Auditoria de Historias Clínicas Digitales: ¿Cómo se realiza?

Cada dueño de una clínica privada está interesado en prestar el mejor servicio posible a sus pacientes.

De ahí surge la pregunta:

¿Existen criterios válidos que permitan medir la calidad de la historia clínica?

La auditoría de historias clínicas es una herramienta valiosa para mejorar la calidad y la seguridad de la atención médica que se presta a los pacientes en clínicas privadas.

En Latinoamérica, durante el 2023 se ha registrado un aumento del 15% de quejas y denuncias de los pacientes por no recibir la atención médica de calidad esperada.

La auditoría médica garantiza que se cumplan los requisitos necesarios para proporcionar un servicio de alta calidad en las instituciones prestadoras de servicios de salud.

El hecho de que el sector médico está en el proceso de la transformación digital presenta varios desafíos, y cambia las regulaciones dentro de la clínica.

Es la razón por la que hoy necesita revisar los estándares de calidad de la clínica, y abordar esta brecha entre la calidad esperada y la calidad observada.

La auditoría de historias clínicas digitales permite evaluar el cumplimiento de las regulaciones y normativas de la salud, como las establecidas por el Ministerio de Salud o por el Colegio Médico.

Si quiere saber cómo auditar la calidad de las historias clínicas y lograr el mejoramiento de la calidad de los servicios en los países Latinoamericanos, siga leyendo.

Vamos a cubrir lo siguiente en este artículo:

• ¿Qué es la auditoría de historias clínicas digitales?
• ¿Es obligatorio auditar historias clínicas digitales?
• ¿Cuál es el proceso de auditoría de historias clínicas digitales en Latinoamérica?
• ¿Cómo prepararse para la auditoría de historia clínica?
• ¿Es necesario auditar la clínica si tiene un software médico?

¿Qué es la Auditoría en el Sector Sanitario?

La auditoría en el sector de la salud es una evaluación detallada y sistemática de la calidad de los servicios de atención médica que se brindan.

Esto incluye una evaluación de:

• Procedimientos de diagnóstico.
• Procedimientos de tratamiento.
• Recursos utilizados.
• Evaluación de la calidad de vida de los pacientes afectados.

La historia clínica es el documento de alto valor médico, gerencial y legal. La información en este documento contribuye directamente en la calidad de la atención del paciente, protege los datos, optimiza la gestión de la clínica.

Por lo consiguiente, es recomendable realizar auditorías periódicas en su clínica para obtener el mejor efecto posible. En la actualidad, la auditoría en el sector de la salud es considerada un pilar fundamental para abordar las necesidades que surgen en este ámbito.

Este procedimiento ayuda a detectar posibles errores en la documentación médica. De esta forma será más fácil implementar medidas para mejorar y evitar problemas futuros y mejorar la protección de los datos de sus pacientes.

¿Es Obligatorio auditar Historias Clínicas Digitales?

En Latinoamérica, la regulación para la auditoria en salud puede variar según el país o jurisdicción en cuestión. Esto también puede depender si es el sector de la salud pública o privada.

En el sector de la salud privada, en la mayoría de los casos, la auditoría de historias clínicas digitales es voluntaria.

Sin embargo, es beneficioso auditar historias clínicas para mejorar la eficiencia y efectividad de la atención médica en su clínica. Por ejemplo, puede detectar procesos que estén repetitivos pero puedan ser automatizados, lo que a su vez puede reducir el tiempo y los costos asociados a la atención médica.

Además, la auditoría puede ser requerida para obtener certificaciones que incluyen la auditoría de historias clínicas digitales como requisito.

Si tiene dudas sobre si es obligatorio auditar las historias clínicas digitales en su clínica, consulte con un experto competente para obtener información actualizada.

En general, es una práctica recomendada en la atención médica.

¿Por qué es Recomendable Auditar las Clínicas Privadas?

La revisión de la historia clínica digital es un proceso que ayuda a identificar las fortalezas y debilidades de la calidad asistencial de su negocio médico.

La especialización en la auditoría médica puede variar ampliamente. Desde una clínica de odontología hasta una clínica de salud mental. Es importante tener en cuenta la especialización a la hora de elegir a un auditor médico. Debe ser un experto que tenga la experiencia y conocimientos necesarios para evaluar adecuadamente su clínica específica.

