A partir del 1 de junio de 2023, la facturación electrónica se volvió obligatoria para la mayoría de los contribuyentes en Colombia. Estos cambios influyeron en los procesos administrativos en el sector de la salud.
Por un lado, seguir nuevos estándares es beneficioso para los profesionales de la salud debido a:
- Modernización del sistema tributario.
- Reducción de costos operativos debido a la eliminación del papeleo.
- Seguimiento más detallado de las operaciones comerciales.
- Rapidez.
Por otro lado, en el momento de facturar electrónicamente, los dueños de negocios médicos se encuentran con un proceso complejo y demandante. Es vital garantizar el cumplimiento de todos los requisitos y normativas y mantenerse actualizado sobre cambios.
Debido a esos desafíos, existe la necesidad de buscar herramientas que simplificarán el proceso: hojas de cálculo automatizadas, plantillas prediseñadas, software contable, entre otras.
En este artículo, presentamos 3 soluciones prácticas para ayudar a los profesionales de la salud a organizar ese documento electrónico de manera efectiva.
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Abrir descripción detallada >>Nueva obligación tributaria: POS electrónico
En el contexto del sistema de facturación electrónica, POS es un documento que se utiliza para registrar las ventas en tiempo real con emisión de un ticket al final de la operación de pago.
Es una novedad, lanzada en el año 2023 por la DIAN en Colombia, que toca todos los nichos, relacionados con la prestación de servicios, incluso servicios médicos.
La facturación electrónica se ha convertido en el estándar en el sector médico en Colombia y es obligatoria.
Todas las personas jurídicas y las personas naturales que sean responsables de IVA o de impuesto consumo deberían poder emitir este tipo de documento.
Una institución médica tiene la opción de emitir una factura POS o una factura electrónica de venta, y ambos sirven como soporte de costos fiscales, pero la factura de venta aún sigue siendo obligatoria.
A diferencia de las facturas electrónicas, P.O.S. se debe entregar únicamente de forma física al paciente. El método de POS es la tirilla similar a la del supermercado por tickets físicos. Esto significa que puede entregarlo al paciente únicamente de forma física.
Aunque no hay diferencia para los especialistas, los pacientes pueden necesitar una factura porque así los obliga su seguro médico. Esto significa que el paciente es el que puede elegir el tipo del documento fiscal para emitir.
Para los pacientes que atiende a través de plataformas de telemedicina tendría que emitir facturas electrónicas.
Según la resolución de facturación electrónica de este año, el documento tiene los mismos requisitos, incluso es más sencilla y solicita los 3 datos principales:
- El tipo de identificación + Número.
- Nombre de la persona o institución.
- Correo electrónico.
Al fin y al cabo, puede escoger el formato de la información fiscal que va a la DIAN.
Medesk le ayuda a automatizar la agenda y los registros médicos, lo cual le permite brindar el trato personalizado y prestar la máxima atención a cada paciente.
Saber más >>3 Tipos de software de facturación electrónica
Para emitir facturas electrónicas en Colombia, es indispensable contar con un registro único tributario actualizado en la DIAN.
También, para cumplir con las normativas, tendría que buscar herramientas adicionales para facturar electrónicamente sin equivocarse.
Aquí le presentamos las 3 opciones más convenientes para realizar el proceso de habilitación de facturas sin preocuparse por las normas de obligatoriedad.
#1. Software gratuito de la DIAN y Excel
El servicio de facturación gratuita DIAN es una plataforma oficial proporcionada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales que permite a los contribuyentes emitir facturas electrónicas de forma gratuita. El software cumple con todos los requisitos legales y es fácil de usar.
Aunque la solución de DIAN tiene algunas limitaciones en cuanto a funcionalidades avanzadas y personalización, es totalmente gratuita, cumple con todos los requisitos legales.
El software propio de la DIAN le permite generar, recibir, consultar y descargar:
- Facturas.
- Notas débito.
- Notas crédito.
- Demás documentos equivalentes.
