Simplifique su Agenda: 5 Plataformas Gratuitas para Agendar Citas Médicas

¿Está su clínica, consultorio o IPS luchando con la carga administrativa y los errores de programación de citas?

En muchos centros médicos de Latinoamérica, es común enfrentarse a desafíos de planificación del horario por no tener un sistema de reservas adecuado.

Afortunadamente, existen soluciones tecnológicas gratuitas o por costo asequible que permitan programar nuevas citas, intercambiar los datos y ver el horario actualizado en un par de clics.

En este artículo nos enfocamos en los 5 softwares de agenda médica con una prueba o versión gratuita que resolverán el problema de gestión de citas ineficiente para siempre.

#1. Medesk

Valoración: 4.7

Prueba gratuita: 14 días.

Países: México, Perú, Colombia y otros países latinoamericanos.

Beneficios: Etiquetas inteligentes, botones interactivos, videoconsultas, recordatorios automáticos.

Puntos a mejorar: Versión móvil inconveniente.

Medesk es un software médico integral que permite agendar citas, gestionar registros médicos electrónicos, emitir facturas, realizar pagos y crear estadísticas financieras en un solo lugar.

Los desarrolladores prometen que la plataforma está encriptada de acuerdo con la ley RGPD, por eso puede almacenar la información personal allá sin preocuparse por las normas de seguridad.

Registrarse es fácil: tiene que poner el nombre de la clínica, su cargo, nombre y correo electrónico. El enlace de acceso le llegará al correo durante 30 segundos.

Si necesita ayuda, puede contactar al gerente en cualquier momento. La plataforma le direccionará al chat por WhatsApp.

Para empezar a utilizar la plataforma, configure el perfil. Hay que añadir información de la clínica y elegir los módulos que quiere utilizar. Por cada paso que complete, recibirá 1 día más de acceso gratuito.

La interfaz de la agenda es fácil para completar gracias a los botones interactivos que muestran el tipo o estado de la consulta.

Si accede a la agenda por primera vez, el sistema le ofrecerá un tour para enseñar las funcionalidades básicas de este.

En Medesk puede integrar los registros médicos de los pacientes que están registrados en la base de datos del sistema. Acceda a esta información de manera rápida y sencilla desde la agenda, mejorando la calidad y eficiencia de su atención.

Para poder agregar perfiles de médicos al horario, utilice el sistema de filtración. Así encontrará el médico deseado en la base de datos (si ya está registrado en el sistema) y agendará una nueva cita en menos de 1 minuto.

Cuando el paciente llegue a la clínica, haga clic en “iniciar la cita” para tomar notas en su historial médico y cambiar el estado de la cita. La información de cada cita se despliega al seleccionarlas con el cursor.

Utilice etiquetas inteligentes para acelerar el proceso de registro y elija cualquier duración de la consulta:

Las etiquetas muestran varios aspectos de la programación:

• Canales de atracción.
• Segmentación de pacientes según características demográficas.
• Terapia de pareja.
• Paquetes médicos.
• Pagos realizados.

Además de eso, es sencillo orientarse por el horario gracias a los códigos de colores para el estado de cita: se requiere confirmación — amarillo, confirmado — violeta y más.

Enviar recordatorios de citas es sencillo y, a diferencia de sus rivales, esta plataforma hace posible personalizar el texto. Puede modificar la plantilla de mensaje de texto para luego enviarla por correo electrónico, SMS o WhatsApp.

Si es una consulta remota, tras guardar la reserva, se creará un enlace de forma automática. Junto con el texto, puede adjuntar un enlace de acceso a una videoconferencia.

#2. AgendaPro

Valoración: 4.8.

Prueba gratuita: 7 días.

Países: Argentina, México, Chile y otros países latinoamericanos.

Beneficios: Fichas clínicas interactivas, un sitio web profesional, aplicación móvil.

Puntos a mejorar: No incluye facturación electrónica y telemedicina.

AgendaPro es una aplicacion para reservar citas que es versátil para gestionar citas en diversas industrias. Al seleccionar "centro médico" al registrarse, la plataforma se adapta a las necesidades específicas de su consultorio o centro médico.

Con AgendaPro, gestionar horarios en clínicas con diversas áreas es sencillo y flexible porque puede crear calendarios personalizados para cada especialidad y ubicación.

La plataforma cuenta con una interfaz intuitiva que incluye los detalles como botones interactivos y las opciones de respuesta múltiple que simplifican la programación.

También, puede visualizar de un vistazo el estado de cada cita gracias a la codificación por colores: amarillo para confirmadas, rosado para pendientes, y más.

También puede vigilar el historial de la agenda de citas y recopilar estadísticas sobre la frecuencia de visitas.

La agenda se divide en varios apartados, lo cual facilita la navegación. Para crear una nueva cita con un nuevo paciente, puede agregar la información sin salir del calendario y elegir el tipo de servicios. Puede acceder tanto a la ficha del paciente como a la información sobre los pagos.

