Los 5 mejores consejos para poner en marcha tu software médico

Una vez que llegas al final en el proceso de selección de tu software médico, necesitas tener en cuenta los siguientes puntos:

• Debes estar 100% preparado para la preparación previa
• Debes ser consciente de que te harán un millón de preguntas sobre lo que necesitas
• Analizar una versión de prueba para preparar los elementos fundamentales
• Estar seguro de que existe un proceso de integración definido
• Preguntar sobre opciones de soporte, como tutoriales en pantalla y chat en vivo
• Saber hasta donde puedes llegar con la personalización de documentos e informes

Prepara tu clínica con antelación

Tu clínica está compuesta por un gran número de diversos profesionales con una gran experiencia, que además tienen todo tipo de expectativas y necesidades. Poner en marcha un sistema de gestión clínica de forma adecuada supone que estés seguro de que tus colegas están de tu parte. Lo último que necesitas es tener un equipo de administración que no quiere o que simplemente no puede trabajar con el software que has elegido.

Para garantizar que tu clínica y todos tus colegas estén listos para el cambio y tengan ganas de utiliza un nuevo método para gestionar el trabajo. Necesitarás:

• Implicar a tus colegas en la toma de decisiones
• Animar a los miembros del personal a ofrecer y recibir críticas constructivas
• Garantizar que todo el mundo tiene voz y voto en su puesto de trabajo
• Explicar tus expectativas al proveedor de software

Asegúrate de saber cuáles son tus necesidades reales

A pesar de que tienes una gran experiencia coordinando una clínica privada de atención sanitaria, te darás cuenta de que las necesidades que crees tener no se corresponden con la realidad. Cuando os presenten un sistema de gestión clínica a ti y a tu equipo, deberías presentar tus requisitos de tal forma que los representantes puedan interpretar tus palabras y sugerir soluciones a los problemas que ni siquiera sabías que existían.

Para descubrir si el software cumple con tus necesidades reales, el representante debería:

• Hacer muchas preguntas al proveedor
• Hacer un esfuerzo importante para entender el flujo de trabajo actual
• Ofrecer mejoras para optimizar tu flujo de trabajo
• Proporcionarte un acceso de prueba
• Mostrar la creación de algunos documentos específicos para tu clínica, como las recetas

No tengas miedo de probar un software

No se sabe si algo es bueno hasta que se prueba. Nada más lejos de la realidad cuando se trata de probar un software de gestión clínica. Un buen proveedor de software médico debería, al menos, guiarte a través del sistema mediante un enfoque interactivo en pantalla. Esto te permitirá tener una primera toma de contacto acerca de las tareas y los procesos empresariales que pueden gestionarse de forma efectiva.

Mientras observas lo que te enseña el experto o cuando navegas por la versión de prueba por ti mismo, es importante que relaciones tus necesidades con las funciones del software de una forma sistemática. Mientras que las plataformas de gestión médica pueden ser herramientas indispensables y muy importantes para tu clínica, no hay nada como encontrar la solución perfecta a tu problema. Por eso, los mejores proveedores trabajarán contigo para entender tu flujo de trabajo exacto y, después, adaptar sus ofertas a tus necesidades todo lo que les sea posible.

Aprende más sobre el proceso de integración

Incluso cuando parece que un sistema de gestión médica tiene todas las funciones que has estado buscando, la clave está en que te ofrezca lo que realmente necesitas. Esto significa que tienes que formar a los miembros del personal y a ti mismo tanto como podáis, así como proporcionar las materias primas para empezar el proceso.

El proceso de integración ideal tiene 5 fases:

• Llamada de bienvenida y planificación
• Configuración inicial
• Formación del administrador de sistemas a los principales interesados
• Tutoriales para recepcionistas
• Formación para los médicos

La llamada de bienvenida es mucho más importante de lo que parece y cubrirá la planificación integral para la implementación de la plataforma y la consecuente formación.

Es tu oportunidad para hacer todas las preguntas que te surjan y para dirigir la relación con tu proveedor de software.

La fase de la configuración inicial te permitirá entender lo que puedes configurar por ti mismo y lo que requerirá la ayuda de tu gestor de cuentas. Esto podría incluir la creación de un perfil médico y la cumplimentación de un cuestionario.

La formación del administrador de sistemas garantizará que los principales interesados de tu clínica tengan un conocimiento funcional del software y que sepan cómo influye en el éxito del negocio. Es una parte vital, ya que todo el mundo quiere saber los beneficios que ofrece un servicio si pagan por él. Además, estarán contentos de tener una oportunidad para comprobar que el proveedor del software va más allá de los límites tradicionales desde el principio.

La formación de los recepcionistas y médicos es tan sencilla como parece. Una vez que se ha implementado, tu gestor de cuentas sabrá exactamente cómo enseñar a tus colegas para que sean tan productivos como sea posible en sus puestos de trabajo.

Comprueba que las opciones de soporte coinciden con tus requisitos

Incluso el mejor software debería contar con una serie de opciones que se adapten a tus necesidades específicas y a las de tus colegas. Debería haber, al menos, una forma sencilla de ponerse en contacto con tu gestor de cuentas sin apenas esfuerzo. En Medesk, recomendamos que tengas los siguientes medios a tu disposición:

- Artículos de preguntas frecuentes

- Guías paso por paso

- Tutoriales en vídeo

- Capturas de pantalla con anotaciones

- Chat en vivo con un tiempo de respuesta de 5 minutos o menos

- Asistencia remota en pantalla bajo solicitud

Con la asistencia adecuada, poner en marcha un sistema de gestión médica es más fácil de lo que parece.