Adicionalmente, el profesional de la salud puede solicitar un certificado de firma digital a través de la plataforma.
Para poder utilizar el software, regístrese a través de la página oficial gov.co.
Puede acceder a la página de registros de facturas emitidas donde se ubica la información tributaria: fecha de emisión, importe total, número prefijo y NIT.
Puede abrir cualquier registro sin salir de la página y descargar la factura deseada en el formato de XML o PDF.
Tiene que registrarse como el facturador electrónico en la DIAN para hacerlo. Después, encuentre el archivo de facturación electrónica en el software, y descarguelo en el formato de archivo XML:
Si no está dispuesto invertir su presupuesto en otras soluciones por el momento, puede utilizar el programa Excel para crear informes o auditorías fiscales. El programa le permite diseñar plantillas y utilizarlas varias veces para lo siguiente: facturas electrónicas, hojas de nómina electrónica, reportes de ventas. Puede pegar las facturas generadas en la hoja de Excel y utilizar los datos para sus metas.
Es conveniente que Excel automatice cálculos como impuestos, totales y subtotales debido a las fórmulas.
La única desventaja es que le tomará tiempo para ingresar fórmulas y cambiar formatos a mano, lo cual se traduce en más tiempo invertido en tareas monótonas.
#2. Programas de contabilidad
Muchos programas de contabilidad como Xero o QuickBooks ofrecen la opción de generar facturas electrónicas en línea.
Actualmente, en el mercado existen plataformas que combinan facturación electrónica, contabilidad y gestión de nóminas e inventario.
Si tiene un software médico implementado en su clínica y está buscando una solución separada, Capterra podría ser útil, ya que le propone opiniones objetivas sobre los software: rating, reseñas, características destacadas, tarifas, entre otros.
A la hora de elegir un programa de contabilidad para administración de su negocio médico, preste atención a lo siguiente:
- Almacenamiento de los datos en la nube.
- Soporte técnico ilimitado.
- Interfaz intuitiva y fácil para navegar.
- Módulo de gestión de inventarios.
- Facturación electrónica y POS.
- Informes de analítica prediseñados para el sector médico.
- Cálculo de nóminas.
- Opción de realizar pagos en línea.
- Firma electrónica.
- Integración con las entidades fiscales.
- Documento soporte de cumplimiento de la política de seguridad de la información.
Un programa de contabilidad médica le liberará del estrés innecesario sobre el registro de modo de operación fiscal. El proceso de la recepción de facturas sucederá automáticamente.
Además, casi cada software de facturación electrónica ofrece una biblioteca de plantillas prediseñadas de facturas, POS y nóminas.
Si está registrado como prestador de servicios de salud en la DIAN, es suficiente añadir la información requerida sobre el tipo de servicio que brinda, y enviar la factura generada a la entidad.
El proceso de aprobación será instantáneo y los datos se registrarán con precisión en el software existente, sin intervención manual.
No tiene que preocuparse de que un documento importante se pierda, ya que se almacena todo en una base de datos electrónica. Por ejemplo, para no olvidar enviar reportes a entidades tributarias, recibirá notificaciones judiciales directamente en su perfil.
Cabe destacar que los softwares de contabilidad generales, aunque versátiles, presentan limitaciones significativas para las clínicas médicas. Sus funcionalidades estándar no suelen cubrir las necesidades específicas del sector, requiriendo la instalación de módulos adicionales.
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Explorar ahora >>#3. Software médico integral
Si bien las alternativas a un software médico especializado son poderosas para la gestión de datos, no están diseñadas específicamente para el sector médico.
Esto implica limitaciones de operaciones relacionadas con seguros médicos, reportes específicos, medicamentos, descuentos y ventas de paquetes de salud.
Un software especializado representa los siguientes beneficios:
- Estructura.
- Fórmulas para realizar cálculos automáticos (descuentos, IVA).
- Validación de datos.
- Conversión a formato XML.
- Firma digital para el archivo XML .
Una plataforma médica no solamente se encarga del lado financiero, sino también permite gestionar los registros médicos electrónicos, horarios de los médicos, reserva de citas, medicamentos y suministros y prescribir recetas electrónicamente.
