Lista de Espera en un Centro de Cirugía Estética: ¿Qué es y cómo Funciona?

La cirugía plástica vive un momento de gran popularidad, con una demanda que se ha duplicado en los países hispanohablantes en los últimos años. Este incremento, aunque positivo, ha traído consigo un problema común en muchas clínicas de cirugía: la sobreocupación de la agenda médica.

La cirugía es una disciplina que demanda un alto nivel de detalle y habilidad técnica. Los equipos quirúrgicos trabajan de manera coordinada en entornos de alta presión. Ejecutar operaciones complejas requiere una toma de decisiones rápida y precisa. Por lo tanto, es importante encontrar el equilibrio que permita a los profesionales atender a los pacientes de manera oportuna y evitar al mismo tiempo sobrecargas que puedan generar errores.

¿Cómo podemos entonces optimizar este proceso y ofrecer una mejor experiencia sin generar frustración e incertidumbre? Listas de espera electrónicas pueden ser la clave.

En este artículo, analizaremos las ventajas de una lista de espera digital y cómo esta solución puede elevar la calidad de los servicios médicos en el campo de la cirugía estética.

Lista de espera quirúrgica: ¿Qué problemas aborda?

Una lista de espera es útil cuando la demanda supera la oferta y hay limitaciones en la disponibilidad de algun recurso (cirujano, quirófano, etc.). Es un sistema que gestiona las solicitudes de pacientes para citas, intervenciones quirúrgicas y pruebas diagnósticas de alta demanda.

Imagine una situación: un paciente llama a su clínica y dice que necesita una intervención quirúrgica de blefaroplastia específicamente el 5 de noviembre, pero hay cola. Si tiene una lista de espera, al accederla podrá decir rápidamente que la primera fecha para la cita sería en enero. Así pondría al paciente en la lista de espera y le contactaría en caso que alguien sea dado de alta para invitarlo antes.

Lo que permite el registro de espera es atender a todos los pacientes de manera ordenada. Al priorizar y clasificar las citas, el profesional de la salud puede proponer sus servicios a un gran número de pacientes en vez de rechazar las solicitudes.

Una lista de solicitantes optimiza la gestión de operaciones pendientes si el cirujano no está disponible pos siguientes motivos:

• Prevención de riesgos laborales. Por ejemplo, para evitar jornadas quirúrgicas excesivas y sin descansos adecuados, el cirujano necesita recuperarse para reducir la fatiga.
• Optimización del tiempo de trabajo. Organización de la agenda médica con pausas ofrece asistencia sanitaria de mayor calidad para los pacientes.
• Priorización procedimientos según la urgencia y la necesidad clínica.

En consecuencia, una lista de espera son una herramienta que optimiza el tiempo máximo de espera, mejora la experiencia del paciente y reduce la carga de trabajo del personal de recepción.

Ante una cancelación, el sistema consulta automáticamente la lista de espera y contacta al paciente en primer lugar para ofrecerle la disponibilidad.

¿En qué ocasiones utilizar una lista de espera?

La profesión de un cirujano requiere precisión y enfoque, por lo cual los profesionales de este campo se enfrentan a mucha presión. Cometer errores en este campo puede tener graves consecuencias.

A la hora de organizar el tiempo medio de esperas de cirugías, sus pacientes sabrán el tiempo de demora media y tendrán más claridad sobre tiempos de espera.

El profesional de la salud puede ofrecer la inclusión del paciente en la lista de espera cuando este llama a la clínica, revela la necesidad de una operación en la consulta de atención primaria o reserva una consulta en línea.

Hoy en día, numerosos software médicos ofrecen plantillas de lista de espera personalizable las que puede adaptar para sus necesidades: descargar, imprimir o almacenar dentro de la agenda médica digital.

El profesional de la salud podría utilizar la plantilla en las siguientes situaciones:

#1. Alta demanda de un procedimiento específico

Como los servicios de cirugía plástica cada vez se están volviendo más populares, las colas para los procedimientos como liposucción, aumentan.

Cuando un procedimiento así experimenta aumento en la demanda, hay 2 soluciones: mandar a su cliente a un centro alternativo u ofrecer inscribirlo en una lista de pendientes.

Sin embargo, su centro sanitario presta los servicios que son escasos o en alta demanda, la lista permite optimizar el horario y evitar la pérdida de ingresos.

Una plantilla digital con los pacientes inscritos hace el proceso de espera estructural y permite a sus pacientes planificar su horario de antemano. El médico, a su vez, puede gestionar estas solicitudes de manera organizada.

#2. Limitada disponibilidad de un cirujano particular

Si un cirujano en particular es muy reconocido o tiene una gran demanda debido a su experiencia o especialización, su agenda podría estar completa con meses de anticipación.

En este caso, las listas de espera ayudan a evitar el agotamiento profesional y realizar el registro de pacientes sin perderlos. Es una herramienta para la retención de nuevos clientes y protección financiera para su negocio médico.

Al tener una visión clara de la demanda, se puede planificar la agenda del cirujano de manera estratégica, evitando la sobrecarga laboral y el agotamiento profesional ("burnout"). Esto contribuye a mantener la calidad de la atención y el bienestar del equipo médico.

También es una forma de realizar registro de pacientes y facilitar el contacto continuo con ellos. Al ofrecer la posibilidad de ingresar en una lista de espera, evitará que los pacientes busquen atención en otras clínicas.