Los resultados obtenidos sobre la calidad de los servicios de salud que se prestan en su clínica ayudarán a mejorar la toma de decisiones relacionadas con la gestión de su clínica.

El objetivo general de la auditoría de historias clínicas digitales es asegurarse de que los datos sobre los pacientes se almacenen de manera segura y confidencial.

El historial médico es un documento privado que debe estar protegido.

Otro aspecto importante de la auditoría también puede cumplir con fines de garantizar la satisfacción y confianza de los pacientes.

¿Cómo difieren la Auditoría de una Historia Clínica Digital y una Tradicional?

La auditoría de las historias clínicas es un proceso de evaluación de la calidad del servicio médico en plataformas digitales.

El proceso de auditoría de historias clínicas tradicionales, por otro lado, implica revisar documentos en papel como historias clínicas manuales y otros registros médicos.

Sin embargo, cada vez más dueños de clínicas privadas reconocen el valor de herramientas médicas digitales y están optando por la digitalización de sus historias clínicas debido a los beneficios que ofrece la legibilidad y la facilidad de acceso a la información.

Los sistemas electrónicos ayudan a evitar lo siguiente:

• Papeleo innecesario.
• Escritura poco legible en el documento.
• Pérdida de documentos.
  ¡y más!

Ambos procesos tienen como el objetivo garantizar la calidad y seguridad de la atención de salud, y proteger la privacidad de la información del paciente.

Algunos aspectos importantes a considerar al auditar una historia clínica electrónica son:

• Acceso a la información.

Los registros digitales permiten acceder a la información de manera rápida y sencilla del gran número de historias clínicas.

Sin embargo, es importante asegurarse de que los auditores tengan acceso a toda la información relevante y que esta información esté actualizada.

• Seguridad y confidencialidad.

Es esencial proteger la información del paciente y médico de ataques de hackers.

Las medidas de seguridad pueden incluir contraseñas y autenticación de usuarios, así como políticas y procedimientos para proteger la información importante.

• Facilidad de uso.

A la hora de auditar una historia clínica digital también se evalúa la facilidad de uso de la plataforma.

El profesional que realiza la evaluación, debe asegurarse de que los profesionales de la salud puedan acceder a la información de manera rápida y sencilla.

Esto puede incluir la evaluación del diseño, la usabilidad de la plataforma, así como la claridad y la coherencia del registro de información.

• Integración con otros sistemas.

La auditoría de historias clínicas digitales implica evaluar la calidad y la adecuación de la información registrada en una plataforma digital.

A menudo, las historias clínicas digitales se integran con otros sistemas de información médica, como sistemas de laboratorio o de imágenes diagnósticas.

La auditoría médica evalúa la integración de estos sistemas para asegurarse de que la información se transfiera de manera adecuada y se actualiza de manera oportuna.

Al tener en cuenta aspectos como el acceso a la información, la seguridad y la confidencialidad, la facilidad de uso y la integración con otros sistemas, es posible evaluar la calidad y la seguridad de la atención brindada al paciente.

¿Cómo prepararse para la Auditoría de Historia Clínica en Latinoamérica?

A la hora de prepararse para una auditoría de historias clínicas digitales en su clínica debería prestar atención a lo siguiente:

#1. Conocer los Objetivos de la Auditoría

Antes de la auditoría, define el propósito de ella.

Las siguientes preguntas ayudarán a identificar los objetivos específicos de la visita del auditor:

• ¿Se llevará a cabo para realizar el control de calidad y seguridad de la atención médica?
• ¿Es necesario para proteger la privacidad y confidencialidad de la información médica de los pacientes?
• ¿Se requiere para obtener certificación u otro documento oficial?

#2. Revisar la Política y los Procedimientos de Auditoría

Antes de la auditoría, asegúrese de seguir una política y unos procedimientos de auditoría claros y detallados. Esto puede incluir el proceso de selección del auditor, los criterios de evaluación y la forma en la que se realiza la auditoría.

