Casos Prácticos: Implementación de Medesk en la IPS Artem

Gracias a los avances tecnológicos en el sector sanitario, los profesionales de la salud pueden delegar el 80% de sus tareas a programas digitales.

El software médico Medesk es una solución integral que está diseñada para adaptarse fácilmente para varios tipos de clínicas en América Latina: IPS, consultorios, clínicas multiespecialidad, centros médicos, así como clínicas medianas y grandes.

La plataforma cuenta con 16 módulos, los cuales son:

• Optimizan el almacenamiento de la documentación clínica.
• Agilizan el horario de los médicos.
• Facilitan el proceso de la facturación y pagos.
• Fortalecen la comunicación con los pacientes.

El software cumple con las normas de seguridad de las leyes de Colombia, México, y Perú.

Hoy le presentamos los resultados de la implementación de Medesk en la IPS Artem.

Información sobre el cliente

Los centros médicos de Artem se ubican en 2 ciudades de Colombia: Bogotá y Granada.

Los doctores de la IPS Artem hacen énfasis en el campo de la medicina ocupacional, por lo cual brindan servicios médicos a varios tipos de empresas.

Los médicos de las siguientes ramas trabajan en Artem:

• Fonoaudiológia.
• Fisioterapia.
• Electrocardiograma.
• Pediatría.
• Terapia Respiratoria.
• Medicina general.

La IPS ofrece una evaluación inicial gratuita del estado de salud de los empleados de cualquier empresa interesada en convertirse en cliente de Artem. Los doctores de Artem brindan los siguientes tipos de servicios:

• Optometría.
• Audiometria tonal.
• Electrocardiograma.
• Examen laboral.
• Espirometria tomiz.
• Entre otros.

Puede conocer más información sobre la IPS en su página profesional en Facebook.

Planteamiento del problema

Antes de implementar Medesk, los doctores de Artem estaban abrumados por la documentación clínica. Después de analizar el flujo de trabajo en la IPS y determinar los tipos de documentos más utilizados, nos enfocamos en los siguientes retos:

• Amplios volúmenes de documentación clínica.

El proceso de toma de notas era tedioso, ya que los profesionales de la salud registraban toda la información en papel. Esto dificultaba la organización del flujo de pacientes y reducía el tiempo disponible para interactuar con ellos.

• Almacenamiento de los registros médicos de los pacientes.

La principal desventaja del papeleo es que los archivos suelen ocupar mucho espacio en una institución médica.

Al almacenar toda la documentación en formato físico, el personal gastaba mucho tiempo buscando historiales médicos y organizando la documentación.

• Intercambio de datos.

Artem, como IPS de multiespecialidad, atiende a muchos pacientes que requieren servicios de dos o más especialistas. Antes, el proceso de entregar los resultados de laboratorios, órdenes médicas y conclusiones del historial médico implicaba muchas acciones innecesarias.

¿Por qué Medesk?

La IPS Artem eligió Medesk porque el software se ajusta para varias especialidades médicas y tiene una buena relación de calidad y precio.

La plataforma tiene el rating de 4.7 y se utiliza entre los médicos de América Latina por 11 años, lo cual significa que tiene una buena reputación.

Es un programa integral que ofrece módulos para resolver tareas administrativas de clínicas, tomando en cuenta los aspectos legales.

Implementación de Medesk: ¿Cómo la IPS Artem se benefició de nuestros módulos?

Tan pronto como el equipo de Artem decidió ser nuestro cliente, empezamos el procedimiento.

El proceso de implementación constituyó de los 5 pasos:

1. Evaluación de necesidades y planificación.
2. Personalización y diseño del Sistema.
3. Migración de datos y desarrollo.
4. Capacitación y gestión del cambio.
5. Soporte al usuario y resolución de problemas continuos.

Es importante mencionar que nuestro soporte sigue ayudando a los médicos de la IPS y está disponible para resolver dudas de carácter técnico en el chat en vivo.

