlo.

Tu clínica privada como espacio de trabajo

Tanto el local que uses como su ubicación son factores relevantes que afectan al éxito en la gestión de tu clínica. Por ejemplo, podrás gestionar tu clínica privada con más facilidad si trabajas en una localidad pequeña con unos pocos miles de habitantes. En cambio, no tendrás una demanda tan alta con respecto a poblaciones más grandes. Para entender las diferencias, un gestor de cualquier clínica privada que trabaja en una gran ciudad ha de tener en cuenta el tráfico y los atascos. Del mismo modo, al escoger un local para la clínica, es importante valorar las conexiones de transporte público.

Para optimizar las cuentas de tu clínica privada es aconsejable elegir una localización teniendo en mente los siguientes factores:

• Que sea un edificio apto para la ejercer ejercer la medicina, y que esté exento de riesgos;
• Que tenga un tamaño acorde a tus necesidades;
• Que sea accesible para los pacientes con discapacidad;
• Que los precios del alquiler sean asumibles;
• Que esté cerca de tu vivienda habitual.

Una clínica bien diseñada ha de tener, como mínimo, varios de estos factores tanto para los pacientes, como para los empleados. Piensa en la mejor forma de organizar el espacio de las salas de espera y consultas. Además, quizá te interese implementar áreas separadas para la recepción y la salida de los pacientes. Todo ello podría mejorar el flujo de entrada y salida en la clínica, así como el rendimiento de los empleados. Además, te permitirá cumplir con las reglas y recomendaciones referentes al coronavirus.

Escoge el software médico ideal para tu consulta privada

Aunque el servicio médico que ofrezcas sea de un gran nivel, hay múltiples factores que, si no los cuidas, pueden arruinar la experiencia del paciente a lo largo de su estancia en tu clínica. Una de las quejas más comunes de los pacientes es el papeleo que deben rellenar durante las consultas. Esto origina sensaciones negativas a nivel de confianza, garantía y seguridad.

Un software médico para las clínicas privadas es una excelente ayuda gracias a estas características:

• Plantillas personalizables para los informes médicos.
• Conjuntos predefinidos de plantillas y servicios asociados.
• Creación automática de recetas, cartas de derivación y mucho más.

Un buen software médico de gestión clínica te permite saber cuál es el canal de adquisición por el que un paciente acude a tu clínica por primera vez. Estos sistemas, gracias a su excelente funcionalidad, calcularán el rendimiento y la evolución de los distintos canales a lo largo del tiempo. De ese modo, podrás determinar con precisión si un canal de adquisición reporta o no beneficios.

Puedes usar las siguientes herramientas para aumentar la tasa de adquisición de pacientes:

• Seguimiento de los canales de adquisición.
• Sistema de reservas online.
• Opciones de prepago y depósito.
• Confirmaciones de reservas automáticas mediante mensajes de texto y correo electrónico.

El software médico te ayuda a garantizar la retención de pacientes en tu clínica de las siguientes formas:

• Gestiona y delega tareas y flujos de trabajo.
• Graba las llamadas telefónicas para controlar su calidad y realizar mejoras.
• Desarrolla reportes personalizados con el objetivo de resolver cualquier duda del ámbito empresarial.

Personal clínico

Uno de los factores más importantes al crear un equipo es tener empleados con empatía, experiencia relevante de trabajo en equipo y muchas ganas de mejorar cada día.

Aunque seas consciente de la importancia que tiene gestionar bien una clínica privada con enfermeras o técnicos de laboratorio y otros miembros del personal médico, intenta también encontrar a un gestor que te ayude con los asuntos económicos, la documentación y la gestión del departamento de Recursos Humanos.

Cómo trabajar con tu equipo y motivarlos

¡Felicidades! Has terminado el proceso organizativo y ahora es el momento de trazar un plan para que tu equipo crezca. Hay muchas formas de hacerlo, sin embargo, nos vamos a centrar en las más eficaces.

Recursos Humanos

Necesitas planificar con antelación la contratación, gestión y retención del personal clínico. Además, es importante que el departamento de administración promueva el crecimiento del negocio. Para clínicas que están empezando, creciendo o que incluso ya tienen bastantes años de experiencia, estas responsabilidades pueden ser abrumadoras. Por ello, te aconsejamos contratar a un especialista en recursos humanos o delegar estas tareas en una empresa de contratación.

¿Cuales son las funciones de un director de RRHH en una clínica médica privada?

Pagos de nóminas e impuestos;

• Conformidad y cumplimiento de la legislación laboral;
• Gestión de las prestaciones laborales;
• Administración del desempleo;
• Indemnizaciones para los trabajadores;
• Gestión de riesgos.

