Fichas médicas en Papel vs. Digital

Si está interesado en leer este artículo, a lo mejor se está preguntando qué formato de ficha clínica debe utilizar un profesional de salud mental.

Antes de continuar, queremos que responda a las siguientes preguntas:

• ¿Quiere automatizar el registro de nuevos pacientes, pero no sabe cómo?
• ¿Está cansado de almacenar las fichas médicas en un archivo en papel?

Si ha respondido "sí", siga leyendo.

Una ficha médica es el documento más importante de la atención médica, ya que es donde se quedan registrados los datos requeridos. Ahí se puede encontrar información de cirugías, antecedentes patológicos vinculados con la salud del paciente, información sobre medicamentos prescritos y otra información médica necesaria para hacer una evaluación profesional especializada.

Como doctor sabe que la ficha médica es un instrumento de gran relevancia para la protección de la salud de los pacientes. Por lo tanto, es indispensable abrir una a cada paciente nuevo que se presente ante usted. Sin embargo, la ficha (la cual contiene datos personales como fecha de nacimiento, grupo sanguíneo, actividad física etc.) solo puede ser registrada por el profesional médico que ofreció el servicio.

¿Cuál es el principal propósito de la ficha médica?

Informar del estado de salud de un paciente de manera ordenada y cronológica, con el objetivo de que los profesionales de la salud realicen evaluaciones y cuenten con información relevante para diagnosticar enfermedades, y seguir con los tratamientos adecuados.

En cuanto a su formato, el modelo de ficha clínica puede ser en papel o digital -este último presenta varias ventajas.

Pero ¿Por qué una ficha médica en formato electrónico presenta más beneficios?

¡Lea nuestro artículo para saber más!

En este artículo cubriremos los siguientes puntos:

• Importancia y 3 requerimientos básicos
• 4 Desventajas de Fichas médicas en papel
• 4 Ventajas de una ficha médica electrónica
  
  

Importancia de la Ficha Médica

¿Cómo debemos llamar este documento: ficha o historia clínica? Muchos profesionales de salud consideran que son similares.

Sin embargo, la historia clínica es el documento legal de la atención de salud que usted presta y el cual es mucho más completo ya que tiene evaluaciones médicas, y es más extenso.

En cambio, la ficha médica se utiliza para resumir la historia clínica del paciente. Este documento suele utilizarse tanto para evaluación del estado de salud total como para una confirmación de buena condición y aptitud física qué necesitan otras organizaciones.

Por ejemplo, cuando uno quiere ingresar al ejército, la ficha médica es necesaria para conocer la condición de salud general y otorgar el certificado de salud al paciente para que lo haga.

Los siguientes aspectos también son de gran importancia:

• Prevenir problemas jurídicos. Registrar y guardar la ficha ayudará a prevenir los problemas jurídicos, como por ejemplo mediación por daños de salud, escalada de conflictos, etc. Es necesario para asignar responsabilidades civiles, administrativas y penales en situaciones controversiales y este documento juega un papel importante en todo eso.

• Formar Estadística. En caso de ocurrir epidemias, la información contenida en el historial de la ficha clínica puede ayudar mucho a prevenir contagios o ver la cantidad de la gente sufriendo del mismo problema (arritmia, enfermedades cardíacas, hipertensión arterial, hernias, dolor de cabeza severo, etc.).

• Generar reportes analíticos. La analítica de los datos de la ficha médica puede ser útil tanto para el tratamiento como para el lado administrativo. Es una función valiosa que puede ayudar a localizar errores y buscar soluciones para resolver problemas médicos actuales o prevenir errores futuros.
  

  
  

3 Requerimientos Básicos

Antes de continuar tenemos que decir que no existe una legislación para regular el formato ficha médica, pero dependiendo del país existen regulaciones.

Cada país latinoamericana tiene sus propias reglas.

Pero hemos destacado 3 aspectos importantes a considerar:

• Debe ser legible y ordenada

No es una sorpresa decir que la letra del doctor es poco legible. Incluso ya existen muchas bromas acerca de ello, como "La vida está escrita con letra de médico por eso no la entendemos".

De todos modos, es imprescindible que la ficha médica sea entendible para los demás y esté escrita en forma clara, conservando una estructura ordenada y secuencial.

• Confidencialidad

La información contenida en la ficha del paciente es un dato sensible que no debe ser visto por otras personas. Esto significa que solo el doctor puede tener acceso a esa información. Por eso contamos con perfiles de usuarios clínicos y administrativos, para guardar la información de su paciente. No está permitido acceder a la información escrita en la ficha para los sujetos que no están directamente relacionados con la atención de salud de la persona. Solo los médicos tratantes disponen de este privilegio.

• Almacenamiento y acceso

Según el reglamento del Ministerio de Salud la ficha clínica se almacena por un período de al menos quince años en poder del profesional de salud, quien es responsable de la reserva de su contenido. Es una norma necesaria para la administración, protección y eliminación.

4 Desventajas de Fichas médicas en Papel

Sabemos que cualquier cambio en la atención médica siempre es muy estresante y requiere tiempo para adaptarse.

Asimismo, durante la pandemia provocada por el COVID-19, el sistema de salud ha tenido que superar diferentes obstáculos para poder brindar un servicio de calidad a los pacientes. Por lo consiguiente, se ha vuelto necesario que las organizaciones actuen rápido e integren medidas y herramientas que permitan la vigilancia y monitoreo de las enfermedades, como una ficha clínica electrónica.

¿Entonces, ya no es necesario almacenar las fichas médicas en un archivo en papel?

Según varias estadísticas ¡ya no!

Muchos profesionales de salud ya no pueden imaginar su día sin herramientas digitales. Gracias a los recientes cambios muchos doctores han visto lo problemático que es almacenar todos los documentos importantes en el papeleo tradicional.

