Gestión de costos en salud: Estructura y Prácticas efectivas

Una organización médica es un sistema que tiene múltiples subsistemas: servicios médicos, control administrativo, gestión del inventario, entre otros. Estos aspectos deben funcionar adecuadamente para que la prestación de los servicios médicos sea de alta calidad.

El sistema financiero es uno de los subsistemas y se refiere a la estructura y las actividades relacionadas con la administración, seguimiento y control de los ingresos y gastos del hospital o centro médico.

Como dueño de una clínica, es probable que pregunte: “¿Dónde se están perdiendo los recursos y dónde hay que invertir más?”

En este artículo estructuramos el conocimiento sobre los costos y compartiremos recomendaciones para reducir gastos en el sector médico.

¿Qué son los costos en el Sector de la Salud?

La gestión de costos en el sector salud implica planificación, control y supervisión de los recursos con fin de definir cómo y dónde se gasta el presupuesto. Los 2 objetivos principales de la gestión de costos son la reducción de gastos y disminución de los costos de producción.

Cuando tiene una estrategia para administrar finanzas, puede recopilar los datos con la mayor eficacia.

La información de costos de su negocio médico, es necesaria para:

• Generar un análisis de rentabilidad y contabilidad de costos.
• Establecer precios.
• Planificar modelos financieros.
• Hacer un análisis de los costos y las ganancias.

Al optimizar el control del presupuesto, los proveedores pueden aumentar su margen de beneficio, mejorar la toma de decisiones y adaptarse a los cambios en el sistema de salud.

Podemos dividir el ciclo de la supervisión de costos en 4 etapas de PODC:

P - planificación.

Por ejemplo, el departamento de finanzas del hospital establece un objetivo: reducir los costos operativos en un 10% sin comprometer la calidad de la atención al paciente.

El dueño determina las acciones específicas para lograr el objetivo. Podría negociar precios más bajos, optimizar el uso de recursos humanos o mejorar la eficiencia en la gestión de inventarios.

O - organización.

Es la etapa de preparación donde el equipo recopila los recursos necesarios para realizar las medidas planificadas. Es importante hacer la determinación de los costos para prever los posibles fallos. Puede que necesite contratar un personal adicional o implementar un programa de seguimiento financiero.

D - dirección.

El profesional orienta y supervisa la labor del personal. Se proporciona capacitación sobre prácticas efectivas y se establecen medidas para evaluar el desempeño del personal en relación con los objetivos financieros.

C - control.

Se lleva a cabo un seguimiento continuo del progreso. El dueño o gerente crean informes y comparan los resultados con los objetivos planificados. Si es necesario, toman medidas correctivas: ajustar los presupuestos, revisar las políticas de compra o implementar medidas adicionales de control de costos.

Es importante encontrar la posibilidad de mejorar la calidad de vida de los pacientes prestando servicios médicos, invirtiendo los recursos necesarios para realizar una gestión de alta calidad.

¿Cómo Clasificar los costos Hospitalarios?

Un análisis presupuestario permite definir el costo de cada servicio brindado: los análisis médicos, las cirugías, radiografías, entre otras.

También, proporciona claridad sobre la cantidad de profesionales involucrados en cada procedimiento de la mano de obra directa.

Los costos de personal, materiales y suministros representan el 80% del costo total. Son los principales aspectos para medir.

Podemos definir 4 tipos de costos según la asignación:

• Costos directos.

Están definidos al objeto de costo, por ejemplo, el consumo de antibióticos por un paciente.

Costos directos se asimilan con costos variables y provienen de funcionamiento dentro del sector salud. Los costos fijos podrían incluir el alquiler de instalaciones médicas, los salarios del personal administrativo, o los costos de mantenimiento de equipos médicos que no varían con el número de pacientes atendidos o servicios proporcionados.

Son aquellos gastos que permanecen constantes, independientemente del nivel de actividad o producción.

• Costos indirectos.

Los especialistas definen los gastos indirectos como los que no se asignan directamente a un servicio. Se distrubuyen entre varias unidades: consulta, atención, muestra médica. Por ejemplo, los costos no relacionados directamente con el tratamiento, como la electricidad, son indirectos.

También son los gastos imprevistos como cancelaciones. Cada vez que un paciente falte a una cita médica o cancele un procedimiento programado, el centro médico pierde dinero.

Adicionalmente, la presencia de una enfermedad crónica puede causar el uso de los recursos de manera ineficiente. Esto ocurre porque los médicos dedican su tiempo en el trabajo y hospitalizaciones, en lugar de atender a otros pacientes, los que en teoría podrían llevar más profit en la clínica.

• Costo total.

Es la suma de todos los costos incurridos en la prestación de los servicios, como costos directos, indirectos, fijos y variables. El costo total representa el cálculo de costos total del centro médico en la entrega de servicios médicos durante un período de tiempo específico.