Haga clic en cualquier pestaña para ver los detalles:

Es posible programar recordatorios automáticos o cancelar el envío de forma inmediata. Los pacientes pueden confirmar o cancelar su asistencia directamente desde el recordatorio, sin necesidad de llamar, lo cual es muy conveniente.

Tiene que escribir la información general del paciente para crear una ficha clínica y agregarla al calendario. También, puede adjuntar archivos a la agenda: los resultados de laboratorio o imágenes médicas.

Los proveedores de AgendaPro ofrecen un sitio web para su clínica sin costo adicional. Esto permitiría a sus clientes hacer reservas de citas en línea. Después de elegir el formato de pagos, tiene que adjuntar el enlace a la página de reservas en las redes sociales o compartirlo por WhatsApp.

AgendaPro ofrece herramientas de marketing médico: permiso de publicar la información sobre su negocio médico en el AgendaPro market. Esta funcionalidad permite a sus pacientes agendar citas en línea y ampliar su alcance. Si publica su clínica en este directorio, aparecerá en los resultados de búsqueda de Google cuando alguien necesite sus servicios.

#3. Setmore

Valoración: 4.6.

Versión gratuita: Sí.

Países: México y otros países latinoamericanos.

Beneficios: Chat en vivo, diversos formatos de pagos, registración simplificada.

Puntos a mejorar: No incluye el módulo de telemedicina.

Si es médico autónomo, Setmore puede ser su mejor aliado. Esta plataforma ha sido diseñada para simplificar la gestión de citas de profesionales independientes.

Si tiene una cuenta en Google, puede obtener su cuenta gratis simplemente entrando con su cuenta existente.

Tanto como AgendaPro, Setmore es una plataforma de reserva de citas para los especialistas de varias industrias, por eso tiene que elegir “clínica” a la hora de completar la información de su perfil.

El idioma oficial es inglés, pero puede cambiarlo a español en su perfil rápidamente. En caso de que tenga dudas, hay un chat en vivo en la plataforma a través del cual puede contactar al soporte directamente desde su cuenta.

La agenda de Setmore permite programar consultas, enviar recordatorios, crear fichas médicas y realizar transacciones.

Puede elegir la duración de cada consulta, configurar repetición y añadir servicios médicos diferentes. Son los elementos importantes que permiten organizar su horario más eficientemente:

Para programar el envío de recordatorio, elija el día y la hora deseable en el calendario:

El calendario Setmore guarda automáticamente sus reservas, así que puede salir y volver a completar la información cuando quiera.

Como sus rivales, Setmore permite marcar citas creadas con código de colores para visualizar el estado de la cita:

La plataforma hace posible realizar citas grupales y permite añadir la información sobre la cantidad de personas, pagos y ajustar el día y la hora.

Se integra con múltiples pasarelas de pago, que puede visualizar en la captura de pantalla.

Además, puede personalizar la opción de pagos por adelantado para adaptarla a sus necesidades específicas.

Para compartir la página de reserva de citas, haga clic en “compartir” en la esquina superior derecha. Puede adjuntar el enlace a sus redes sociales o página web.

La plataforma tiene la opción de habilitar una reunión por video. Sin embargo, no es recomendable dar consultas en línea vía las plataformas que no se especializan en telemedicina debido a las normas de seguridad. Tampoco podrá recetar medicamentos o resolver conflictos de acuerdo con la ley.

Si quiere prestar servicios de forma remota y utilizar Setmore, tendrá que contratar una plataforma adicional. Como una opción económica, puede considerar la plataforma Zoom que le permitirá organizar citas de forma remota.

#4. Google Calendar

Valoración: 4.8

Versión gratuita: Sí

Países: Disponible en todo el mundo.

Beneficios: Integración con WhatsApp, interfaz comprensible, aplicación conveniente.

Puntos a mejorar: No hay chat con el soporte técnico, envío manual de recordatorios.

Google Calendar es una excelente opción para quienes se inician en el software médico y desean optimizar la gestión de sus citas.

Este calendario de citas está accesible para las organizaciones médicas, que no requiere inversión financiera y que está disponible en el español latinoamericano.

Google calendar le permite entregar los siguientes datos:

• Datos del paciente.
• Nombre del servicio.
• Nombre del especialista.
• Citas recurrentes.
• Duración de la cita.

Tiene que crear el correo corporativo en Gmail, necesario para configurar el acceso al calendario de su personal médico.

Además de herramientas básicas, puede añadir información adicional sobre la consulta, lo cual puede ser motivo de la consulta.

También, es posible adjuntar intervalos de consultas recurrentes:

El médico puede asignar etiquetas con códigos de colores, pero tiene que crear significados para cada color por su cuenta. Para no confundirse con los médicos, puede etiquetar cada médico con un cierto color para ver a quién llega el paciente.

