La decisión de un paciente por un centro médico está influenciada por una combinación de factores, desde la calidad de los servicios brindados hasta la experiencia del cliente durante el proceso.
En este contexto, un software de gestión de relación con los pacientes emerge como una herramienta indispensable para construir relaciones médico-paciente duraderas, optimizando los procesos internos y brindando el mejor servicio.
En este artículo, exploraremos cómo un sistema CRM puede transformar la forma en que las instituciones médicas en América Latina interactúan con sus pacientes, desde la captación hasta la fidelización. Además, presentaremos un panorama de las soluciones CRM disponibles en el mercado latinoamericano.
Aprenda a simplificar el flujo de trabajo médico y consiga tiempo adicional para sus pacientes usando Medesk.
Abrir descripción detallada >>¿Qué es un sistema CRM?
En la industria de la salud, un CRM médico (customer relationship management por sus siglos en inglés) optimiza la gestión de los pacientes al centralizar toda la información relevante en una única plataforma. Un sistema de gestión de relaciones con los pacientes de buena calidad incluye datos demográficos, historial de tratamientos, resultados de pruebas, y hasta recordatorios de cumpleaños.
Al automatizar las tareas repetitivas en su clínica médica, como la programación de citas y el envío de recordatorios, el CRM libera tiempo al personal médico para que se enfoque en brindar una atención personalizada.
Un sistema CRM de atención médica permite manejar los siguientes elementos:
- Información del paciente.
- Historial de contactos (llamadas telefónicas, correos electrónicos, SMS).
- Historial de seguros y facturación.
- Próximos recordatorios de citas.
- Condiciones preexistentes y/o crónicas.
- Medicamentos y/o tratamientos actuales y pasados.
Un software de CRM puede ofrecer una atención más personalizada, y al mismo tiempo agilizar las tareas administrativas de su práctica, optimiza la atención y la gestión de pacientes y mejora las ventas médicas y las iniciativas de marketing.
¿Cómo su negocio médico puede beneficiarse de un CRM de atención médica?
Medesk le ayuda a automatizar la agenda y los registros médicos, lo cual le permite brindar el trato personalizado y prestar la máxima atención a cada paciente.
Saber más >>5 Problemas que soluciona un sistema CRM
Un software de gestión de contactos transformará la manera en la que interactúa con sus pacientes.
Desde el manejo de una base de datos y segmentación de sus clientes, podrá realizar un seguimiento detallado de:
- Proceso de tratamiento.
- Efectividad de estrategias de fidelización.
- Campañas de marketing.
Al automatizar la gestión de datos de sus pacientes, tendrá más oportunidades para brindar una mejor experiencia con su clínica y aumentará su fidelidad.
Le presentamos los 5 problemas comunes con los que tiene que lidiar el 90% de los profesionales de la salud, tratando de organizar las tareas administrativas en sus centros médicos.
1. Baja tasa de retención de pacientes.
El software de gestión de clientes incluye herramientas que permiten mantener a los pacientes informados sobre las citas pendientes, nuevos servicios o descuentos para las próximas visitas.
El personal médico puede elegir la forma de envío de este tipo de información: correos electrónicos, mensajes de texto automáticos o llamadas para una variedad de situaciones.
2. Pérdida de datos.
Uno de los mayores factores de estrés al lidiar con el papeleo es la frustración es no poder encontrar rápidamente un documento importante: una receta, un historial médico o notas sobre consultas anteriores.
El sistema CRM no le permitirá hundirse en el papeleo, ya que todos los datos importantes se almacenan en el formato electrónico. Puede acceder a cualquier información de la base electrónica y encontrarlo rápido utilizando los filtros.
Con una plataforma de CRM es más fácil hacer el seguimiento de cada paciente desde la primera cita hasta el final y registrar la información importante en una historia clínica electrónica. Puede centralizar los datos como los datos de contacto, pagos, motivo de consulta e historiales en un solo lugar.
3. Cancelaciones y ausencias.
Al centralizar y gestionar la información de los pacientes, un CRM permite una mejor comunicación, recordatorios y seguimiento, lo que a su vez conduce a una mayor puntualidad y asistencia a las citas.