• Costo unitario.

El costo unitario está asociado con la producción, adquisición o administración de una unidad de un tratamiento médico, medicamento o servicios prestados. Por ejemplo, el costo unitario de un medicamento sería el costo por cada dosis individual del medicamento.

4 Métodos de Optimización de Costos

Vamos a observar los 4 métodos de análisis financiero. Tendría que decidir qué aspectos son más importantes para resolver en este momento y enfocarse en ellos.

#1. Método costo-beneficio.

Cuando se busca reducir los costos sin comprometer la calidad.

Si está considerando la adquisición de tecnología, equipos diagnósticos avanzados o tratamientos innovadores, es probable que considere los pros y las contrar de su idea.

Para entender qué tan beneficioso sería comprar equipo o implementar un software médico, tiene que comparar los gastos en términos de mejora de la atención al paciente, bienestar social o la salud pública. El objetivo principal es encontrar los beneficios que recibirá el paciente, cuando su clínica obtenga o elimine los recursos disponibles.

Desde este punto de vista, puede evaluar los beneficios de los posibles costos de programas de salud pública: campañas de vacunación, programas de prevención de enfermedades o adquisición de suministros médicos.

#2. Método de minimización de costos.

Para evaluar proyectos o inversiones.

Es una estrategia para identificar y eliminar procesos ineficientes.

Podría adaptar este enfoque y reducir los gastos para:

• Equipos médicos.
• Personal médico.
• Inventario.
• Almacenamiento de los suministros médicos.
• Y otros costos asociados con la prestación de servicios de salud.

Como una medida de minimizar costos podría pensar en negociar precios más bajos con los proveedores de suministros médicos, equipos y medicamentos.

Además, considere lanzar programas de prevención de enfermedades y promoción de la salud. Esto puede ayudar a reducir los costos asociados con el tratamiento de enfermedades crónicas y complicaciones de salud.

#3. Método costo-efectividad.

Es la evaluación de opciones de tratamiento o intervenciones médicas.

Este método se basa en la pregunta: “¿Cómo asignar recursos limitados para maximizar el impacto en la salud y priorizar los servicios más efectivos?”.

Se evalúa la efectividad de cada intervención en términos de su impacto en la salud, utilizando medidas como los años de vida ganados o eventos de salud evitados.

Se determinan los costos asociados con cada intervención, incluyendo costos directos (como el costo de los medicamentos o el costo de los servicios médicos) e indirectos (como los costos de transporte para acceder al tratamiento). El profesional podría considerar alternativas más efectivas en términos del costo: diferentes tratamientos para una enfermedad o programas de prevención.

#4. Método de costo-utilidad.

Evaluar la relación entre costos y calidad de vida.

El profesional debería enfocarse en intervenciones que pueden ofrecer el mayor beneficio por cada unidad de recurso invertido. Es necesario para identificar qué aspectos ofrecen la mejor relación costo-utilidad.

Puede evaluar la utilidad y las ganancias que reciba por cada intervención, y utilizar medidas que combinan la cantidad y calidad de los años de vida ganados.

También es posible calcular el ratio costo-utilidad de cada intervención si divide los costos totales por la ganancia de salud obtenida, expresada en QALY (un año en perfecto estado de salud). Esto proporciona una medida de cuánto cuesta cada QALY adicional conseguido por la intervención.

4 Recomendaciones para Minimizar los Costos Hospitalarios

#1. Expandir servicios pagados.

Al ofrecer una gama más amplia de servicios pagados, la clínica puede aumentar sus fuentes de ingresos.

Como dueño, puede considerar expandir su base de clientes a través de obtener un equipo de diagnóstico avanzado, como tomografías o ecografías.

También los servicios de cosmetología y dermatología están entre los populares. Según resultados de un congreso en Colombia, cada vez más personas se están interesando por los tratamientos como los peelings químicos o tratamientos láser.

Adicionalmente, después de la pandemia, la atención domiciliaria empezó a desarrollar en América Latina. Podría implementar un servicios así por costo adicional y evaluar qué tan conveniente espara el paciente y la clínica.

Debido a la tendencia de seguir un estilo de vida saludable, más gente prefiere prevenir los problemas de salud que tratarlos. Es la razón por la que los servicios preventivos como un chequeo médico completo están en demanda. Es un tipo de servicio que permite diagnosticar el estado general de la salud. La principal ventaja es que puede ofrecer varios servicios médicos en un paquete con un un descuento, lo cual es beneficioso para el paciente.

También, dependiendo de la especialidad de su clínica, puede crear ofertas especiales. Si es dueño de una clínica de nutriología, podría lanzar programas de pérdida de peso.

#2. Aumentar la retención de pacientes.