Descargue el calendario de Google para acceder a su horario y ver los cambios en tiempo real desde su celular.

Como otras plataformas médicas, Google Calendar le permite adjuntar archivos como imágenes de rayos X a la consulta programada.

Sin embargo, tiene sus límites. Si bien es práctico que las citas canceladas se eliminen automáticamente, esta función limita la posibilidad de analizar datos históricos. Por ejemplo, no se puede rastrear el número de citas canceladas por cada paciente o servicio.

Además de eso, Google Calendar no permite una gestión colaborativa eficiente cuando múltiples recepcionistas trabajan simultáneamente en el mismo calendario. Los cambios realizados por una persona se superpondrán a los realizados por otra, lo que puede generar confusiones y errores en la programación de citas.

El sistema hace posible crear notificaciones para varias metas: felicitarse con cumpleaños o recibir notificaciones de citas pendientes. Puede configurar el envío 1 hora — 10 minutos antes de la consulta.

Adicionalmente, puede ajustar el envío del horario actualizado a sus médicos por correo electrónico para cada día.

Si desea tener una versión del horario en papel, puede imprimir el calendario. Es conveniente para evaluar la carga de los médicos o para generar estadísticas. Imprimir en formatos diferentes: calendario, lista de descripción.

Para no tener problemas de seguridad, no comparta el enlace con otras personas. Solo las personas que tienen el acceso al calendario, pueden accederlo.

Es esencial tener siempre el dispositivo protegido, las medidas de seguridad de Google, aunque robustas, no están diseñadas específicamente para el sector médico. Un antivirus le ayudará a detectar la entrada de software malicioso.

Para poder aceptar pagos adelantados o depósitos, se requiere una cuenta de Stripe.

Lea más información sobre la configuración de pagos en la página oficial de Google.

#5. SimplyBook.me

Valoración: 4.6

Versión gratuita: Sí.

Países: Disponible en todo el mundo.

Beneficios: Página web para reservas , analítica de consultas realizadas.

Puntos a mejorar: Navegación por el horario, chat con el soporte.

Una versión gratuita de Simply.book permite añadir nada más 1 proveedor de prestación de servicios, por lo cual es una opción adecuada para los médicos autoempleados o dueños de consultorios pequeños.

Para poder aceptar pagos tiene que integrar la plataforma con algun servicio especializado como PayPal o Stripe. Lamentablemente, no puede establecer modos de pago o precios para sus servicios, ya que son servicios por un costo adicional. Para desbloquear estas funcionalidades tiene que obtener una tarifa pagada.

A la hora de obtener una cuenta gratuita se crea automáticamente una web para su clínica. Tiene que ingresar el nombre de su clínica, número de teléfono y datos verdaderos para poder compartir el enlace. Es una página de reserva de citas online donde sus clientes potenciales pueden inscribirse para una consulta con usted.

La interfaz de SimplyBook.me es sencilla, por lo cual le tomará unos segundos crear una nueva reserva. Utilice botones interactivos para elegir el día y la hora de la consulta y agregue los datos generales del paciente.

No puede ajustar la duración de la consulta, nada más el intervalo de 1 hora, lo cual puede ser una desventaja si tiene un flujo constante de pacientes en su consultorio.

En el panel de control puede ver estadísticas de cada día, donde aparece la siguiente información: reservas, ingresos, carga de trabajo, cantidad de visitas.

Es necesario escribir tipos de servicios que presta para que su paciente elija el servicio deseado a la hora de programación de citas. Puede adjuntar el enlace de la web a su red social.

El cliente solo tiene que seleccionar el servicio y al profesional deseado. Automáticamente, se le mostrará la disponibilidad de horarios. Con solo ingresar su nombre y número de teléfono, la cita estará confirmada.

Si tiene alguna duda, siempre puede contactar al soporte a través del chat en vivo. Además, la plataforma cuenta con tutoriales detallados en YouTube que le guiarán paso a paso por cada función de la plataforma.

Para Finalizar

¿Aún no ha decidido cuál software de reservas es el ideal para su centro médico?

Medesk ofrece una prueba gratuita de 14 días para que experimente todas sus funcionalidades. Además, su precio básico es $10/mes, lo cual es muy accesible.

AgendaPro es perfecto para quienes buscan flexibilidad. Permite agendar citas, crear fichas médicas y realizar pagos desde su móvil.

Setmore es una opción completa, aunque requiere extensiones adicionales para algunas funcionalidades, como videoconferencias. Lo mejor de todo, ¡es totalmente gratis!

Google Calendar es ideal para quienes se inician en la gestión de citas y buscan maneras de optimizar el proceso de reservas. Fácil de usar y con muchos tutoriales disponibles en español.

SimplyBook.Me es un software de gestión de citas adecuado para médicos autónomos que buscan una solución gratuita y sencilla.