En total nos tomó varios meses configurar la plataforma y formar al personal para que utilice el sistema sin ningún problema.

Entre los resultados visibles, podemos destacar lo siguiente:

• Potenció el manejo de los registros médicos de pacientes.

Los profesionales de la salud pueden mantener los historiales médicos seguros y accesibles las 24 horas, los 7 días de la semana.

Como las plantillas de una historia clínica de nuestra plataforma automatizan el proceso de la toma de notas, los doctores ahorran su tiempo y pueden conversar con sus pacientes más fácilmente. Las funciones de autocompletar, ofrecer respuestas posibles y arrastrar, aceleran el proceso.

También, es posible acceder al módulo de agenda médica, telemedicina, o pagos sin tener que salir de la historia clínica de pacientes.

Lo más conveniente, es que la historia clínica de Medesk permite adjuntar archivos, imágenes médicas, facturas y recetas médicas. Es fácil navegar por el sistema y encontrar el documento necesario.

Además de eso, el proceso de intercambio de los datos sobre el paciente es mucho más rápido, ya que el profesional puede enviar el historial médico a otro médico tratante en el formato electrónico. Ahora es cuestión de un minuto derivar los registros a otro médico de la IPS.

• Mejoró la seguridad de los datos.

Mejoramos la seguridad de los datos implementando Medesk, que cumple con las normas de la ley GDPR, lo cual previene intrusiones. Además, proporcionamos capacitación en seguridad de datos al personal para asegurar que todos los usuarios comprendan las mejores prácticas y las políticas de seguridad.

Se realiza un sistema de copias de seguridad regulares. No hace falta preocuparse de que se pierda algún documento valioso como una receta médica. Es posible recuperarlo e imprimirlo en 1 minuto.

Para finalizar, los proveedores de Medesk realizan un proceso regular de actualización y aplicación de parches de seguridad para proteger el sistema contra vulnerabilidades conocidas.

• Personalización de los documentos.

Esta función permite modificar los documentos mediante el uso de plantillas. La plataforma Medesk hace posible que el personal de Artem utiliza plantillas personalizadas y documentación digital en cada etapa del recorrido de un paciente, desde formularios de registro hasta certificados médicos.

Estas plantillas abarcan registros de pacientes, recetas, referencias, y más, mejorando significativamente la gestión del historial médico y optimizando el flujo de trabajo clínico.

Los profesionales de la IPS destacan una plantilla con gráficos que les permite crear parámetros a través de una tabla y hacer un análisis inteligente de los datos.

Estas herramientas ilustran cómo Medesk puede adaptarse para generar gráficos e informes especializados según las necesidades específicas de cada cliente.

Planes a futuro

La IPS Artem ha sido nuestro cliente por 24 meses y por el momento no piensa en cambiar el proveedor.

Nuestra cooperación continuará, ya que la clínica desarrolla estrategias para aumentar la retención de sus clientes.

Por el momento, la IPS no tiene una página web profesional, pero es probable que lance una en el futuro. En este caso, tanto el personal como sus pacientes potenciales podrán utilizar el módulo de cita online para poder reservar citas médicas en línea.

El gerente de Artem, Cesar Chuquiguari compartió sus perspectivas para el futuro:
"Medesk es nuestro primer proveedor, y por el momento estamos satisfechos con las funcionalidades que ofrece la plataforma. Se utiliza frecuentemente el módulo de historia clínica entre nuestros doctores. Es muy conveniente redactar las plantillas y ajustarlas dependiendo del tipo de consulta. Ya no gastamos mucho tiempo en completar la documentación de forma manual, y no tenemos que preocuparnos de que la información valiosa de nuestros pacientes se pierda. Además, siempre podemos contactar con nuestro gerente, Jesus Moreno, si aparece un problema. Ya es imposible imaginar cómo funciona la IPS sin el software médico Medesk".