¿Cuáles son los problemas más frecuentes con los que seguro que se ha encontrado usted?

Analizemos algunos de los problemas del uso de papel tradicional en la atención sanitaria:

• Falta de organización. Espacio y tiempo requeridos para almacenar y organizar las fichas de cientos o miles de pacientes. Los datos no estructurados no se analizan de forma automática, como las novedades. Es fácil que se destruya, como por consecuencia de un triturado de documentos, un incendio, un robo, un extravío o el agua. Históricamente, la información del paciente ha sido registrada y almacenada en papel, ya que no había otra forma de hacerlo. Se archivaban en cada visita al médico varios papeles en la carpeta del paciente.

• Escritura poco legible. Ficha Clínica poco legible y desordenada. Ya hemos mencionado que la escritura a mano puede ser difícil para entender. El hecho de que es ilegible y desordenado suele crear problemas tanto para los compañeros de trabajo, como para los escáneres.

• Pérdida del tiempo. Si tiene que compartir la información de forma electrónica con otro proveedor médico el proceso puede ser demasiado largo. ¿Por qué? Así se ve la secuenciación si quiere imprimir una ficha médica: encontrar la ficha necesaria ——> escanearla ——> mandarla por correo o whatsapp. Algunas páginas pueden perderse o desaparecer en los viajes, como, por ejemplo, las cartas o los resultados del laboratorio o archivos confidenciales. Es difícil realizar un seguimiento para saber quién ha visualizado la información, sin ninguna pista de auditoría. La información suele tardar más tiempo de la cuenta en enviarse, como aquella que solicita el cliente.

• Gastos innecesarios. Copiar, almacenar y transportar la documentación es caro.

• Lo último pero no menos importante es que tanta cantidad de papel física tiene un gran impacto medioambiental.
  

  
  

4 Ventajas de una ficha médica electrónica

¡Ordenar y organizar la información de los pacientes con la ficha clínica electrónica (FCE o EHR en inglés) nunca ha sido más fácil!

El formato de FCE soluciona todos los problemas de encima!

Los beneficios de este formato son:

#1. Unificación de Registros Digitales

Estamos seguros de que podrá ver el beneficio que tiene almacenar toda la información de los pacientes en un solo lugar. Por ejemplo, poder ver todas las muestras de sangre almacenadas en el mismo lugar dentro del registro de cada paciente es un gran alivio, sobre todo, cuando tiene que adaptarse otra vez a trabajar con un nuevo programa médico. Pues funciona de la misma forma cuando se trata de digitalizar los datos en un solo lugar, pero con una importante diferencia.

Habrá una copia de seguridad en el lugar de operación de los sistemas de información y otra en un centro de almacenamiento de datos electrónicos que tenga un estricto control de acceso, registro de entrada y salida de respaldos.

Programas que permitan la restauración del servicio en el menor tiempo posible en los casos que deje de operar.

#2. Mejor Calidad de Servicio

Sin duda, las mejores soluciones de software son aquellas que le permiten mejorar el cuidado de sus pacientes a la misma vez que optimizar su clínica como negocio de atención sanitaria.

Las siguientes herramientas digitales dentro de la plataforma pueden ser muy útiles:

• la Clasificación internacional de enfermedades (CIE-10) para registrar los diagnósticos de cada paciente. En Medesk esto se puede implementar con etiquetas de pacientes;

• Diseñado para los médicos, permite registrar el detalle de cada atención y consultar el historial médico de los pacientes, de una manera fácil y amigable. En medesk esto se puede implementar con etiquetas de pacientes.

• Generación recetas de forma automática;
• Creación de plantillas para tomar notas que te resultará muy útiles en los procesos clínicos estandarizados;

#3. Ahorro del Espacio

No sé si alguno ha tenido la oportunidad de entrar a la bodega de archivos de un hospital. Son ENORMES. Imaginen la cantidad de archivos de pacientes actuales, fallecidos y los nuevos que se van agregando. Quizás esos espacios se puedan transformar eventualmente en salas de hospitalizados, pabellones quirúrgicos, consultas o salas de espera.

#4. Uso Moderado de Recursos

Con una ficha clínica electrónica se reduce enormemente el uso de papel, además de que también disminuyen los duplicados y las órdenes de exámenes innecesarias.

La solución es un software médico que, entre otras funciones, le permite contar con una ficha del paciente digital para que administre con mayor eficiencia el historial de sus pacientes y acceda a información crítica cada vez que se necesite.

Todo esto sin perder la posibilidad de contar con el documento físico si el paciente así lo requiere. Siempre puede elegir las fichas médicas para imprimir.

A la vez se pueden generar documentos imprimibles como: solicitudes de exámenes, receta médica e indicaciones clínicas, entre otros. Todo lo anterior, siempre con la opción de revisar las consultas anteriores del paciente, su historial de asistencia, exámenes solicitados, fármacos recetados, recurrencia de diagnósticos, especialistas que han tratado al paciente, etc.

Para finalizar

A pesar de que todavía algunos médicos son reacios al cambio digital, la manera de organizar los datos de sus pacientes con lo digital es más fácil y amigable que con lo manual.

Utilizar el formato electrónico de fichas médicos ya es fundamental en 2024 por eso más clínicas en el extranjero están obteniendo sistemas de FCE.

En este artículo hemos dado respuesta a las siguientes preguntas:

• ¿Acostumbrarse a utilizar el formato electrónico toma mucho tiempo?
• ¿No podré imprimir la ficha si empiezo a utilizar el formato electrónico?
• ¿Por qué pierdo mucho si sigo utilizando fichas del formato tradicional?