El CRM puede rastrear qué pacientes han confirmado y cuáles no, permitiendo a los administradores realizar un seguimiento proactivo.
El recepcionista puede marcar el estado de la consulta en la agenda médica o agregar etiquetas con la información adicional sobre el cliente. Estos cambios son visibles para el médico tratante en tiempo real, lo cual facilita el proceso de la atención médica.
4. Comunicación ineficiente con los pacientes.
Un CRM almacena toda la información valiosa de un paciente en un solo lugar, desde su historial clínico hasta sus preferencias de comunicación. Esto evita la dispersión de datos y facilita el acceso a la información necesaria para atender al paciente de manera personalizada.
Puede registrar notas y observaciones sobre cada interacción con el paciente, lo que facilita la continuidad en la atención y evita la repetición de preguntas.
Estos detalles ayudan al profesional de la salud a analizar la calidad de servicio prestado al paciente.
5. Comunicación ineficiente entre el personal médico.
Muchos CRM incluyen herramientas de mensajería interna que permiten a los miembros del equipo comunicarse de forma rápida y eficiente, sin necesidad de recurrir al correo electrónico o a reuniones presenciales.
Mantener la continuidad de la atención con tareas y recordatorios oportunos para usted y sus colegas. Además de eso, permite asignar tareas y responsabilidades de manera clara y concisa, lo que facilita la coordinación del trabajo y garantiza que nada se olvide.
Todas las herramientas permiten evitar la pérdida de tiempo del personal en tareas monótonas.
3 Software para la administración de la relación con los pacientes
La elección de un software CRM adecuado es fundamental para el éxito de su clínica. Estos son las 3 soluciones de CRM más populares y completas de América Latina que optimizarán flujos de trabajo en su clínica:
#1. Medesk
Medesk es un software de gestión de relaciones con los clientes integral orientado para los profesionales de la salud en Colombia, México y Perú. La plataforma tiene la calificación de 4.7 y se ajusta a los consultorios, IPS, clínicas medianas y grandes.
Una sola plataforma le permite gestionar todos los aspectos de su clínica, desde la agenda médica hasta las campañas de marketing.
- Planteamiento de tareas.
La plataforma tiene la función que se llama “planteamiento de tareas” que permite asignar tareas al personal médico dentro del sistema. Las nuevas tareas aparecen en el perfil del médico en tiempo real y le liberan de la necesidad de buscar al profesional por la clínica para pedir ayuda con algo.
Además de eso, puede intercambiar datos de sus pacientes de forma segura a través de la plataforma.
- Agenda médica y segmentación de pacientes.
Para hacer el proceso de tratamiento más personalizado, utilice la opción de añadir etiquetas para cada caso. Por ejemplo, puede segmentar al paciente según los datos demográficos, el tipo de pagos, la cantidad de visitas, enfermedad o canales de atracción.
Esta información no solamente ayuda a mejorar la calidad de servicios médicos brindados, sino también aumentar la rentabilidad de la clínica y elaborar nuevas estrategias para adquirir nuevos pacientes.
Además de eso, el sistema ofrece la función de envío de recordatorios automáticos de la cita vía SMS, WhatsApp o correo electrónico.
- Informes y reportes.
El software médico Medesk le permite generar reportes para varias metas de su negocio: reportes de productividad, adquisición de nuevos pacientes, carga de trabajo, ausencias, entre otros.
El administrador del sistema puede elegir el tipo de informes: gráficos, diagramas o una tabla.
De esta manera puede obtener más información sobre las necesidades de su público objetivo y tomar decisiones informadas.
- Grabación de llamadas.
La opción de escuchar llamadas grabadas hace posible rastrear la calidad del servicio prestado a través del teléfono y cómo el personal sigue el guión.
Además de eso, puede ver si los profesionales están sobrecargados con la cantidad de llamadas entrantes y si hay muchas llamadas perdidas.
Con Medesk, puede gestionar todas estas operaciones a través de un clic.
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#2. Medilink
Medilink es una plataforma robusta diseñada específicamente para el sector salud, ofreciendo una amplia gama de funcionalidades para optimizar la gestión de su clínica. Puede leer más información sobre las funcionalidades de la plataforma Medilink en nuestro blog.