Hay 4 tipos de servicios de RRHH que son los que se suelen utilizar en las consultas médicas privadas:

• Gestión del personal médico: es responsable de todos los sanitarios que trabajen en tu clínica, a excepción de los estudiantes en prácticas;
• Desarrollo del personal: creación e implementación de una formación completa;
• Gestión de las divisiones de recursos humanos: facilita la comunicación entre los compañeros de trabajo.

A medida que un negocio empieza a contratar cada vez a más empleados, un gran número de clínicas privadas están descubriendo los beneficios a nivel empresarial de externalizar el departamento de Recursos Humanos.

Promueve el aprendizaje continuo y a largo plazo

Los trabajadores del sector sanitario conocen la importancia del aprendizaje continuo mucho más que los profesionales de otras industrias. Por su parte, los gestores de clínicas privadas y otros miembros del equipo también han de ser conscientes de ello.

¿Por qué es tan importante?

La satisfacción de ver a tus empleados asistir a conferencias, a cursos o a webinarios relacionados con su puesto o con las especialidades de tu clínica en general es algo genial. Además, puedes motivarlos a aprender y descubrir habilidades en ámbitos que les eran desconocidos hasta la fecha. Como decíamos antes, hay una gran variedad de posibilidades en este aspecto, desde cursos de publicidad para médicos, recursos humanos para enfermeros, informática para técnicos de laboratorio o psicología para los gestores clínicos, entre otros.

Un enfoque multidisciplinar siempre ayuda en un contexto de crisis o de futuro incierto, como, por ejemplo que alguno de tus empleados tenga una enfermedad, la necesidad de aislarse por el coronavirus, los problemas informáticos o la gestión de pacientes complicados. Por tanto, podrás resolver la mayoría de los problemas al disponer de un buen conocimiento de los principios básicos de la psicología y sumarle tu experiencia en RRHH.

Puede sonar repetitivo, sin embargo, no olvides que el éxito de tu clínica privada depende directamente de cómo actúes ante los nuevos datos que extraigas de los análisis y del nivel de comprensión que tengas sobre los fundamentos básicos de tu negocio. Por ejemplo, en el caso concreto del ámbito clínico, si no estás a la vanguardia de la evidencia científica, no podrás darle a tus pacientes el servicio que merecen. Es más, incluso podría ser peligroso, ya que basarías tus tratamientos en enfoques médicos anticuados. Anima a tus empleados a mantenerse informados sobre las novedades del sector médico, tanto en formato físico como digital, así como que accedan a otros recursos que puedan ser interesantes para mejorar sus conocimientos, como revistas médicas.

Trabajo en equipo en vez de competencia

Evita que tus trabajadores compitan entre ellos. El objetivo es conseguir que todos los miembros del equipo remen en la misma dirección, al igual que haces tú. Para ello, haz que la educación a nivel laboral sea colaborativa.

Sigue estas recomendaciones para fomentar el trabajo en equipo y la solidaridad entre compañeros:

• Deja claro los roles individuales;
• Di «no» a los favoritismos en las evaluaciones de los empleados;
• Encuentra puntos a favor y en contra en todas las situaciones y ayuda tanto al equipo como a los empleados de forma individual a que aprendan de la experiencia;
• Evita las situaciones de acoso e intimidación en la clínica;
• Ten una actitud de respeto absoluto por los empleados que provengan de otras culturas o practiquen una religión diferente.

¡No te olvides de los trabajadores remotos! Si hay trabajadores remotos, es importante hacerles sentir parte del equipo y mantener su compromiso con la clínica mediante conferencias de video, sesiones de grupo y llamadas frecuentes.

¿Qué más puedes hacer como gestor de una clínica privada?

• Mejora el capital social;
• Únete a programas educativos;
• Desarrolla dotes de liderazgo;
• Interactúa con especialistas en marketing y otros gestores;
• Mejora tus habilidades médicas;
• Descubre tendencias y novedades;
• Se agradable y muestra empatía a tus pacientes;
• Mejora tu clínica todos los días.

La responsabilidad de gestionar una clínica médica privada es enorme. Necesitas habilidades en comunicación, paciencia y un enfoque multidisciplinar. Por ello, delegar los aspectos que están fuera de la medicina es una buena idea para evitar el «síndrome del trabajador quemado». Abandona la multitarea en cuanto sientas que la situación te sobrepasa. De hecho, es probable que esto suceda cuando tu trabajo consiste en realizar múltiples roles distintos.

En consecuencia, contratar a los empleados adecuados es clave para lograr el éxito de tu clínica. Trabajar con personas a las que respetas, con las que puedes comunicate sin problemas y donde todo el mundo se siente bien, es una gran suerte. No olvides que el capital humano y social es la mejor inversión en tu negocio y tu vida laboral.

Por último, la decisión de combinar la labor como médico y como gestor clínico está en tus manos. Si estás seguro de que merece la pena intentarlo, ¡a por ello!