#3. Gestión de cancelaciones

Es posible que un paciente cambie de decisión en el periodo de espera entre la fecha de entrada y la fecha programada para la intervención quirúrgica.

Los motivos pueden ser diferentes: que se resuelva su problema de forma alternativa o que surjan circunstancias imprevistas que le impidan someterse a la cirugía.

Estas cancelaciones, aunque inevitables, pueden generar ineficiencias en la programación y afectar la utilización óptima del tiempo del cirujano y los recursos de la clínica.

En una situación así, puede eliminar al cliente y ofrecer el tiempo disponible para el próximo cliente en el turno.

#4. Planificación a largo plazo

Ciertas intervenciones quirúrgicas requieren una planificación exhaustiva y a largo plazo. Por ejemplo, algunas cirugías pueden tener una mayor demanda en ciertas épocas del año, como después de las vacaciones o antes del verano. Una lista de espera ayuda a gestionar estos picos de demanda.

También, no siempre hay disponibilidad inmediata de los especialistas para las cirugías reconstructivas complejas, los procedimientos combinados (que involucran múltiples áreas del cuerpo) o aquellos que requieren la coordinación de un equipo multidisciplinario.

En estos casos, una lista de espera electrónica permite no solamente organizar el proceso de atención médica, sino también tener ingresos constantes en su clínica.

#5. Gestión de periodos de baja del profesional o imprevistos

Los cirujanos, como cualquier otro profesional, pueden necesitar periodos de baja por enfermedad, vacaciones, formación o imprevistos personales. En estas situaciones, una lista de espera permite gestionar la continuidad de la atención a los pacientes sin generar interrupciones abruptas.

Al registrar a los pacientes en una lista de espera, se les puede informar sobre la situación y ofrecerles la opción de esperar a que el cirujano regrese o ser atendidos por otro profesional cualificado dentro de la misma clínica.

Las plantillas de espera digitales en Medesk están conectadas con el módulo de la agenda médica. Gracias a su integración con la agenda médica, consultar la disponibilidad de otros profesionales lleva menos de un minuto.

¿Cómo son las plantillas de listas de espera en Medesk?

Como mencionamos en el apartado anterior, el software médico Medesk incluye las plantillas de espera en la agenda médica. El módulo de agenda médica Medesk incluye varias funcionalidades avanzadas, una de las cuales es una lista de espera en el formato electrónico.

Los proveedores de Medesk llevan más de 11 años prestando sus servicios en América Latina y, según opiniones de sus usuarios, ofrecen soluciones modernas y a precio moderado para los profesionales de salud de la región.

Podemos dividir el proceso de creación registros de espera en 3 pasos:

En el momento de crear una lista de espera, tendrá que ingresar datos personales: fecha de nacimiento, apellido, contactos, operación planificada y el nombre del médico.

• Lista de espera digital.

Un paciente puede ser incluido en la lista de espera electrónica cuando la agenda del especialista está completa o la fecha de cita ofrecida no le conviene.

En tal caso, el recepcionista indica la información relevante en la lista: las fechas preferentes del paciente y cualquier otra observación relevante. También se indica el procedimiento: cirugía cardiaca, prótesis de rodilla, prótesis de cadera, entre otros.

Puede adjuntar la plantilla a la agenda y añadir etiquetas con la información adicional: motivo de la consulta, hora de visita preferible, estado de pago, entre otros.

La información registrada y la historia clínica del paciente de la cita previa, se almacenarán en la base de datos electrónica de Medesk.

• Notificación a través de recordatorios automáticos.

Tan pronto como crea el registro de lista de espera quirúrgica y planifique la fecha de visita, verá el horario completo y organizado en el programa.

Para que el paciente no se olvide del procedimiento, el recepcionista puede configurar el envío de recordatorios automáticos 1 día antes de la visita. Ya sea mediante un chat por Whatsapp o SMS, el paciente que se encuentra en la lista de espera recibirá el mensaje y podrá avisar al cliente de manera automática.

• Agenda de una cita médica.

Como el software médico Medesk es una solución, toda la información relevante a cada paciente se almacena en un solo lugar: historial de atenciones pasadas, pagos, historial médico, facturas emitidas y citas pendientes y realizadas.

El recepcionista puede acceder a los datos personales de un paciente particular para llamar y confirmar la reserva de la cita.

De esta manera, la solicitud del paciente queda automáticamente cerrada. El profesional de la salud podrá acceder a la historia clínica y ver la información sobre primeras consultas a través de la plataforma, lo cual ahorra significativamente tiempo del proceso de atención sanitaria.

Para finalizar

La creciente demanda de procedimientos estéticos, sumada a la limitada disponibilidad de ciertos especialistas y la necesidad de una planificación exhaustiva, plantea desafíos que requieren soluciones innovadoras.

Las listas de espera, y especialmente las listas de espera digitales, se presentan como una herramienta esencial para abordar estos desafíos:

• Mejora la experiencia del paciente.
• Optimizar la gestión de la agenda.
• Facilitar la gestión de cancelaciones y la planificación a largo plazo.
• Proteger la rentabilidad del negocio.
• Gestionar periodos de baja del profesional o imprevistos.

En particular, plataformas como Medesk integran las listas de espera digitales directamente en la agenda médica, ofreciendo una solución completa y eficiente. Para explorar las funcionalidades de la plataforma más detalladamente, acceda a una prueba gratuita de 2 semanas.