- Agenda médica.
El software Medilink le permite programar citas de manera sencilla y eficiente, considerando la disponibilidad de los médicos y los horarios de los pacientes.
Establezca horarios de atención médica para cada profesional y configure días festivos para evitar conflictos en la programación. Gracias a la interfaz amigable del software, es fácil administrar las agendas de varios médicos.
También puede enviar recordatorios de citas a los pacientes por correo electrónico o SMS, reduciendo las ausencias.
- Informes y reportes.
Genere informes detallados sobre la actividad de su clínica, como el número de citas, ingresos, pacientes atendidos, etc.
Es posible monitorear el desempeño de sus servicios y tomar decisiones basadas en datos.
Puede crear reportes personalizados para analizar aspectos específicos de tu negocio.
Los informes que se generan automáticamente en la plataforma presentan los datos de forma clara y concisa a través de gráficos y tablas.
- Pagos y cajas.
A través de la plataforma, puede realizar cobros de forma segura y eficiente, ya sea en efectivo, tarjeta o transferencia bancaria.
Además de eso, el sistema le permite generar facturas de manera automática y personalizada según las normativas de su país.
- Recordatorios y notificaciones.
El profesional puede configurar el envío de recordatorios de citas, cumpleaños, seguimiento de tratamientos y otras notificaciones relevantes de forma automática.
Si quiere, puede personalizar los canales de comunicación (correo electrónico, SMS, app) según las preferencias de sus pacientes.
Al automatizar tareas repetitivas relacionadas con la comunicación, la carga de trabajo de su personal se reducirá.
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Clínicas que buscan una solución integral con un enfoque en la gestión administrativa y financiera.
#3. AgendaPro
AgendaPro es una solución versátil diseñada para optimizar la gestión de citas y la relación con los clientes en diversos sectores, incluyendo la salud.
Tiene una interfaz intuitiva e interactiva, por lo cual el proceso de aprendizaje no le tomaría mucho tiempo. La plataforma tiene el rating de 4,8 en Capterra y según las reseñas está ampliamente utilizada en Chile, Argentina y Colombia.
AgendaPro es una plataforma diseñada para mejorar la gestión de clínicas a través de diversas funcionalidades.
Permite una programación flexible de citas médicas, incluyendo bloqueo de horarios para evitar conflictos y envío de recordatorios automáticos a los pacientes por correo o SMS.
Además, facilita la reserva de citas en línea, permitiendo la autogestión de los pacientes, quienes pueden elegir servicios y horarios que se adapten a sus necesidades.
La plataforma también captura la satisfacción del paciente mediante encuestas y ofrece herramientas para el seguimiento y análisis de citas, apoyando la mejora continua.
Adicionalmente, AgendaPro centraliza y actualiza la base de datos de pacientes, incluyendo su historial clínico, y permite la segmentación para campañas de marketing personalizadas.
Estas funcionalidades contribuyen a optimizar la operación clínica y a mejorar la experiencia del paciente.
¿Para quién es ideal?
Clínicas y centros de salud que buscan una solución sencilla y eficiente para gestionar sus citas, mejorar la comunicación con sus pacientes y obtener valiosos insights sobre su negocio.
Para Finalizar
En el sector de la salud tan dinámico y exigente como la salud, contar con las herramientas adecuadas es fundamental para garantizar la satisfacción de los pacientes y los mejores resultados de la eficiencia operativa de las clínicas. Los sistemas de gestión de relaciones con los pacientes (CRM) han demostrado ser aliados estratégicos para los profesionales de la salud en América Latina.
Al implementar un CRM médico, podría:
- Optimizar la gestión del tiempo.
- Mejorar la experiencia del paciente.
- Liberar su personal de la carga innecesaria.
- Fomentar la lealtad del paciente.
- Incrementar la rentabilidad de su centro médico.
- Brindar el trato personalizado a sus clientes potenciales.
Medesk, Medilink y AgendaPro son solo algunos ejemplos de los mejores CRM disponibles en el mercado latinoamericano, cada uno con sus propias características y ventajas. Al elegir el sistema adecuado, las clínicas pueden transformar la forma en que interactúan con sus pacientes y posicionarse como líderes en la industria de la salud.
