Contabilidad en el sector salud: Aspectos importantes para Saber

Una buena contabilidad es un elemento básico para que su negocio médico funcione de forma organizada.

A la hora de lanzar su propio negocio médico, probablemente asumió muchas más responsabilidades de las que imaginaba. No solo es responsable de prestar servicios médicos a sus pacientes. Ahora también tiene que jugar el rol del gerente de marketing, el gerente de recursos humanos y del contador.

Es importante tomar estas responsabilidades para que su clínica mantenga un flujo de caja positivo. En este artículo veremos en qué consiste el control económico y qué herramientas permiten al profesional valorar la situación financiera actual en su negocio.

¿Qué es la Contabilidad en el Sector salud?

Un sistema contable es una estructura que permite registrar las operaciones financieras que realice un centro médico. El profesional tiene que revisar y anotar transacciones financieras de las instituciones de salud: hospitales, clínicas, consultorios médicos, o laboratorios. El control financiero permite analizar el estado financiero del negocio y enviar reportes a entidades fiscalizadoras.

La contabilidad de costos permite al equipo de profesionales medir la diferencia entre los beneficios y costos y ayuda a modificar su estrategia del desarrollo, basándose en la toma de decisiones en los resultados del análisis.

¿Qué aspectos Incluye la Gestión Financiera?

La contabilidad sanitaria le ayuda a realizar un seguimiento de su flujo de caja, lo que luego conduce a una mejor gestión de su efectivo. Esto significa que luego puede asignar más presupuesto a departamentos o servicios que necesitan más fondos para mejorar.

La contabilidad financiera consiste en lo siguiente:

#1. Rastrear ingresos y gastos.

Dado el alto costo de la atención médica, la contabilidad sanitaria se centra en la gestión eficiente de los costos para garantizar la viabilidad financiera de la institución. Esto puede incluir la identificación de áreas de gastos excesivos, la negociación de contratos con proveedores y la optimización de los procesos internos para reducir costos.

#2. Calcular posibles Deterioros.

Imagine que tiene una clínica de fisioterapia. Compró un equipo de terapia de ultrasonido hace tres años para ayudar en los tratamientos de rehabilitación. Años después, el equipo de ultrasonido sigue siendo un activo valioso siempre y cuando se encuentre en buenas condiciones.

Sin embargo, debido al uso continuo, el valor del equipo de ultrasonido disminuirá con el tiempo. Si registra esta información contable, tendrá en cuenta este proceso de depreciación y podrá hacer algo con esta información.

#3. Generar Informes y Reportes médicos.

La contabilidad sanitaria implica el análisis de los ingresos por servicios médicos, los gastos operativos, los márgenes de beneficio y otros indicadores clave de desempeño. Este análisis proporciona información valiosa para la toma de decisiones estratégicas y la planificación financiera a largo plazo.

Puede crear informes contables automáticos para el control interno de las cuentas por cobrar y por pagar, y medir los ingresos y gastos.

#4. Rastrear reembolsos.

La entrada y salida de dinero en su clínica privada pueden ser complejas debido a factores como retrasos o incluso impagos, así como reclamaciones de seguros.

En la gestión sanitaria, la presencia de compañías de seguros significa que el seguimiento de los pagos implicará rastrear el dinero no solo de los pacientes sino también de las compañías de seguros.

#5. Realizar inversiones.

Las inversiones pueden abarcar una amplia gama de áreas, desde instrumentos financieros: soluciones tecnológicas, iniciativas de marketing y promoción, así como la capacitación del personal y la mejora de las instalaciones físicas.

Es importante planear la cantidad del presupuesto que quiere invertir en sus objetivos. Se puede fortalecer su posición en el mercado o aumentar ingresos si asigna recursos de manera inteligente.

#6. Planificar el presupuesto a corto y largo plazo.

Planifique su presupuesto de forma detallada que cubra todos los gastos operativos:

• Salarios del personal.
• Suministros médicos.
• Alquiler.
• Servicios públicos.
• Seguros.

Debería revisar y ajustar el presupuesto regularmente para adaptarse a cambios en los ingresos y los costos.

Las metas a largo plazo pueden ser la expansión de la clínica o diversificación de servicios de salud. Necesita desarrollar un plan financiero a largo plazo para tener en cuenta objetivos estratégicos.

#7. Pagar los Impuestos.

Como tiene su propio negocio, tiene que cumplir con la normativa contable, y pagar los impuestos para garantizar la legalidad del proceso.

Los impuestos pueden abarcar una variedad de áreas: impuestos sobre la renta corporativa, la propiedad inmobiliaria, e impuestos sobre las ventas si ofrece productos o servicios gravables, impuestos sobre la nómina si tiene empleados.

Además, las clínicas privadas deben cumplir con las regulaciones fiscales específicas del sector de la salud. Esto puede incluir deducciones especiales relacionadas con equipo médico, gastos de personal médico y otros costos operativos.

Aquí puede leer más sobre las normativas para lanzar una clínica médica en Colombia.

Participantes del manejo Financiero

• Pacientes.

Los pacientes desempeñan un papel importante en el sector de la salud y la razón obvia es que usted les brinda sus servicios. También, son las personas a las que factura, ya sea que sus cuentas por cobrar provengan de ellos o no.