#3. Preparar la Documentación

Para prepararse para la auditoría de historias clínicas digitales, es importante reunir toda la documentación relevante, como historias clínicas digitales, registros médicos, plan de tratamiento, informes de laboratorio y cualquier otra información relacionada con la atención médica.

Asegúrese de revisar que esta documentación incluya los puntos más importantes, como la identificación del paciente, motivo de consulta, consentimiento informado, antecedentes personales, antecedentes familiares, enfermedad actual, resultados del examen físico y notas de enfermería. Incluso los detalles adicionales sobre el tratamiento, como intervenciones quirúrgicas son importantes.

Recuerde que no se puede evaluar algo que no está registrado en el documento.

Los auditores evaluarán el diligenciamiento de las historias clínicas durante la auditoría de la clínica.

#4. Formar al Personal

Informe a su equipo de salud sobre la auditoría y prepare al personal para el proceso. Esto puede incluir capacitación al profesional médico sobre los objetivos de la auditoría, el proceso de auditoría y cómo manejar preguntas y solicitudes del auditor.

#5. Revisar el Sistema de Información

Revise que el sistema de información esté en buenas condiciones, cumpla con las normas legales de la ética médica y el acto médico.

Asegúrese de que puede acceder a toda la información relevante para la auditoría, incluyendo registros médicos sobre los actos médicos realizados de forma ambulatoria (por ejemplo, una consulta externa) o con ayuda de servicios de hospitalización.

#6. Identificar Áreas de Mejora

Una vez que se han examinado todos los aspectos de la calidad del servicio en su clínica, es importante identificar cualquier área en la que se pueda mejorar. Esto puede incluir problemas o deficiencias identificadas durante el proceso de auditoría.

Los profesionales de la salud pueden realizar una evaluación retrospectiva del rendimiento de una clínica u hospital para identificar en que pueden desarrollarse.

¿Es necesario Realizar la Gestión de Calidad de una Clínica Digitalizada?

La respuesta es sí.

La auditoría de una clínica es importante independientemente de si está digitalizada o no.

La implementación de un software médico no debería influir a su decisión sobre la evaluación de la calidad de las historias clínicas.

Su principal propósito es la garantía de calidad de la prestación de los servicios y mejoramiento continuo del proceso de atención médica.

Si su clínica ya está utilizando un software médico de alta calidad, la auditoría puede ayudar a:

• Detectar errores en el sistema.
• Identificar áreas de mejora.
• Establecer estándares de calidad para el software y el sistema de historias clínicas en general.

Esto puede contribuir a mejorar la calidad y la seguridad de la atención médica que ofrece a sus pacientes y proteger la privacidad y confidencialidad de la información médica de ellos.

En la era digital, tanto el sector privado como el público, buscan obtener la mayor cantidad de información posible sobre los pacientes para aprovecharla.

En Medesk, protegemos toda la base de datos tanto de usted como de sus pacientes. Toda la información sobre la salud del paciente o del médico tratante se almacenan en la nube está completamente segura de personas que tratarán de invadir su privacidad.

Además, la información de los expedientes digitales está encriptada para evitar que terceros puedan ver o utilizar los datos con fines de lucro.

La auditoría puede ayudar a detectar errores o deficiencias en el software médico. También puede servir para identificar áreas de mejora en la gestión de la clínica y en el proceso de atención médica en general.

Una evaluación externa puede ser valiosa para obtener una opinión objetiva y profesional sobre la calidad y eficiencia del servicio prestado en su clínica o consultorio médico.

Recuerde que la auditoría es un proceso de constante desarrollo. Por lo cual es importante establecer planes y metas a largo plazo y trabajar en su consecución de manera constante.

Para finalizar

La auditoría médica es un proceso que evalúa la calidad de los servicios médicos en clínicas privadas.

• Aunque no es obligatoria en América Latina, puede tener varias ventajas para el desarrollo de la clínica.
• La auditoría es más fácil de realizar en una historia clínica digital, ya que garantiza la privacidad, confidencialidad y seguridad de los datos de los pacientes.
• La auditoría médica se realiza en cualquier clínica, independientemente de su especialización.
• Un software médico garantiza la privacidad, confidencialidad y seguridad en la base de datos de sus pacientes.
• Es recomendable realizar la auditoría médica, incluso si hay un software médico implementado en su clínica.