La retención de pacientes es la capacidad de una clínica de hacer que los mismos pacientes siguan recibiendo servicios en la misma clínica durante mucho tiempo. Se puede ahorrar hasta el 80% del presupuesto en campañas de marketing si implementa una estrategia de retención.

Para que el paciente regrese, trate de adaptar un enfoque individualizado a cada cliente.

Los siguientes aspectos influyen en la retención de clientes:

• Comunicación proactiva.

Podría informar a sus clientes sobre nuevos servicios vía email o SMS. Lea este artículo, para conocer más sobre estrategias de SMS marketing.

• Eventos dentro de la clínica.

Es una buena idea organizar eventos especiales, como el día la promoción de la salud mental para los pacientes que han estado en su clínica. Obtenga ideas de cómo realizar eventos de promoción de la salud en este artículo.

• Recordatorios de citas.

Utilice tecnología para enviar recordatorios 1 o 2 días antes de la consulta. Puede considerar un sistema que enviaría recordatorios mediante WhatsApp o Email de forma automática.

• Retroalimentación.

Desde el momento de la programación de una cita hasta el momento en el que el paciente se va de la clínica, su paciente potencial forma una opinión. Aparte de alta calidad del servicio brindado, los detalles como el ambiente en la sala de espera, un trato respetuoso, tiempos de espera mínimos y un seguimiento después de la visita juegan un rol importante.

• Ofertas especiales.

Puede ofrecer incentivos como descuentos para los servicios, programas de referidos o beneficios especiales para pacientes leales.

#3. Implementar un software de gestión de costos.

Puede que piense que implementar un software médico es caro. Sin embargo, un sistema de información de buena calidad puede mejorar la eficiencia de los procesos administrativos en su clínica.

Hoy en día, más del 43% de clínicas latinoamericanas ha implementado un software médico. Los dueños destacan los puntos fuerte de sus inversiones en soluciones de tecnología: la mejor gestión financiera, el control total de bases de datos, almacenamiento de datos en las historias clínicas electrónicas. Son las funciones que optimizan el flujo de trabajo en un negocio médico diariamente.

Una solución moderna de analítica financiera le permitiría llevar control de los gastos e ingresos, generar reportes semanales del estado financiero y medir la efectividad de campañas en las que invierte los recursos.

El software médico Medesk ofrece 40 informes de gestión administrativa en el formato de gráficos, diagramas o tablas.

Nuestro módulo de informes y analíticas puede agilizar las siguientes tareas:

• Calcular nóminas.
• Calcular carga de trabajo y generar reportes de productividad.
• Gestionar ausencias.
• Segmentar a los pacientes según criterios: aspecto demográfico, frecuencia de visitas, canales de atracción, entre otros.
• Emitir facturas electrónicas.
• Configurar el formato de pagos para los pacientes.

Estas herramientas le ayudarían a pronosticar el estado financiero de su negocio médico en el futuro.

Al implementar un software médico en su clínica podrá olvidar del papeleo y la pérdida de documentos importantes.

#4. Rastrear el desempeño del personal médico.

El equipo médico es el recurso más valioso en términos de gastos e ingresos. Puede medir la productividad del tiempo del doctor para aumentar los ingresos. Hay 2 opciones para obtener estos datos.

La primera tiene un carácter retrospectivo. La información se obtiene vía entrevistas o cuestionarios donde el personal recuerda el número de atenciones u horas dedicadas a cada servicio.

La segunda opción requiere el uso de tecnología. Los programas de gestión médica ofrecen informes que permiten analizar la información sobre las horas de trabajo de los médicos.

Puede identificar las horas de trabajo del personal, si analiza los datos de agenda médica. Allá se ven las horas trabajadas, el número de cancelaciones y la cantidad de pacientes que atiene un profesional diaria o mensualmente. Las soluciones modernas, como Medesk, pueden generar informes así.

Después de recibir los resultados del análisis, podrá tomar las decisiones más precisas:

• Ajustar los horarios de trabajo para satisfacer la demanda de pacientes.
• Capacitar el personal para mejorar la productividad.
• Delegar tareas para maximizar la eficiencia operativa.
• Contratar a nuevos profesionales.
• Optimizar brechas en horario.

Al analizar los patrones de demanda de los pacientes y ajustar los horarios de atención médica en consecuencia, puede evitar períodos de baja actividad y maximizar la eficiencia de sus operaciones.

Esto puede reducir los costos asociados con la infrautilización de personal, equipos y espacio físico, lo que a su vez puede mejorar la rentabilidad y la eficiencia general de la clínica.

Para conocer más detalles sobre optimización de una clínica médica en América Latina, lea nuestro blog. Si está interesado en implementar un software médico, regístrese para acceder a un demo gratuito de Medesk.