Los pacientes interactúan no solo con sus médicos, sino también con las compañías de seguros y farmacéuticas a quienes compran medicamentos u otros suministros médicos.

• Compañías de seguros.

Su empresa de atención médica puede brindarles a los pacientes la opción de pagar los servicios que ofrece a través de su seguro.

Es importante tener en cuenta que algunos de sus pacientes pagarán por la prestación de servicios a través de compañías de seguros, lo que significa que el pago puede retrasarse. Es necesario tener esto en cuenta para que no se pierda ningún pago.

• Personal médico.

El equipo médico es el segmento clave en la contabilidad de la atención médica porque sus empleados estarán en nómina. Esto es una forma de gasto para su clínica.

Como su empleador, usted también es una parte interesada, ya que le conviene saber qué gasta en sus empleados. Esa podría ser la nómina u otros gastos que los empleados deben realizar.

Una clínica privada puede tener muchos departamentos diferentes. Es la razón por la que es clave para el empleador saber qué departamento gasta en qué.

• Legisladores.

Las instituciones de salud están sujetas a regulaciones y normativas específicas en cuanto a la facturación, la privacidad del paciente y otras áreas relacionadas con la atención médica.

Su organización de atención médica producirá informes financieros que estarán disponibles para el público, que incluye agencias gubernamentales y funcionarios gubernamentales responsables de supervisar el sector de la salud.

La contabilidad sanitaria muestra una buena gestión sanitaria y garantiza que usted cumple con las normas relativas a sus fondos.

• Proveedores del sector médico.

La única forma de mantener en funcionamiento su centro de atención médica es tener suficiente dinero para financiar sus operaciones diarias. Por lo tanto, la contabilidad sanitaria es una necesidad para asegurarse de que las finanzas de su empresa estén sanas.

Como proveedor de atención médica, desea brindar los mejores servicios disponibles a sus pacientes, lo que requiere que haga muchas cosas, una de las cuales es realizar un seguimiento de sus fondos con la contabilidad de atención médica.

3 Software de Contabilidad Médica

Es importante realizar un seguimiento de todos estos factores siguiendo los principios de contabilidad sanitaria. Sin embargo, es difícil tener el control de toda esta información. Un software de contabilidad médica le puede ayudar a proporcionar transparencia y claridad de la gestión financiera.

Contar con un software médico es beneficioso porque puede:

• Generar facturas de cada recibo.
• Encontrar apuntes contables rápidamente.
• Calcular nóminas.
• Generar automáticamente la caja mensual.
• Entre otros.

Un profesional sanitario debe realizar una gran cantidad de trabajo extenso, parte del cual puede ser un trabajo manual tedioso.

Aquí están los 3 software médicos frecuentemente utilizados en América Latina.

#1. AgendaPro.

Los usuarios del software AgendaPro son los dueños de negocios privados: clínicas de belleza, barberías y médicos autónomos.

AgendaPro tiene el rating de 4.8 y se destaca por los módulos de agenda, reserva de citas y contabilidad.

Las funcionalidades de pagos en línea, sistema de caja, control de inventario o reportes de gestión permiten llevar el control financiero.

El software ofrece métricas que permiten calcular los ingresos durante la última semana, mes, semestre. Puede ver la cantidad de clientes y de citas realizadas y cuantos ingresos recibieron en la plataforma.

Aparte de generar una información financiera, los usuarios también pueden ajustar las horas de atención, conectar su web con el módulo de reserva de citas. Además, puede configurar el modo de pagos, pre-prepagos y depósitos. Es posible analizar los datos y crear una estrategia financiera efectiva.

#2. Clinic Cloud.

El software Clinic Cloud tiene el rating de 2.3. Sin embargo, tiene 1000 usuarios de América Latina.

El módulo de pagos es intuitivo y está conectado con el módulo de caja y facturación. El profesional puede generar facturas a mutuas en un par de clics, crear informes financieros y compartirlos con otros proveedores.

Además, el programa le permite llevar el control de stock que permite valorar el consumo de material por lote y valorar las unidades existentes a tiempo real. También, le permite realizar liquidaciones y registrar un historial de todas las operaciones que se realizan.

Puede hacer un seguimiento de planes financieros y evaluar el estado financiero en tiempo real.

#3. Medesk.

Medesk es un software con el rating de 4.6 y reseñas positivas en Capterra. Los proveedores prestan sus servicios en Colombia, México, Argentina y otros países latinoamericanos.

SI quiere optimizar el proceso contable, presta su atención a los módulos de facturación electrónica, informes y analíticas, reportes RIPS, nóminas e inventario.

Los informes de analíticas le ayudarán a ver el estado de pagos y si se realizan a tiempo. Puede rastrear los servicios prestados e insumos vendidos si genera reportes digitales. El programa recopila automáticamente los datos que se almacenan en la base de datos de los pacientes.

El módulo de nómina ayuda a los profesionales rastrear otras actividades económicas como entender periodos de mayor productividad de la clínica, pronosticar el crecimiento de ingresos. También puede generar reportes por un periodo contable específico e incluir los días laborales o festivos.

Puede emitir facturas sin salir de la historia clínica del paciente y generar reportes RIPS para enviarlos a una institución legal.