Puede adjuntar facturas emitidas al historial médico del paciente y tener todos los datos sobre el proceso de tratamiento en un solo lugar.
Optar por un software todo en uno es una opción ideal por su conveniencia y bajo costo.
Hay proveedores que ofrecen tarifas razonables para varios tamaños de instituciones médicas. Al conseguir una plataforma de buena calidad de un proveedor tecnológico autorizado, no hará falta pagar por programas adicionales, lo cual le permitirá ahorrar el presupuesto.
En el siguiente apartado exploraremos un software médico integral Medesk, con el rating 4,7 entre los dueños de centros médicos de América Latina.
Medesk: software médico aprobado por DIAN
Independientemente del tamaño de su clínica, Medesk ofrece una solución integral que abarca todos los aspectos administrativos, desde la gestión de pacientes hasta la facturación, optimizando sus procesos.
Los proveedores de la plataforma cumplen con las normativas colombianas de facturación, permitiendo recibir facturas electrónicas sin necesidad de un software adicional.
Profundicemos en los puntos más fuertes de la plataforma:
- Emisión de facturas digitales.
No tiene que completar el documento a mano: número de factura, fecha de emisión, NIT de emisor y receptor, etc.
Medesk simplifica el proceso de envío y no requiere abrir la web DIAN para enviar la factura. La puede enviar sin tener que salir del programa.
Reciba notificaciones instantáneas sobre la aceptación o rechazo de sus facturas directamente en la plataforma.
La plataforma asegura que todos sus registros cumplan con los requisitos de la DIAN de forma rápida.
Se puede emitir la factura electrónica de venta al consumidor final, el cual está predeterminado en el software.
- Reportes y análisis de datos.
Medesk cuenta con una biblioteca de reportes avanzada e incluye 60 plantillas prediseñadas en formatos de tablas, diagramas o listas. Esto significa que no tiene que crear plantillas para generar informes desde cero, solo puede adaptar los reportes existentes para las necesidades de su clínica.
Además, es fácil recopilar la analítica, ya que los datos sobre los pacientes que atiende se guardan automáticamente en el sistema.
Por ejemplo, si desea generar un informe de ventas en este mes, puede configurar filtros y ver la cantidad de ingresos, servicios prestados, datos de pacientes atendidos, entre otros.
Así tendrá control del lado administrativo de su negocio en tiempo real.
- Generación de reportes RIPS.
El registro individual de prestaciones de salud es un sistema de información esencial para la gestión y seguimiento de los servicios de salud en el país.
Afortunadamente, la solución Medesk ha considerado las novedades judiciales en el sector médico y ha hecho el proceso más fácil para el usuario.
Reportes RIPS son el conjunto de datos estandarizados que recopilan información detallada que se brinda en Colombia. Cada vez que se brinda una atención en salud, se genera un registro en el RIPS.
En la interfaz de la plataforma, escoger codificación de reportes de acuerdo con el tipo de servicio que presta y enviar el informe generado directamente a la DIAN. No tiene que instalar programas adicionales para este tipo de operaciones.
- Seguridad y almacenamiento de documentos.
Lo último, pero no menos importante, es que los contribuyentes deben conservar las facturas electrónicas por un determinado periodo y estar en capacidad de suministrarlas a la DIAN cuando sea requerido.
El software Medesk es un lugar seguro para almacenamiento de todos los aspectos relacionados con el proceso de la atención médica. Puede acceder a facturas de los años pasados a través de la base electrónica, ya que los datos nunca se eliminan de la nube.
Cabe señalar que el proveedor tecnológico Medesk se encarga de todo el proceso de la facturación electrónica en muchas instituciones médicas en Perú, Argentina, Colombia y Ecuador.
Cualquier profesional de la salud de la región Latinoamérica puede acceder a una prueba gratuita de 2 semanas.
Puede registrarse en la plataforma ahora mismo y cancelar la suscripción sin ningún compromiso.
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